Pourquoi votre planning doit partir du CA, pas des habitudes
La plupart des restaurateurs construisent leur planning par réflexe : « la semaine dernière on était cinq en salle, on remet cinq ». Le problème, c’est que la semaine à venir ne ressemble pas forcément à la précédente. Un jour férié décalé, une météo capricieuse, un événement local — autant de facteurs qui peuvent faire varier significativement votre fréquentation d’une semaine à l’autre.
Résultat : vous sur-staffez les jours creux (la masse salariale augmente inutilement) et vous sous-staffez les jours de forte activité (la qualité de service chute). Les deux scénarios coûtent cher, différemment.
La bonne pratique, indépendamment de l’outil utilisé, est de partir du chiffre d’affaires attendu pour calibrer le nombre d’heures à planifier, puis de vérifier que le ratio masse salariale / CA reste dans votre cible. Voici comment mettre cette logique en place concrètement avec Laopan.
Étape 1 — Lire les prévisions de CA avant d’ouvrir la grille
Avant de placer un seul shift, consultez la page Prévisions. Elle affiche le CA estimé pour les 7 à 14 prochains jours, jour par jour, avec :
- le CA prévu en euros TTC,
- une fourchette haute / basse (l’intervalle de confiance),
- les facteurs appliqués : jour férié, météo, position dans le mois, etc.
Note importante sur la fiabilité : les prévisions deviennent stables à partir de 3 à 4 semaines d’historique dans l’application. Les premières semaines, l’algorithme affine ses estimations — les écarts peuvent être plus marqués. Tenez-en compte si vous démarrez.
Pour naviguer : ouvrez Prévisions dans le menu, la semaine en cours s’affiche par défaut. Faites glisser vers la droite pour la semaine suivante. Appuyez sur un jour pour voir le détail des facteurs pris en compte.
Ce que vous cherchez à identifier :
| Signal | Action à anticiper |
|---|---|
| CA prévu élevé | Renforcer l’équipe en cuisine et en salle |
| CA prévu faible | Service allégé possible, réduire les heures |
| Fourchette large (incertitude forte) | Prévoir un équipier en stand-by si possible |
Un cas particulier à connaître : pour les restaurants en centre commercial, la pluie est un facteur positif dans l’algorithme. Elle attire des clients qui cherchent à s’abriter. Si vous voyez une prévision haute un jour de mauvais temps, c’est intentionnel.
Étape 2 — Activer la ligne CA attendu dans la grille
Une fois dans Planning > Grille semaine, activez l’affichage du CA directement dans la grille. Cliquez sur le bouton € dans la barre de navigation de semaine (à côté du bouton étoile des favoris). L’état est mémorisé d’une session à l’autre — vous n’aurez à le faire qu’une fois.
Ce bouton n’apparaît que si le module Prévisions CA est activé dans Paramètres → Modules.
Une ligne « CA attendu » apparaît alors en haut de la grille, juste sous les en-têtes de jours. Elle se lit différemment selon la nature du jour :
- Jour à venir : chiffre principal = CA prévisionnel TTC, écart affiché = vs l’année dernière (même jour de la semaine). +12 % en vert = progression attendue, −8 % en rouge = recul anticipé.
- Jour passé clôturé : chiffre principal = CA réalisé (souligné en pointillés verts), écart = réalisé vs prévu. C’est un retour d’expérience immédiat : avez-vous bien anticipé ?
- Jour fermé : affiche simplement « Fermé », sans montant ni pourcentage, pour éviter un faux −100 %.
Le total semaine s’affiche dans la colonne Équipe (réalisé pour les jours passés, prévu pour les jours à venir).
Cette vue vous permet de dimensionner l’équipe en regard de l’activité attendue, jour par jour, sans jongler entre deux écrans.
Étape 3 — Comparer avec l’année précédente
Pour les semaines atypiques (vacances scolaires, fêtes, événements locaux), activez le bouton N-1 dans la barre de semaine. Il ajoute une ligne de lecture seule sous le CA, reprenant les shifts de la semaine équivalente de l’année précédente : noms des équipiers, horaires, total d’heures et CA N-1.
Cette ligne n’est pas modifiable — elle sert uniquement de référence. Mais elle répond à une question concrète : « l’an dernier à la même période, combien étions-nous, et pour quel CA ? » C’est un point de départ solide pour calibrer vos effectifs cette année.
Étape 4 — Surveiller le ratio MS/CA en construisant le planning
En bas de la grille semaine, la ligne MASSE SAL. affiche la masse salariale planifiée et le ratio MS/CA (masse salariale / CA attendu).
