Pourquoi la gestion des alternants mérite une attention particulière
Recruter un alternant, c’est composer avec deux employeurs : votre restaurant et son école ou CFA. Le calendrier de formation est fixé à l’avance, souvent sur toute l’année académique, et il ne bouge pas en fonction de vos coups de feu du vendredi soir.
Sans une intégration rigoureuse de ces jours dans votre planning, vous risquez de planifier votre alternant un jour où il est en cours, de créer un sous-effectif imprévu en salle ou en cuisine, ou encore de vous retrouver en infraction vis-à-vis du contrat d’apprentissage.
Ce guide vous explique comment importer le planning de l’école directement dans Laopan, comment interpréter les résultats, et comment éviter les conflits de shifts au quotidien.
Étape 1 — Récupérer le planning du CFA au bon format
Avant tout import, vous avez besoin du document de planning fourni par l’école ou le CFA de votre alternant. Ce document peut prendre plusieurs formes :
- Un PDF numérique listant les semaines de formation sur l’année
- Un tableau affiché sur l’espace élève en ligne, que vous pouvez photographier ou capturer
Conseil pratique : demandez ce planning dès la signature du contrat. Plus vous l’intégrez tôt, plus votre organisation des semaines à venir sera fiable. Certains CFA publient leur calendrier en septembre pour toute l’année ; d’autres le communiquent trimestre par trimestre.
Pour l’import dans Laopan, le PDF d’origine du CFA est le format le plus fiable : Laopan le lit directement, case par case, y compris sur plusieurs pages. Une photo ou une capture d’écran (JPEG, PNG, HEIC) est acceptée, mais elle passe par la reconnaissance de texte, nettement moins sûre sur un grand calendrier annuel : relisez alors les dates. Vous pouvez mélanger PDF et images, à condition que le total ne dépasse pas environ 4,3 Mo.
Étape 2 — Importer le planning école
Une fois vos fichiers prêts, voici la procédure dans Laopan :
- Ouvrez Planning > onglet Grille semaine.
- Cliquez sur le bouton Outils ▾ (en haut à droite de la grille).
- Sélectionnez Import planning école.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre :
- Choisissez l’alternant(e) dans la liste déroulante.
- Saisissez l’année académique (ex. : 2025 pour l’année 2024-2025).
- Ajoutez les fichiers du planning : glissez-déposez-les sur la zone en pointillés, cliquez dessus pour ouvrir le sélecteur, ou collez une capture (Cmd+V / Ctrl+V).
- Cliquez sur Analyser.
L’analyse dure généralement quelques secondes à une minute selon le nombre de fichiers transmis. Pas besoin de rester sur l’écran : vous pouvez attendre le résultat directement dans la fenêtre.
Étape 3 — Interpréter les résultats et corriger les ambiguïtés
Une fois l’analyse terminée, chaque jour détecté s’affiche dans un tableau avec sa date, ses horaires (si présents dans le document) et un score de confiance :
| Couleur | Score | Signification |
|---|---|---|
| 🟢 Vert | ≥ 70 % | Date explicitement mentionnée dans le document — fiable |
| 🟡 Jaune | < 70 % | Date calculée depuis un numéro de semaine ou ambiguïté — à vérifier |
Pour les lignes jaunes, prenez le temps de vérifier la date et les horaires directement dans le tableau avant de valider. Vous pouvez corriger les valeurs en quelques secondes. Décochez également les lignes correspondant à des jours fériés détectés par erreur ou à des doublons.
Jours rouges « à confirmer ». Les journées marquées rattrapage, soutenance ou fin de formation apparaissent en rouge : l’école n’y convoque pas forcément votre alternant. Décochez celles qui ne le concernent pas.
Horaires. La plupart des calendriers de CFA n’indiquent pas d’heures. Dans ce cas, l’import reprend celles de votre favori « École » (barre de favoris au-dessus de la grille) ; s’il n’existe pas, un horaire par défaut s’applique (09:00–17:00, pause de 60 minutes). Les horaires que vous corrigez ligne par ligne priment toujours.
