Pourquoi les favoris de shifts changent la façon de faire un planning
Construire un planning de restaurant, c’est souvent répéter les mêmes shifts semaine après semaine : le service du midi de 10 h à 15 h 30 en salle, la plonge du soir de 18 h à 23 h, la caisse du samedi… Recréer chaque shift manuellement à chaque nouvelle semaine prend du temps et multiplie les risques de saisie erronée.
La barre de favoris de Laopan est conçue pour répondre exactement à ce problème. Elle vous permet de mémoriser vos modèles de shifts récurrents et de les réappliquer en quelques secondes, sans ouvrir de formulaire si vous n’en avez pas besoin.
Comprendre la barre de favoris
La barre de favoris s’affiche au-dessus de la grille planning, juste sous la barre de navigation de semaine. Elle est visible dès que vous ouvrez le module Planning (accessible depuis le menu Planning, réservé aux Managers et Admins).
Elle fonctionne comme une palette de modèles : vous y rangez les shifts que vous créez souvent, et vous les piochez quand vous en avez besoin.
Étape 1 — Mémoriser un shift comme favori
Avant de pouvoir utiliser un favori, il faut en créer un. La méthode est simple :
- Créez ou repérez un shift existant dans la grille (par exemple, un shift “Service midi salle – 10 h / 15 h 30” déjà posé sur un employé).
- Glissez ce shift vers la barre de favoris en haut de la grille.
- La carte apparaît immédiatement dans la barre.
Conseil pratique : Commencez par créer un shift “parfait” (horaires, station, pause) sur n’importe quelle cellule, mémorisez-le en favori, puis supprimez le shift de test. Vous avez votre modèle propre sans polluer le planning.
Étape 2 — Appliquer un favori sur la grille
Une fois vos favoris en place, deux façons de les utiliser selon la situation :
Glisser-déposer (le plus rapide)
Faites glisser la carte favori directement sur la cellule correspondant à l’employé et au jour voulu. Le shift est créé instantanément, sans qu’aucun modal ne s’ouvre. C’est la méthode idéale quand vous remplissez une semaine entière avec des shifts identiques.
Clic sur la carte (pour ajuster)
Cliquez sur la carte favori : le modal de création s’ouvre, pré-rempli avec toutes les valeurs du modèle. Vous pouvez modifier l’heure de début, l’heure de fin ou la station avant de valider. Utile pour un shift légèrement différent du modèle (une heure de fin décalée un vendredi soir, par exemple).
Étape 3 — Construire votre semaine type
Avec quelques favoris bien choisis, vous pouvez construire une semaine complète en quelques minutes. Voici une méthode efficace :
- Listez vos shifts récurrents par station : service midi salle, service midi cuisine, service soir salle, service soir cuisine, caisse week-end, etc.
- Créez un favori pour chacun en suivant la méthode ci-dessus.
- Naviguez à la semaine à planifier avec les flèches
‹ ›de la barre de navigation. - Déposez vos favoris sur la grille employé par employé, jour par jour, en glisser-déposer.
- Affinez les cas particuliers (avenant, shift décalé) en cliquant sur la carte favori pour ajuster avant de valider.
La grille affiche en temps réel, sous le nom de chaque employé, le rappel contrat · heures planifiées · écart, ce qui vous permet de vérifier en un coup d’œil que vous ne dépassez pas les heures contractuelles.
Comparer avec l’année précédente avant de valider
Avant de publier, il est utile de vérifier que votre semaine tient la route par rapport à l’historique. Le bouton N-1 dans la barre de navigation ajoute une ligne de lecture seule sous la grille : elle reprend les shifts de la semaine équivalente de l’année précédente, les noms des équipiers historiques, leurs horaires et le total d’heures. Cette ligne n’est pas modifiable, elle sert uniquement à comparer.
Si le module Prévisions CA est actif, vous pouvez également afficher la ligne CA attendu (bouton € dans la barre de navigation) pour calibrer votre effectif selon le chiffre d’affaires prévu : un jour de forte prévision peut justifier un shift supplémentaire, un jour creux peut permettre de réduire les heures.
Gérer et entretenir vos favoris
Modifier un favori existant
Cliquez sur la carte favori dans la barre : l’éditeur s’ouvre. Modifiez les champs voulus (horaires, station…) puis enregistrez. Le modèle est mis à jour pour toutes les utilisations futures.
Supprimer un favori devenu inutile
Glissez la carte favori vers la zone poubelle qui apparaît en bas de l’écran pendant le glisser. La suppression est immédiate. Faites le ménage régulièrement pour garder une barre lisible.
Des favoris disponibles sur tous vos appareils
Les favoris sont enregistrés par établissement dans la base de données. Ils sont donc synchronisés automatiquement entre tous vos appareils (Mac, iPad, etc.) et ne sont jamais réinitialisés lors d’un vidage de cache navigateur. Si vous ouvrez la page planning sur un nouvel appareil, les favoris se chargent depuis la base dès la connexion — pas besoin de les recréer.
Bonnes pratiques pour des favoris vraiment utiles
- Organisez vos favoris par station et créneau : gardez une logique cohérente (midi/soir × salle/cuisine/caisse) pour retrouver rapidement la bonne carte.
- Limitez-vous aux shifts vraiment récurrents : une barre surchargée de modèles perd son intérêt. Visez un nombre raisonnable de favoris pour que la barre reste lisible.
- Mettez à jour vos favoris en début de saison : si vos horaires d’ouverture changent (été/hiver), prenez quelques minutes pour modifier les cartes concernées plutôt que de corriger chaque shift manuellement.
- Profitez du glisser-déposer pour les semaines stables : réservez le clic (modal pré-rempli) uniquement aux ajustements ponctuels, pas à la règle générale.
En résumé
| Action | Méthode | Temps estimé |
|---|---|---|
| Mémoriser un shift | Glisser vers la barre de favoris | < 5 secondes |
| Appliquer un favori (identique) | Glisser-déposer sur la cellule | < 3 secondes |
| Appliquer un favori (ajusté) | Clic → modifier → valider | < 20 secondes |
| Modifier un favori | Clic sur la carte → enregistrer | < 30 secondes |
| Supprimer un favori | Glisser vers la poubelle | < 5 secondes |
La combinaison favoris + glisser-déposer + comparaison N-1 couvre l’essentiel du travail répétitif d’un planning hebdomadaire. Le temps que vous y gagnez peut être réinvesti dans les ajustements qui demandent vraiment votre jugement : les cas particuliers, les remplacements de dernière minute, la gestion des demandes de congés.