Pourquoi la TVA est un sujet à part entière en restauration
La restauration cumule plusieurs taux de TVA selon ce que vous vendez et comment vous le vendez : 10 % sur les plats servis sur place ou à emporter chauds, 5,5 % sur certains produits alimentaires vendus à emporter froids, 20 % sur les boissons alcoolisées. Ajoutez les canaux de vente (salle, click & collect, livraison) et vous obtenez une matrice difficile à maintenir à la main.
Dans Laopan, un taux de TVA mal réglé sur une catégorie entière fausse votre marge : le calcul de rentabilité de ces produits part d’un prix HT erroné. Ce guide présente comment Laopan choisit un taux, comment régler les règles par catégorie, puis comment vous servir du Z de caisse et du Contrôle CA, qui ont chacun un rôle précis.
Ce que les règles TVA ne font pas : elles ne modifient ni votre caisse, ni votre déclaration de TVA, ni le Z de caisse, ni vos recettes. Elles servent à la marge (écran Rentabilité) et à la conversion TTC vers HT du reporting. Pour la déclaration, voyez l’onglet TVA de Comptabilité et votre expert-comptable.
Comprendre la chaîne de résolution du taux de TVA
Les règles par catégorie concernent les produits vente directe (boissons, snacks revendus tels quels). Pour ces produits, Laopan détermine le taux dans cet ordre :
- Taux saisi dans Laopan sur la fiche du produit (pour le canal concerné).
- TVA lue dans la caisse, si elle est supérieure à 0.
- Règle par catégorie (et canal) définie dans les Règles TVA.
- 10 %, en l’absence de toute autre source.
Sans règle, c’est donc la TVA de la caisse qui s’applique, puis 10 %.
Point important : une règle de catégorie ne passe jamais avant la TVA lue dans la caisse. Si un taux est mal réglé en caisse et que vous voulez corriger la marge dans Laopan, saisissez un taux sur la fiche du produit dans Laopan, ou corrigez la caisse elle-même.
Les recettes, elles, suivent la TVA de la fiche produit de caisse, qui ne sert qu’au calcul de marge.
Bon à savoir : pour une même catégorie, une règle propre à un canal (ex. « À emporter ») est plus précise qu’une règle « Tous les canaux » : vous pouvez définir une règle générale puis l’affiner canal par canal.
Étape 1 — Configurer les règles TVA par catégorie
Accéder à la page
Dans Comptabilité, ouvrez l’onglet TVA, puis le lien « 🧾 Règles TVA par catégorie / canal ». Vous pouvez aussi passer par le bouton Réglages de l’en-tête de Comptabilité, ce qui permet d’y accéder sans PennyLane. Il faut le droit Paramètres (administrateur, propriétaire, directeur ou manager).
Lire le tableau
Les catégories proposées sont les catégories de vos ingrédients. Le tableau affiche trois colonnes :
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Catégorie | La catégorie d’ingrédient |
| Canal | Le canal de vente concerné (« Tous les canaux », « Sur place », « À emporter », « Livraison ») |
| TVA | Le taux en pourcentage (ex. : 10 pour 10 %) |
Sans règle, Laopan retient la TVA de la caisse, puis 10 %.
Ajouter une règle
- Cliquez sur + Ajouter.
- Sélectionnez la catégorie dans la liste. Si elle n’y figure pas, choisissez « Autre (texte libre) » et saisissez-la.
- Choisissez le canal de vente.
- Renseignez le taux de TVA (ex. :
20). - Cliquez sur Enregistrer.
Exemple de configuration pour un restaurant traditionnel
| Catégorie | Canal | TVA |
|---|---|---|
| Boissons alcoolisées | Tous les canaux | 20 % |
| Boissons sans alcool | Sur place | 10 % |
| Boissons sans alcool | À emporter | 5,5 % |
Rappel métier : les taux légaux dépendent de la nature du produit et de son mode de consommation. En cas de doute, consultez votre expert-comptable ou le Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFiP). Laopan applique les taux que vous configurez : leur exactitude vous appartient.
Supprimer une règle
Utilisez l’icône de suppression de la ligne ; une confirmation vous est demandée.
Étape 2 — Vérifier les taux au niveau produit
Produits vente directe
Dans la fiche d’un produit vente directe, la section Prix & TVA de vente permet de saisir un taux canal par canal. Laopan affiche en grisé la valeur effective et indique sa provenance par un badge :
- manuel : valeur saisie dans Laopan
- caisse : valeur lue depuis le catalogue de la caisse
- catégorie : taux issu de vos règles
- défaut : aucune source trouvée, 10 % appliqué
Ces badges expliquent d’un coup d’œil pourquoi un produit affiche tel taux. Réinitialiser efface la TVA et le prix TTC du canal concerné pour revenir aux sources automatiques.