Pourquoi ces ambiguïtés ? Certains plannings CFA n’indiquent pas de dates calendaires mais des numéros de semaine (ex. : « S38 »). L’IA calcule alors la date correspondante, ce qui peut être légèrement imprécis si le document ne précise pas l’année de référence.
Étape 4 — Gérer les mises à jour en cours d’année (ré-import)
Les CFA modifient parfois leur calendrier en cours d’année : rattrapages, journées déplacées, semaines supprimées. Lorsque vous importez un nouveau planning pour un alternant qui en possède déjà un sur la même période, Laopan affiche automatiquement le statut de chaque jour :
| Statut | Ce que ça signifie |
|---|---|
| Nouveau | Jour présent dans le nouveau planning, absent de l’existant |
| Inchangé | Même date et mêmes horaires (± 5 min) — déjà dans la grille |
| Modifié | Même date mais horaires différents |
| Supprimé | Jour présent dans l’existant mais absent du nouveau planning |
Avant de valider, choisissez le mode d’import :
- Remplacer la période (par défaut) : supprime les shifts École existants sur la plage de dates du nouveau planning, puis insère les nouveaux. C’est le bon choix pour un planning révisé.
- Ajouter uniquement : n’insère que les jours Nouveau et laisse les jours existants intacts.
Cette réconciliation vous évite de tout réimporter à l’aveugle : vous voyez immédiatement ce qui change.
Ce que l’import crée dans la grille
Chaque jour validé génère un shift « École » en brouillon dans la grille de votre alternant :
- ses heures sont comptabilisées comme décompte alternant et exclues du coût terrain ;
- il n’apparaît pas sur la pointeuse : pas de fausse absence ;
- il reste à publier, comme tout autre shift.
Sous le nom de chaque employé, la grille affiche en permanence le rappel contrat · heures planifiées · écart, utile pour surveiller le volume d’heures de votre alternant.
Utiliser Dany pour générer le planning sans erreur
Si vous utilisez le module Staffing IA, l’assistant Dany tient compte des jours d’école lors de la génération automatique du planning. Lors du filtrage des contraintes dures, il exclut automatiquement les alternants en école des créneaux concernés, au même titre que les employés en congé ou indisponibles.
Concrètement : si vous générez une semaine avec Dany et que votre alternant est en formation le lundi et le mardi, il ne sera proposé sur aucun shift ces jours-là. Vous n’avez pas à le retirer manuellement de la proposition.
Condition préalable : les jours de formation doivent avoir été importés avant de lancer la génération. Sans cet import, Dany ne peut pas connaître le calendrier école et risque de planifier votre alternant un jour de cours.
Bonnes pratiques pour une gestion sereine de l’alternance
Importez le planning dès le début de chaque période. Que ce soit à la rentrée de septembre ou au début d’un nouveau trimestre, prenez l’habitude d’importer le planning CFA dès que vous le recevez. Cela évite les oublis et les mauvaises surprises lors de la construction des semaines suivantes.
Vérifiez systématiquement les lignes jaunes. Un numéro de semaine mal interprété peut décaler un jour de formation d’une semaine entière. Deux minutes de vérification à l’import valent mieux qu’un conflit découvert le jour même.
Anticipez les semaines de rattrapages. Certains CFA organisent des journées de cours supplémentaires en cas de fermeture exceptionnelle. Faites un ré-import dès que vous recevez un calendrier modifié et consultez la vue de réconciliation pour identifier les changements.
Communiquez avec votre alternant. Il est souvent le premier à être informé des modifications de son planning école. Mettez en place un réflexe simple : il vous transmet tout changement de calendrier dès qu’il le reçoit, vous l’importez dans la journée.
Publiez les shifts École. Ils sont créés en brouillon : pensez à les publier avec le reste de la semaine pour qu’ils soient visibles par l’équipe.