Un contrôle de l’inspection du travail ou un redressement URSSAF commence souvent par un planning mal calibré : repos quotidien rogné, semaine sans deux jours de repos, convention collective appliquée sur un texte périmé. Ce guide explique comment les alertes de conformité fonctionnent, comment les lire avant de publier, et comment la veille automatique de la convention collective vous prévient d’un changement de texte officiel.
Comprendre le double niveau de contrôle
Le système repose sur deux mécanismes distincts qui se complètent.
Le contrôle quotidien automatique tourne une fois par jour. Il analyse les shifts planifiés et identifie les manquements au Code du travail et à votre convention collective. Les résultats s’affichent dans le module Planning.
Le signal en temps réel intervient pendant la saisie, avant même que le contrôle nocturne ne tourne. Pour le repos hebdomadaire, un badge 🛌 repos apparaît immédiatement sous le nom de l’employé dès que la semaine affichée devient non conforme — et disparaît dès qu’elle redevient conforme. La modale de création ou de modification d’un shift affiche également un avertissement au moment précis où le shift que vous posez rend la semaine non conforme.
Ce double niveau vous donne deux chances de corriger : à chaud pendant la construction du planning, puis à froid lors du contrôle quotidien.
Où consulter les alertes dans le planning
Ouvrez le module Planning et repérez l’icône ⓘ en haut à droite de la page, juste avant les boutons Soumettre / Publier. Un badge rouge ou orange y indique le nombre d’alertes actives.
Cliquez sur l’icône pour ouvrir le panneau des alertes. Cliquez ensuite sur une alerte précise : la grille défile automatiquement jusqu’à l’employé concerné. Vous n’avez pas à chercher manuellement dans une liste de vingt lignes.
Bonne pratique : prenez l’habitude de consulter ce panneau systématiquement avant chaque publication de planning. Quelques minutes de vérification évitent des semaines de procédure.
Si vous souhaitez comprendre comment le planning s’articule avec les prévisions de chiffre d’affaires pour calibrer vos effectifs, le guide piloter l’équipe avec le CA attendu détaille cette logique.
Les six types d’alertes de conformité
1. Repos quotidien — moins de 11 heures entre deux shifts
L’article L3131-1 du Code du travail impose 11 heures de repos consécutives entre la fin d’un shift et le début du suivant. Si vous planifiez un employé de 23h à 2h puis le lendemain à 8h, l’intervalle est de 6h : l’alerte se déclenche.
Cas fréquent en restauration : la fermeture tardive le vendredi soir suivie d’une ouverture le samedi matin. Vérifiez systématiquement ces enchaînements avant de valider.
2. Repos hebdomadaire continu — moins de 35 heures sans shift
L’article L3132-2 exige 35 heures consécutives de repos sur la semaine. Ce seuil est distinct du nombre de jours de repos : un employé peut avoir deux jours de repos non consécutifs et ne pas atteindre 35h de repos continu selon les horaires des shifts adjacents.
3. Jours de repos — moins de 2 jours par semaine
La Cour de cassation (arrêt du 1er juillet 2026) fixe un plancher de 2 jours de repos par semaine, quel que soit le nombre de jours d’ouverture de l’établissement.
Exception pour la restauration rapide (IDCC 1501) : si votre établissement est fermé exactement 1 jour par semaine, l’article 34 de la convention admet une répartition en 1 journée entière + 2 demi-journées non consécutives. Deux conditions cumulatives s’appliquent à chaque demi-journée :
- durée maximale de 4 heures ;
- se terminer à 14h ou débuter après 14h.
Un point d’attention pour les alternants : une journée comportant un shift “école” compte toujours comme une journée entière, jamais comme une demi-journée, même si la durée passée en restaurant est courte ce jour-là. Le guide planifier les alternants sans conflit de shifts développe ce cas spécifique.
L’alerte passe en critique quand la situation se répète : 2 semaines de suite, ou 3 semaines sur les 8 dernières, plutôt que sur une semaine isolée.
4. Contingent d’heures supplémentaires proche du plafond
L’alerte se déclenche quand 80 % ou 90 % du contingent annuel d’heures supplémentaires est atteint. Le seuil et la convention se configurent dans Planning → Paramètres → Convention collective.
5. Contingent d’heures supplémentaires dépassé
Le contingent annuel est atteint ou dépassé. Les heures supplémentaires sont alors bloquées tant que la situation n’est pas résolue.
6. Donnée de paie à revalider
Une valeur enregistrée pour un mois dépasse ce qui est physiquement possible, par exemple plus d’heures que le mois n’en compte. C’est le signe d’un pointage ou d’un calcul corrompu, pas d’un vrai dépassement : le message indique le mois à revalider dans la feuille d’heures. Tant que ce mois n’est pas corrigé, il est exclu du calcul du contingent d’heures supplémentaires, mais il reste signalé.
Gérer les alertes actives
Lorsqu’une alerte apparaît, et en particulier si elle passe en critique parce que la situation se répète, la priorité est de retravailler les horaires. Voici la démarche recommandée pour les alertes de repos :
- Identifier l’alerte via le panneau ⓘ et noter l’employé et le jour concernés.
- Ouvrir le shift problématique en cliquant sur la tuile dans la grille.
