Pourquoi mettre en place le self-service RH dans votre restaurant
Gérer les demandes de planning et de congés par messages WhatsApp ou post-its coûte du temps à tout le monde. Quand chaque équipier peut consulter ses horaires, suivre ses congés et accéder à son profil depuis son téléphone, vous réduisez les allers-retours inutiles et votre équipe gagne en autonomie. Ce guide explique pas à pas comment utiliser l’application employé Laopan pour y arriver.
Installer et se connecter à l’application
Télécharger l’app
L’application Laopan est disponible sur Google Play (Android) et l’App Store (iOS). Chaque membre de l’équipe l’installe sur son propre téléphone ou sa tablette.
Conseil pratique : demandez à vos équipiers d’épingler l’app sur l’écran d’accueil de leur téléphone pour un accès immédiat avant chaque service.
Se connecter
- Ouvrir l’application Laopan.
- Saisir l’adresse email et le mot de passe.
- Appuyer sur Se connecter.
Le compte Laopan est global : si un équipier travaille dans plusieurs restaurants qui utilisent Laopan, il conserve le même identifiant partout. Chaque restaurant gère uniquement son propre accès.
Côté manager : l’équipier n’a pas à créer son compte lui-même. Vous l’invitez depuis RH → Équipe (bouton Inviter, ou Inviter sur l’app depuis sa fiche) ; il reçoit un email avec un lien pour activer son compte et choisir son mot de passe. Le lien expire au bout de 7 jours : le bouton Renvoyer en relance un nouveau.
Mot de passe oublié
- Depuis l’écran de connexion, appuyer sur Mot de passe oublié ?
- Saisir son adresse email.
- Ouvrir le lien reçu par email — il rouvre directement l’application si elle est installée.
- Confirmer l’ouverture du lien, puis choisir un nouveau mot de passe.
- Se reconnecter avec ce nouveau mot de passe.
Si l’équipier a été retiré d’un restaurant mais est encore actif dans un autre, la réinitialisation fonctionne normalement sur le restaurant actif.
Consulter son planning depuis l’application
L’onglet Planning est le point d’entrée principal de l’app employé. Il affiche uniquement les shifts publiés par le responsable, semaine par semaine.
Deux modes d’affichage
| Mode | Comment ça fonctionne |
|---|---|
| Vue Jour (par défaut) | Un bandeau Lu–Di permet de sélectionner un jour précis ; les shifts de ce jour s’affichent en dessous. |
| Vue Semaine | Tous les jours de la semaine apparaissent d’un coup, chacun avec ses shifts — ou la mention Absence de shift si rien n’est planifié ce jour-là. Quand la semaine n’est pas encore publiée, l’app affiche Planning pas encore publié. |
Basculez entre les deux modes grâce au bouton Jour / Semaine en haut de l’écran, et naviguez d’une semaine à l’autre avec les flèches de navigation.
Ce que l’équipier consulte dans l’app
L’app donne accès à ses propres shifts publiés. Les shifts non encore publiés par le responsable n’apparaissent pas dans la vue — c’est le responsable qui décide du moment où le planning devient visible pour l’équipe.
Bonne pratique : publiez le planning au minimum quelques jours à l’avance pour que vos équipiers puissent s’organiser. Une visibilité suffisante réduit les demandes d’information en dehors des heures de service.
Demander un congé ou une absence
Depuis l’onglet Compte, l’équipier ouvre Mes demandes, appuie sur + Nouvelle, choisit le type (congés payés, sans solde, événement familial, indisponibilité ponctuelle), les dates, ajoute un commentaire si besoin, puis envoie. La demande doit être approuvée par un manager ou un admin avant d’être prise en compte, et l’équipier reçoit une notification à la décision. Un préavis minimum, réglable par le manager, s’applique à certains types.
Centraliser les demandes au même endroit que le planning évite les oublis et les échanges dispersés par messagerie.
Bonne pratique RH : définissez une règle claire dans votre établissement sur le délai minimum pour poser une demande de congé. Communiquez-la à l’onboarding de chaque nouvel employé pour éviter les incompréhensions en période chargée.
Accéder à son profil
L’application permet à chaque équipier de gérer son profil depuis son téléphone. Encourager vos équipiers à maintenir leur profil à jour allège la charge administrative du manager et garantit que les données RH restent fiables.
Conseil : rappelez à votre équipe de vérifier leur profil dès leur arrivée dans le restaurant — c’est une habitude simple qui évite bien des corrections ultérieures.
Checklist d’onboarding : activer l’autonomie de votre équipe
Voici les étapes à suivre pour chaque nouvel équipier :
- Vérifier que son adresse email est sur sa fiche, puis l’inviter depuis RH → Équipe
- Lui demander d’activer son compte par le lien reçu et de télécharger l’app (Google Play ou App Store)
- Vérifier qu’il se connecte et voit son planning
- Lui expliquer comment basculer entre Vue Jour et Vue Semaine
- Lui montrer comment réinitialiser son mot de passe si besoin
- Lui montrer Compte → Mes demandes → + Nouvelle et lui rappeler les règles internes pour les congés
Questions fréquentes de l’équipe
« Je ne vois pas mes horaires de la semaine prochaine. » Les shifts n’apparaissent que lorsqu’ils sont publiés par le responsable. Invitez l’équipier à revenir consulter l’app une fois le planning validé.
« J’ai changé de restaurant, est-ce que je dois recréer un compte ? » Non. Le compte Laopan est global : le même email et mot de passe fonctionnent dans tout restaurant qui utilise Laopan.