Ce ratio est votre principal indicateur de rentabilité du planning. L’essentiel est de vous fixer une cible propre à votre établissement et de la suivre semaine après semaine — elle dépend de votre type de restauration, de votre positionnement et de vos charges fixes.
À mesure que vous ajoutez ou retirez des shifts, le ratio se recalcule. C’est une boucle de contrôle en temps réel : si vous dépassez votre cible sur un jour de faible CA prévu, vous savez immédiatement qu’il faut alléger.
Bien paramétrer le calcul : heure payée ou heure productive
Le ratio n’est utile que si la masse salariale est calculée correctement. Dans Planning > Paramètres > Coût de main d’œuvre, vous choisissez, par type de contrat, entre deux bases :
- Heure payée : chaque heure planifiée (école comprise) coûte le taux horaire chargé. Le total correspond au bulletin de paie. C’est le comportement par défaut.
- Heure productive : les heures d’école coûtent 0 € ; leur coût est reporté sur les heures de terrain. Chaque heure travaillée au restaurant porte alors le coût horaire productif réel.
Pourquoi c’est important pour les alternants ? Un alternant est payé pour ses heures d’école, mais celles-ci ne produisent pas de service. En base productive, le coût total du contrat est réparti uniquement sur les heures réellement travaillées en salle ou en cuisine. Le ratio MS/CA reflète alors le vrai coût de la main d’œuvre présente — et non un coût dilué par des heures de formation.
Exemple : un alternant à 35 h/semaine dont 12 h d’école coûte le même montant total dans les deux cas, mais réparti sur 23 h de terrain en base productive → son coût horaire affiché est plus élevé et plus fidèle à la réalité opérationnelle.
Étape 5 — Utiliser Dany pour générer une première proposition
Si vous disposez du module Staffing IA, l’assistant Dany peut générer une proposition de planning complète pour la semaine. Il fonctionne en deux étapes :
- Filtrage des contraintes dures : exclut automatiquement les employés en congé, en école, indisponibles, sans la compétence requise, ou sans les 11 heures de repos entre deux shifts.
- Scoring et affectation : parmi les candidats éligibles, priorise selon l’équilibrage des heures supplémentaires, l’historique de présence et le niveau de compétence.
Pour générer : Planning > onglet ✨ Dany > Générer la semaine. L’analyse dure 15 à 30 secondes. Vérifiez la proposition, puis cliquez sur Appliquer dans la grille — les shifts sont créés en brouillon. Publiez-les quand vous êtes prêt.
Dany émet une alerte spécifique si l’équipe disponible ne suffit pas pour couvrir tous les créneaux détectés dans la heatmap CA — signal clair qu’il faut envisager un renfort externe (extra, intérim) avant la semaine.
Attention : si vous avez moins de 8 semaines de planning publié, Dany peut générer une proposition mais sans patterns historiques. L’affectation repose alors uniquement sur les compétences déclarées.
Étape 6 — Préparer la production en cohérence avec le staffing
Un planning bien dimensionné n’est utile que si la préparation cuisine suit. Depuis la page Prévisions, l’écran Préparer aujourd’hui / cette semaine répartit le CA prévu par produit (mix produit), pour anticiper les quantités à préparer.
C’est la cohérence entre les trois niveaux qui fait la différence : prévision de CA → staffing → préparation. Si vous renforcez l’équipe pour un samedi à fort CA prévu mais que la mise en place n’est pas dimensionnée en conséquence, le service reste dégradé.
Les bonnes pratiques à retenir
- Consultez les prévisions avant de construire le planning, pas après.
- Activez la ligne CA attendu dans la grille pour avoir le contexte sous les yeux à chaque shift créé.
- Fixez-vous une cible de ratio MS/CA adaptée à votre établissement et surveillez-la en temps réel en bas de grille.
- Paramétrez correctement le coût de main d’œuvre (heure payée vs productive) pour que le ratio soit exploitable.
- Utilisez le bouton N-1 pour les semaines atypiques : l’historique est votre meilleur repère.
- Laissez Dany proposer une base, puis ajustez manuellement les écarts — c’est plus rapide que de partir d’une grille vide.
- Vérifiez les alertes Dany : si les créneaux ne peuvent pas être couverts, anticipez les renforts plutôt que de gérer la pénurie le jour J.
Un planning rentable n’est pas un planning minimal — c’est un planning juste, calibré sur l’activité réelle attendue. Le CA attendu est la boussole ; le ratio MS/CA est le tableau de bord. Utilisés ensemble, ils vous permettent de prendre des décisions d’effectifs fondées sur des données, et non sur l’intuition seule.