Pourquoi les erreurs de bulletin naissent souvent dans les données, pas dans la paie
Un bulletin de paie incorrect coûte du temps, crée de la méfiance avec vos équipes et peut engager votre responsabilité. Pourtant, la plupart des erreurs ne viennent pas du logiciel de paie lui-même : elles naissent en amont, dans des heures mal pointées, des absences non justifiées ou des données exportées sans vérification préalable.
Ce guide vous explique comment utiliser le Rapport de paie et les Feuilles d’heures de Laopan pour sécuriser vos variables avant chaque clôture mensuelle.
Comprendre les deux outils complémentaires
Avant de décrire le processus étape par étape, il est important de distinguer deux modules qui travaillent ensemble mais jouent des rôles différents.
Le Rapport de paie : votre tableau de contrôle
Accessible via RH → Rapport de paie, ce rapport présente pour chaque employé et pour le mois sélectionné une synthèse des éléments variables de paie, répartie en cinq onglets :
- Heures travaillées
- Absences
- Autres éléments de paie
- Repos compensateurs
- Jours fériés
Un bouton Exporter CSV vous permet de télécharger l’onglet affiché à tout moment.
Point clé : le Rapport de paie est un indicateur de contrôle. Il vous aide à repérer les écarts avant la clôture. Le calcul officiel transmis à votre logiciel de paie reste celui des feuilles d’heures validées.
Les Feuilles d’heures : la source de vérité
Accessibles via RH → Feuilles d’heures, elles génèrent le rapport mensuel de planning et de pointages de tous vos employés. C’est à partir de ces feuilles que Laopan produit les données de paie prêtes à exporter.
Étape 1 — Sélectionner le bon mois et lire le rapport
Ouvrez RH → Rapport de paie puis choisissez le mois à traiter via le sélecteur en haut de page (format AAAA-MM). Toutes les données — pointages, shifts planifiés, absences validées — sont recalculées pour cette période.
Ce que retient le calcul des heures travaillées
Pour chaque shift, le rapport retient, dans cet ordre :
- Les heures réelles validées (émargements confirmés via « Valider le shift » dans le planning).
- Sinon, la pointeuse, si la journée est complète (une entrée et une sortie) : les pauses effectivement pointées sont déduites, à défaut la pause prévue au planning.
- Sinon, les heures planifiées.
La pause non rémunérée est déduite automatiquement. Les shifts marqués absent ou non venu (no-show) ne comptent jamais comme heures travaillées.
En fin de ligne, une pastille « ⏱ N non validés » signale les shifts travaillés du mois, déjà passés, qu’aucun manager n’a validés. Un clic en détaille chacun et permet de l’ouvrir dans le planning pour le valider, ce qui fige sa valeur.
Volume attendu vs contrat théorique : ne pas confondre
La colonne Volume attendu correspond à la somme des contrats hebdomadaires des semaines entières rattachées au mois (par exemple : 4 × 35 h = 140 h pour un temps plein sur un mois à 4 semaines). Ce n’est pas nécessairement le nombre d’heures que l’employé devait travailler ce mois-ci selon son planning réel.
Étape 2 — Passer en revue les cinq onglets des Feuilles d’heures
Rendez-vous dans RH → Feuilles d’heures et sélectionnez le même mois. Cinq onglets structurent votre vérification.
Onglet 1 — Rapport
Tableau synthétique par employé : heures planifiées, heures pointées, écart, heures supplémentaires, jours travaillés. Cliquez sur une ligne pour déployer le détail jour par jour. C’est votre vue d’ensemble : repérez immédiatement qui est dans les clous et qui nécessite une investigation.
Onglet 2 — Pointages
Vue détaillée des entrées et sorties par employé et par jour. Utilisez cet onglet pour repérer les oublis de pointage ou les pauses non enregistrées. Un oubli de sortie, par exemple, peut gonfler artificiellement les heures d’un salarié.
