Pourquoi la gestion des alternants mérite une attention particulière
Recruter un alternant, c’est composer avec deux employeurs : votre restaurant et son école ou CFA. Le calendrier de formation est fixé à l’avance, souvent sur toute l’année académique, et il ne bouge pas en fonction de vos coups de feu du vendredi soir.
Sans une intégration rigoureuse de ces jours dans votre planning, vous risquez de planifier votre alternant un jour où il est en cours, de créer un sous-effectif imprévu en salle ou en cuisine, ou encore de vous retrouver en infraction vis-à-vis du contrat d’apprentissage.
Ce guide vous explique comment importer le planning de l’école directement dans Laopan, comment interpréter les résultats, et comment éviter les conflits de shifts au quotidien.
Étape 1 — Récupérer le planning du CFA au bon format
Avant tout import, vous avez besoin du document de planning fourni par l’école ou le CFA de votre alternant. Ce document peut prendre plusieurs formes :
- Un PDF imprimé ou numérique listant les semaines de formation sur l’année
- Un tableau affiché sur l’espace élève en ligne, que vous pouvez photographier ou scanner
Conseil pratique : demandez ce planning dès la signature du contrat. Plus vous l’intégrez tôt, plus votre organisation des semaines à venir sera fiable. Certains CFA publient leur calendrier en septembre pour toute l’année ; d’autres le communiquent trimestre par trimestre.
Pour l’import dans Laopan, vous devrez disposer de fichiers image JPG ou PNG (pages scannées ou photos du document). Préparez-les à l’avance pour gagner du temps lors de la manipulation.
Étape 2 — Importer le planning école dans Laopan
Une fois vos fichiers prêts, voici la procédure dans Laopan :
- Ouvrez Planning > onglet Grille semaine.
- Cliquez sur le bouton Outils ▾ (en haut à droite de la grille).
- Sélectionnez Import planning école.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre :
- Choisissez l’alternant(e) dans la liste déroulante.
- Saisissez l’année académique (ex. : 2025 pour l’année 2024-2025).
- Ajoutez les pages du planning (vos fichiers JPG ou PNG).
- Cliquez sur Analyser.
L’analyse IA dure généralement 15 à 45 secondes selon le nombre de pages transmises. Pas besoin de rester sur l’écran : vous pouvez attendre le résultat directement dans la fenêtre.
Étape 3 — Interpréter les résultats et corriger les ambiguïtés
Une fois l’analyse terminée, chaque jour détecté s’affiche dans un tableau avec sa date, ses horaires (si présents dans le document) et un score de confiance :
| Couleur | Score | Signification |
|---|---|---|
| 🟢 Vert | ≥ 70 % | Date explicitement mentionnée dans le document — fiable |
| 🟡 Jaune | < 70 % | Date calculée depuis un numéro de semaine ou ambiguïté — à vérifier |
Pour les lignes jaunes, prenez le temps de vérifier la date et les horaires directement dans le tableau avant de valider. Vous pouvez corriger les valeurs en quelques secondes. Décochez également les lignes correspondant à des jours fériés détectés par erreur ou à des doublons.
Pourquoi ces ambiguïtés ? Certains plannings CFA n’indiquent pas de dates calendaires mais des numéros de semaine (ex. : « S38 »). L’IA calcule alors la date correspondante, ce qui peut être légèrement imprécis si le document ne précise pas l’année de référence.
Étape 4 — Gérer les mises à jour en cours d’année (ré-import)
Les CFA modifient parfois leur calendrier en cours d’année : rattrapages, journées déplacées, semaines supprimées. Lorsque vous importez un nouveau planning pour un alternant qui en possède déjà un sur la même période, Laopan affiche automatiquement le statut de chaque jour :
| Statut | Ce que ça signifie |
|---|---|
| Nouveau | Jour présent dans le nouveau planning, absent de l’existant |
| Inchangé | Même date et mêmes horaires (± 5 min) — déjà dans la grille |
| Modifié | Même date mais horaires différents |
Cette réconciliation vous évite de tout réimporter à l’aveugle : vous voyez immédiatement ce qui change et vous pouvez choisir ce que vous appliquez.
Ce que les jours de formation font (et ne font pas) dans la grille
Une fois importés, les jours de formation apparaissent dans la grille de votre alternant. Voici ce qu’il faut savoir sur leur comportement :
Ils n’empêchent pas techniquement l’ajout d’un shift
Contrairement aux congés payés, aux repos hebdomadaires et aux arrêts maladie — qui bloquent toute création de shift avec un message d’erreur —, les jours de formation ne sont pas des absences bloquantes au sens strict. Un triangle d’alerte peut apparaître dans la cellule pour signaler la coexistence d’un shift et d’un jour de formation, mais l’action n’est pas refusée.
Cela signifie que la responsabilité reste la vôtre : si vous posez un shift sur un jour d’école, Laopan vous alerte visuellement, mais ne vous en empêche pas. Prenez l’habitude de vérifier ces alertes avant de publier.
La grille vous aide à contrôler les heures
Sous le nom de chaque employé, la grille affiche en permanence le rappel contrat · heures planifiées · écart. Pour un alternant, cet indicateur vous permet de vérifier que les semaines de présence en restaurant ne dépassent pas le volume d’heures prévu au contrat, une fois les jours d’école déduits.
Utiliser Dany pour générer le planning sans erreur
Si vous utilisez le module Staffing IA, l’assistant Dany tient compte des jours d’école lors de la génération automatique du planning. Lors du filtrage des contraintes dures, il exclut automatiquement les alternants en école des créneaux concernés, au même titre que les employés en congé ou indisponibles.
Concrètement : si vous générez une semaine avec Dany et que votre alternant est en formation le lundi et le mardi, il ne sera proposé sur aucun shift ces jours-là. Vous n’avez pas à le retirer manuellement de la proposition.
Condition préalable : les jours de formation doivent avoir été importés avant de lancer la génération. Sans cet import, Dany ne peut pas connaître le calendrier école et risque de planifier votre alternant un jour de cours.
Bonnes pratiques pour une gestion sereine de l’alternance
Importez le planning dès le début de chaque période. Que ce soit à la rentrée de septembre ou au début d’un nouveau trimestre, prenez l’habitude d’importer le planning CFA dès que vous le recevez. Cela évite les oublis et les mauvaises surprises lors de la construction des semaines suivantes.
Vérifiez systématiquement les lignes jaunes. Un numéro de semaine mal interprété peut décaler un jour de formation d’une semaine entière. Deux minutes de vérification à l’import valent mieux qu’un conflit découvert le jour même.
Anticipez les semaines de rattrapages. Certains CFA organisent des journées de cours supplémentaires en cas de fermeture exceptionnelle. Faites un ré-import dès que vous recevez un calendrier modifié et consultez la vue de réconciliation pour identifier les changements.
Communiquez avec votre alternant. Il est souvent le premier à être informé des modifications de son planning école. Mettez en place un réflexe simple : il vous transmet tout changement de calendrier dès qu’il le reçoit, vous l’importez dans la journée.
Vérifiez les alertes avant publication. Avant de publier une semaine, parcourez la grille et repérez les triangles d’alerte sur les cellules de votre alternant. C’est le dernier filet de sécurité avant que le planning ne soit visible par l’équipe.