Pourquoi le journal d’activité est un outil de pilotage, pas seulement de contrôle
Dans un restaurant, les données circulent vite : commandes modifiées en dernière minute, inventaires validés sans vérification, pointages corrigés après coup. Sans traçabilité, il est difficile de savoir ce qui s’est passé, par qui et pourquoi, que ce soit pour résoudre un désaccord interne ou répondre à un contrôle.
Le journal d’activité de Laopan remplit ce rôle pour les actions qu’il couvre : c’est une mémoire objective de ce qui a été fait dans l’application. Utilisé activement, il vous aide à clarifier les responsabilités sans ambiguïté et à instaurer une culture de rigueur dans votre équipe. Il ne couvre toutefois pas tout, comme détaillé ci-dessous.
Ce que le journal enregistre
Pour chaque entrée, vous voyez l’heure, qui a réalisé l’action (avec une pastille Équipier, Admin, Système ou Inconnu), quoi, et sur quel type d’objet. Voici les familles d’actions tracées :
- Planning, pointages, demandes, fiches RH et paie : création, modification, suppression, soumission, publication, validation, correction, approbation, refus, annulation. Les demandes comprennent les congés, absences et indisponibilités. Le déverrouillage d’une période de paie est tracé avec son motif.
- Commandes fournisseurs : création, envoi, réception, changement de date ou de statut, refus de livraison, annulation, suppression, validation et annulation du contrôle de réception.
- Inventaires : création, validation, décision sur un écart de ligne, suppression.
- Catalogue : ingrédients, produits fournisseurs, fournisseurs et recettes (création, modification, suppression ou désactivation, modification en masse, duplication).
- Tâches de la tablette, signalements et maintenance : tâche démarrée, validée, refusée, annulée, ajoutée, priorité poussée ; création et résolution d’un signalement ; document archivé dans la bannette ; traductions de la vitrine ; réglages de la friteuse.
- Sécurité : définition et révélation du PIN d’un équipier, réinitialisation du mot de passe d’un utilisateur par un administrateur.
Ce qui n’est pas tracé
Soyez lucide sur les limites : les connexions et déconnexions, les exports CSV ou PDF, les changements de rôle et de permissions, les réglages de l’établissement et des intégrations et les accès aux portes ne figurent pas dans ce journal.
Accéder au journal et le lire efficacement
Ouvrir le journal
Ouvrez le menu Système & compte → Journal. La page Journal d’activité affiche les entrées les plus récentes en haut, 50 à la fois ; le bouton Charger plus permet de remonter dans le temps.
Qui y a accès ? Le journal est réservé aux administrateurs. Il n’existe pas de vue « mes propres actions » pour les managers. Limitez donc le statut d’administrateur aux personnes qui en ont réellement besoin.
Utiliser les filtres
| Filtre | Utilité concrète |
|---|---|
| Du / Au | Cibler une période précise, par exemple une clôture de mois |
| Catégorie d’action | Se concentrer sur le planning, les pointages, les commandes, les stocks, les fournisseurs… |
| Type d’objet | Ne voir que les shifts, pointages, commandes, inventaires… |
| Nom de la personne | Isoler les actions d’un équipier ou d’un manager précis |
Il n’y a pas de recherche libre : on ne peut pas chercher par numéro de commande.
Lire le détail d’une entrée
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail. Vous y trouvez les modifications avant puis après, quand elles sont disponibles (planning, pointages, demandes, fiches RH, paie), sinon les détails de l’action (numéro, statut…). L’appareil utilisé (par exemple « iPad Safari ») et la page de l’application sont aussi affichés. Aucune adresse IP n’est enregistrée.
Deux cas d’usage concrets
1. Une commande fournisseur a été modifiée sans explication
Choisissez la catégorie Commandes et la période concernée, puis, si vous suspectez une personne, saisissez son nom. Vous verrez qui a créé, modifié, envoyé ou annulé la commande, et à quelle heure : utile en cas de litige avec un fournisseur ou entre membres de l’équipe.
2. Un pointage ou un planning a changé après coup
Filtrez par catégorie Pointages ou Planning, sur la période concernée. Le détail montre la valeur avant et après, l’auteur et, le cas échéant, le motif. Une correction faite à une heure inhabituelle, ou depuis un appareil que vous ne reconnaissez pas, mérite une explication.
Sécuriser les accès avec le journal
Le journal ne remplace pas une politique de gestion des droits, il la complète. Quelques bonnes pratiques :
- Limitez le nombre d’administrateurs au strict nécessaire : eux seuls consultent le journal.
- Surveillez les opérations sensibles : la révélation d’un PIN d’équipier ou la réinitialisation d’un mot de passe sont tracées.
- Gardez une autre source pour ce qui n’est pas couvert : connexions, exports et changements de rôle ne sont pas dans le journal, il faut donc les contrôler autrement.
Responsabiliser votre équipe avec la traçabilité
Savoir que ses actions sont enregistrées incite en général à plus de rigueur. Vous n’avez pas besoin d’instaurer une surveillance permanente : il suffit que l’équipe sache que le journal existe.
- Lors de l’onboarding d’un manager, expliquez que certaines actions sensibles sont tracées. Ce n’est pas une menace, c’est une protection mutuelle : en cas d’erreur, on peut reconstituer ce qui s’est passé.
- En cas de désaccord, consultez d’abord le journal avant toute discussion : des faits objectifs (qui, quoi, quand) évitent bien des malentendus.
Durée de conservation
Une purge automatique est active, avec une durée qui dépend de la nature de l’événement : 6 mois pour certains événements (par exemple les brouillons de planning), 2 ans pour les demandes et les fiches RH, 5 ans pour les pointages validés ou corrigés et la paie. Le journal n’est pas exportable : si vous avez besoin d’une trace durable d’un événement précis, notez-la par un autre moyen.
En résumé : ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui
- Ouvrez le journal via Système & compte → Journal et familiarisez-vous avec les filtres.
- Vérifiez qui est administrateur dans votre établissement et réduisez ce périmètre si nécessaire.
- Repérez ce qui n’est pas tracé (connexions, exports, rôles) et prévoyez un autre contrôle.
Le journal d’activité est un outil discret, mais sa valeur se révèle dans les moments où quelque chose ne va pas. Mieux vaut avoir pris l’habitude de le consulter que de le découvrir en situation de crise.