Conseil métier : mettez en place une vérification hebdomadaire des pointages plutôt qu’une correction massive en fin de mois. Cela réduit le volume d’erreurs à traiter avant la clôture.
Onglet 3 — Manquants
Cet onglet liste les employés dont les heures pointées sont inférieures à leur contrat. Chaque ligne doit être traitée avant l’export : soit par une régularisation (heures récupérées non enregistrées), soit par un justificatif d’absence (arrêt maladie, congé sans solde, etc.).
Ne laissez aucun manquant non traité : exporter des données incomplètes génère des bulletins faux.
Onglet 4 — Anomalies
Laopan signale ici les alertes de conformité (droit du travail et convention collective) :
- Repos quotidien inférieur à 11 h
- Dépassement du contingent d’heures supplémentaires
- Paniers repas non comptabilisés
Ces alertes sont indicatives. Le calcul suit la convention collective configurée pour l’établissement (Paramètres → Convention collective), par exemple HCR. Pour les cas limites, référez-vous à votre responsable RH ou à votre cabinet comptable.
Onglet 5 — Export & Clôture
C’est d’ici que vous lancez l’export une fois les vérifications terminées. Nous y revenons à l’étape suivante.
Étape 3 — Vérifier le compteur d’heures pour chaque employé
Avant de clôturer, consultez RH → Compteur heures. Ce tableau centralise les heures travaillées et contractuelles de chaque employé, mois par mois. Vous y lisez :
- Les heures planifiées et heures pointées
- Le solde net (heures pointées moins heures contractuelles du mois)
- Le solde cumulé depuis le début du compteur (visible en infobulle au survol)
Survolez une cellule pour afficher le détail, cliquez dessus pour ouvrir le panneau de modification si un ajustement est nécessaire.
Attention : le solde net du compteur est calculé sur une base mensuelle lissée, distincte du calcul légal hebdomadaire du rapport de paie. Ne confondez pas les deux pour qualifier les heures supplémentaires.
Étape 4 — Le cas particulier du lissage inter-semaines
Le bouton Lissage inter-semaines permet de compenser les heures entre semaines d’un même mois. C’est une pratique courante en restauration, notamment pour les plannings irréguliers.
L’interrupteur est libellé Lissage (infobulle « Activer le lissage inter-semaines »). Il s’agit d’une simulation : un bandeau précise qu’elle ne crée pas juridiquement un accord de modulation, et que son usage en paie nécessite un dispositif collectif ou contractuel applicable (art. L3121-44 ; IDCC 1501 art. 33.4 pour le temps partiel modulé). Sans ce cadre, le calcul reste strictement hebdomadaire.
Règle pratique : n’activez le lissage qu’après validation explicite avec votre cabinet comptable ou votre expert-comptable. Documentez cet accord.
Étape 5 — Configurer votre logiciel de paie une bonne fois pour toutes
Avant le premier export, allez dans Planning → Paramètres → Paie & export et sélectionnez votre logiciel. Laopan adapte automatiquement le format du fichier CSV :
| Logiciel | Forme du fichier |
|---|---|
| PayFit | Format natif PayFit : payfit_id, nom, prénom, HS 10%/20%/25%/50%, paniers, avantages nature, absences |
| Silae | Format d’import direct (une ligne par salarié × élément), avec les codes propres au dossier du cabinet |
| Sage Paie | Colonnes universelles, séparateur ; |
| Cegid Paie-GRH | Colonnes dérivées des codes cabinet, séparateur ; |
| Export générique | matricule, toutes les colonnes — lisible dans n’importe quel tableur |
Pour Silae et Cegid, une section Codes cabinet apparaît au même endroit : demandez à votre comptable les codes exacts de son dossier et faites-lui valider un export d’exemple avant le premier envoi.
Laisser ce champ vide désactive les boutons d’export dans l’onglet Export & Clôture.