Produits synchronisés depuis la caisse
Depuis la fiche produit de caisse (Vente & caisse → Gestion caisse → Catalogue → Inventaire POS, puis clic sur le nom du produit ; réservé aux administrateurs), la TVA par canal de vente est modifiable dans Laopan. Elle ne modifie rien dans votre caisse ni sur vos canaux de vente : elle sert uniquement au calcul de marge de l’écran Rentabilité, avec effet immédiat. Un taux mal paramétré dans la caisse se corrige dans la caisse.
Étape 3 — Le Z de caisse : un récapitulatif quotidien, pas un outil de TVA
Ce que contient le Z
Dans Ventes, l’onglet Z de caisse affiche un récapitulatif de la journée : choisissez la date, puis cliquez sur Voir. Vous obtenez :
- le nombre de commandes, le CA TTC, le panier moyen et le nombre de commandes annulées ;
- le CA par mode de commande ;
- les règlements répartis en payé, non payé ou inconnu.
L’en-tête reprend le nom, l’adresse et le téléphone de l’établissement. Les chiffres proviennent des commandes reçues de la caisse.
Ce qu’il ne contient pas
Le Z de Laopan ne présente ni CA HT, ni TVA collectée, ni détail par taux de TVA (la page indique « non disponible »), ni moyens de paiement, ni SIRET ou numéro de TVA. Il ne peut donc pas servir à préparer votre déclaration de TVA.
Important : ce document est informatif, non libératoire. Il ne remplace pas la clôture Z fiscale de votre caisse, qui reste obligatoire et produite par le logiciel de caisse certifié.
À quoi s’en servir
Pour un coup d’œil quotidien : l’activité du jour est-elle cohérente avec ce que vous attendez, y a-t-il beaucoup de commandes annulées, des règlements non payés ? Pour la TVA, tournez-vous vers le Contrôle CA et l’onglet TVA de Comptabilité.
Étape 4 — Rapprocher caisse et comptabilité avec le Contrôle CA
L’onglet Contrôle CA de Comptabilité (entité principale) compare ce que la caisse a enregistré avec ce que PennyLane a reçu.
Comment lire le tableau
- Accédez à Comptabilité, onglet Contrôle CA.
- Naviguez mois par mois (il n’y a pas de sélection de semaine ni de plage libre).
- Consultez les colonnes caisse et PennyLane, et l’écart calculé automatiquement (seuil de 1 €).
Chaque journée porte un statut :
| Statut | Signification | Action |
|---|---|---|
| OK | Caisse et comptabilité concordent | Aucune |
| Écart | Les deux montants diffèrent | Anomalie principale à traiter |
| En attente Chift | Pas encore reçu en comptabilité (jusqu’à 3 jours) | Attendre |
| Manquant PL | Présent en caisse, absent de PennyLane | À signaler : journée possiblement non comptabilisée |
| Manquant caisse | Aucune clôture de caisse pour une journée où le restaurant devait être ouvert | À vérifier : clôture non remontée ou journée à déclarer fermée |
| Fermé | Jour de fermeture | Aucune |
| Validé compta | Journée antérieure au début de l’exercice comptable | Aucune |
Note : un écart de caisse (espèces) n’apparaît pas comme un écart de CA dans ce tableau. Les deux sujets se traitent séparément.
Avant chaque déclaration de TVA
- Parcourez les mois de la période : chaque journée doit être OK ou Fermé.
- Traitez les statuts Écart, Manquant PL et Manquant caisse avant de transmettre vos chiffres à votre comptable.
- Consultez l’onglet TVA de Comptabilité pour le suivi de la TVA ; la déclaration elle-même relève de votre comptable.
Récapitulatif : le flux de travail
1. Configurer les règles TVA par catégorie (produits vente directe)
└── Comptabilité → onglet TVA → Règles TVA par catégorie / canal
2. Vérifier les taux au niveau produit (si besoin)
└── Fiche produit vente directe → Prix & TVA de vente
└── Fiche produit de caisse → TVA par canal (marge uniquement)
3. Suivre l'activité du jour (informatif)
└── Ventes → Z de caisse
4. Rapprocher caisse et comptabilité
└── Comptabilité → Contrôle CA → traiter Écart / ManquantLa configuration initiale prend une vingtaine de minutes. L’essentiel est de corriger les anomalies à la source (règle de catégorie, taux du produit, ou caisse) plutôt que de les rattraper mois après mois.