- Décaler l’heure de début ou de fin pour rétablir l’amplitude légale, ou déplacer le shift par glisser-déposer vers un autre créneau.
- Vérifier que le badge disparaît : pour le repos hebdomadaire, le badge 🛌 s’efface en temps réel dès que la semaine redevient conforme.
- Repasser dans le panneau ⓘ pour confirmer que le compteur d’alertes a diminué. Une alerte dont la situation n’existe plus est retirée automatiquement par le contrôle quotidien.
Il est fortement conseillé de traiter les alertes avant de publier le planning, afin de limiter tout risque en cas de contrôle ou de litige.
Acquitter une alerte
Une fois la situation traitée, ou jugée non pertinente, un administrateur ou un manager peut acquitter l’alerte grâce au bouton présent sur chaque ligne. Elle disparaît de la liste active mais reste conservée en historique.
Pour le contingent d’heures supplémentaires, qui reflète un état sur 12 mois glissants, l’acquittement survit au changement de mois tant que la situation ne change pas de nature. Si elle s’aggrave (de « proche » à « dépassé ») ou change de type, l’alerte réapparaît non acquittée.
La veille de la convention collective : être prévenu avant que la loi change
Au-delà des alertes de planning, un second dispositif surveille le texte même de votre convention collective. Une vérification mensuelle compare le contenu de la convention configurée pour votre restaurant avec la base officielle KALI de Légifrance.
Si un changement est détecté depuis le contrôle précédent, deux choses se produisent :
- une alerte apparaît dans l’application ;
- un email peut être envoyé : il part aux seuls utilisateurs actifs ayant le rôle Administrateur du restaurant (ni managers, ni opérateurs, ni équipiers), et se désactive dans Planning → Paramètres → Convention collective.
Ce que contient l’email
L’email est conçu pour vous permettre de décider si le changement vous concerne sans avoir à ouvrir Légifrance vous-même. Il comprend :
- un verdict en tête : « Impact potentiel sur la paie » ou « Probablement sans impact sur vos calculs de paie » ;
- la liste des textes et articles concernés, avec la mention Nouveau, Modifié ou Retiré ;
- l’extrait avant / après du passage réellement modifié ;
- un lien direct vers chaque texte concerné sur Légifrance ;
- un résumé en quelques phrases, lorsque le service de synthèse est disponible.
Ce que l’email ne fait pas
Le verdict est indicatif. Un changement détecté peut correspondre à un nouvel avenant, une extension par arrêté, une modification substantielle ou une simple correction éditoriale. L’email ne signifie pas automatiquement que vos taux ou vos paliers doivent changer. Il vous invite à consulter le texte officiel et à valider son impact avec votre juriste social ou votre expert-comptable.
Point crucial : Laopan ne modifie jamais automatiquement vos paliers d’heures supplémentaires, votre contingent annuel ou vos calculs de paie. La décision de mise à jour vous appartient, après validation humaine.
Intégrer la conformité dans votre routine de gestion
La conformité droit du travail n’est pas un sujet à traiter en urgence lors d’un contrôle : c’est une vérification hebdomadaire à intégrer dans le processus de construction du planning.
Routine recommandée avant chaque publication :
- Construisez votre planning en tenant compte des disponibilités et des contrats.
- Corrigez les alertes en temps réel signalées par les badges 🛌 et les avertissements de la modale.
- Avant de cliquer sur Publier, ouvrez le panneau ⓘ et passez en revue les alertes actives : traitez-les, ou acquittez celles que vous avez délibérément examinées. Un compteur à zéro n’est pas toujours possible : une alerte de contingent peut refléter une situation déjà connue.
- En début de mois, vérifiez votre boîte mail pour tout email de veille convention collective. Si un impact potentiel sur la paie est signalé, transmettez l’email à votre expert-comptable ou juriste social pour validation.
Pour aller plus loin sur la gestion des heures en lien avec la paie, le guide préparer vos variables de paie sans erreurs explique comment les données du planning alimentent les exports mensuels.
Questions fréquentes des managers
Un employé en alternance peut-il bénéficier de la règle des demi-journées ? Non. Toute journée comportant un shift “école” compte comme une journée entière de travail, jamais comme une demi-journée, quelle que soit la durée passée en restaurant.
Que faire si je reçois un email de veille convention mais que le verdict indique “probablement sans impact” ? Transmettez-le à votre expert-comptable ou juriste social lors de votre prochaine réunion : certains changements à faible impact immédiat peuvent avoir des effets différés sur les primes ou l’ancienneté. Le verdict est indicatif ; la validation reste humaine.
Que faire des alertes actives avant de publier ? Il est recommandé de les examiner une par une. Seule l’alerte de contingent dépassé a un effet direct : les heures supplémentaires sont alors bloquées. Si une alerte correspond à une dérogation légalement admise dans votre convention, documentez votre décision dans votre dossier de gestion sociale et consultez votre juriste en cas de doute.
L’alerte critique est-elle différente d’une alerte ordinaire ? Pour l’alerte jours de repos, elle passe en critique quand la situation se répète : 2 semaines de suite, ou 3 semaines sur les 8 dernières. Le badge affiché dans le panneau ⓘ indique le nombre d’alertes actives.