Renseigner le matricule paie de chaque employé
Pour les logiciels autres que PayFit, renseignez le Matricule paie dans la fiche de chaque employé (Identifiants externes). Ce champ est utilisé comme identifiant dans la première colonne du CSV. Pour les tenants PayFit, il est automatiquement prérempli depuis le PayFit ID.
Étape 6 — Valider toutes les feuilles, puis exporter
L’export est disponible uniquement quand toutes les feuilles du mois sont validées. Si certaines sont encore en brouillon :
- Allez dans RH → Feuilles d’heures
- Sélectionnez le mois
- Cliquez sur ✓ Valider tout
Ensuite, pour lancer l’export :
- Allez dans RH → Feuilles d’heures → onglet Export & Clôture
- Vérifiez le récapitulatif affiché
- Lancez l’export
Laopan génère le fichier CSV des variables de paie (heures normales, heures supplémentaires, primes panier, avantages en nature, absences…) et l’envoie par email à l’adresse de l’établissement (Paramètres → Établissement → Informations). Un second bouton, 📧 Envoyer le rapport CSV au comptable, envoie le même fichier directement à votre expert-comptable (vous êtes mis en copie).
Verrouiller la période
Important : l’export ne verrouille rien. Le verrou de période est un geste manuel distinct : une fois le mois arrêté, cliquez sur 🔒 Verrouiller la période. Il gèle les shifts et les pointages du mois ; une feuille en retard peut encore être validée période verrouillée, mais l’export reste bloqué tant que toutes les feuilles ne sont pas validées. Pour corriger après coup, 🔓 Déverrouiller exige un motif, tracé dans le journal d’audit. Assurez-vous donc que vos vérifications sont terminées avant de verrouiller.
Étape 7 — Imprimer les feuilles de présence pour vos obligations légales
La feuille de présence mensuelle (accessible via Planning > Grille semaine > Outils ▾ > Feuille d’émargement, qui ouvre le document « Feuille de présence ») est conforme à l’obligation de décompte des heures réellement accomplies (Art. L3171-2 / D3171-8 du Code du travail).
Elle affiche pour chaque jour : le poste, les horaires prévus, les horaires réels (ceux validés par le manager ; à défaut, les prévus, signalés par un astérisque), et les heures calculées. Des sous-totaux par semaine récapitulent les heures prévues et réelles, conformément à l’obligation de récapitulatif hebdomadaire (Art. D3171-8).
Cliquez sur 🖨️ Imprimer / PDF pour générer le document en A4 portrait. Choisissez « Enregistrer en PDF » dans la boîte de dialogue d’impression pour un export numérique.
Checklist de clôture mensuelle
Voici un récapitulatif pratique à suivre chaque fin de mois avant de transmettre vos variables à votre gestionnaire de paie :
- Vérifier l’onglet Pointages : oublis de pointage corrigés
- Traiter tous les Manquants : régularisation ou justificatif d’absence
- Examiner les Anomalies : repos quotidiens, contingent HS, paniers repas
- Consulter le Rapport de paie onglet par onglet pour détecter les écarts
- Vérifier les soldes du compteur d’heures pour chaque employé
- Confirmer la configuration du logiciel de paie et les matricules
- Valider toutes les feuilles du mois (✓ Valider tout)
- Lancer l’export depuis l’onglet Export & Clôture
- Verrouiller la période (🔒, geste manuel distinct de l’export)
- Imprimer ou archiver les feuilles de présence mensuelles
L’essentiel à retenir
Une préparation rigoureuse des variables de paie se joue avant l’export, pas après. Les outils Laopan — rapport de paie, feuilles d’heures, compteur et anomalies — vous donnent toutes les informations pour corriger les écarts en amont. Le fichier CSV transmis à votre logiciel de paie ne sera fiable que si les données en entrée le sont. Prenez l’habitude de traiter les pointages semaine par semaine plutôt que de tout corriger en fin de mois : c’est le meilleur moyen d’éviter les bulletins erronés et les litiges avec vos équipes.