Pourquoi configurer Dany avant de générer votre premier planning
Dany, l’assistant planning de Laopan, ne devine pas qui sait faire quoi dans votre équipe. Il lit une grille que vous remplissez une fois, puis s’en sert à chaque génération pour écarter les mauvaises affectations et prioriser les bons profils. Passer 30 minutes sur cette configuration évite des semaines de corrections manuelles.
Prérequis : Dany est disponible uniquement avec le module Staffing IA activé sur votre compte Laopan.
Étape 1 — Vérifier et organiser vos postes de travail
Avant de remplir la grille de compétences, vos postes doivent être à jour.
Accédez à Planning > Paramètres > Postes & zones.
Au premier lancement, cinq postes sont pré-configurés : Cuisine, Salle, Comptoir, Bar, Polyvalent. Si votre restaurant fonctionne différemment, adaptez-les :
| Action | Comment faire |
|---|---|
| Renommer | Cliquez sur le nom, éditez en ligne, validez avec Entrée |
| Réordonner | Utilisez les flèches ▲▼ à gauche du poste |
| Désactiver | Cliquez sur Actif — le poste disparaît des sélecteurs |
| Ajouter | Cliquez sur + Ajouter un poste, saisissez le nom, confirmez |
Point important : lorsque vous créez un nouveau poste, il apparaît automatiquement dans la grille de compétences de Dany. Vous n’avez pas à le déclarer deux fois. De même, désactiver un poste masque ses données dans la matrice, mais les niveaux de compétences enregistrés sont conservés — ils réapparaissent si vous réactivez le poste plus tard.
Étape 2 — Remplir la grille des compétences
Accédez à Planning > Paramètres > Configurer Dany (admin uniquement).
Vous trouvez une grille croisée : employés en lignes, postes en colonnes. Pour chaque case, attribuez un niveau :
| Niveau | Ce que ça signifie |
|---|---|
| 0 | L’employé ne fait pas ce poste |
| 1 | Débute — supervision recommandée |
| 2 | Autonome |
| 3 | Référent — peut encadrer d’autres membres |
Les cases O et F
À droite de chaque ligne, deux cases supplémentaires :
- O (Ouvrir) : l’employé peut assurer l’ouverture du restaurant seul.
- F (Fermer) : l’employé peut assurer la fermeture seul.
Cochez uniquement les personnes en qui vous avez réellement confiance pour ces responsabilités. Dany s’appuiera sur ces cases pour les créneaux de début et fin de journée.
Confidentialité
Ces données sont uniquement visibles par les administrateurs. Les employés n’y ont pas accès depuis leur application.
Conseils de remplissage
- Commencez par les extrêmes : remplissez d’abord les 0 (postes impossibles) et les 3 (référents confirmés). Les 1 et 2 se placent naturellement ensuite.
- Soyez conservateur sur le niveau 3 : un référent qui ne peut pas réellement encadrer crée de faux positifs dans le planning.
- Mettez à jour la grille après chaque montée en compétence significative (fin de période d’essai, validation d’une formation, etc.).
Étape 3 — Configurer les règles d’affectation
Toujours dans Planning > Paramètres > Configurer Dany, la section Règles d’affectation liste cinq leviers. Ce sont des préférences douces — le moteur les pondère, mais elles ne remplacent pas les contraintes légales (repos, durée maximale, etc.) qui sont gérées séparément.
Les cinq règles disponibles
Rotation fermeture samedi Évite qu’une même personne assure systématiquement la fermeture du samedi. Utile dans les équipes où ce créneau est peu apprécié et source de tensions.
Éviter les coupures Pénalise les affectations non contiguës le même jour (matin + soir sans bloc du midi). Activez cette règle si votre équipe exprime régulièrement de la fatigue liée aux journées fragmentées.
Tolérance contrat Définit le nombre d’heures supplémentaires autorisées au-delà du contrat hebdomadaire. La valeur par défaut est 2 heures. Augmentez-la si vous acceptez ponctuellement plus de souplesse ; réduisez-la si vous souhaitez un cadrage strict.
Référent par service Fixe le nombre minimum de référents (niveau 3) à placer sur chaque service. Indispensable si vous avez des créneaux où un senior doit obligatoirement être présent (rush du midi, service du soir en semaine…).
Poids équilibrage compteur Détermine l’importance accordée à l’équilibrage des heures supplémentaires accumulées dans le mois. Un poids élevé favorise les employés qui ont le moins d’heures en stock.
Comment ajuster chaque règle
Chaque règle dispose de ses propres contrôles : curseur d’importance, champ numérique pour les seuils (nombre de référents, heures de tolérance…). Vous pouvez aussi activer ou désactiver chaque règle individuellement — une règle désactivée est ignorée par le moteur sans être supprimée.
Étape 4 — Laisser Dany apprendre les habitudes de l’équipe
Au-delà des niveaux saisis manuellement, Dany analyse les plannings publiés des 8 dernières semaines pour détecter les patterns : qui travaille habituellement tel jour, tel service, tel poste. Cet apprentissage tourne automatiquement chaque lundi.
Si vous venez de modifier significativement votre organisation (nouveau poste, restructuration d’équipe), vous pouvez forcer une mise à jour immédiate via le bouton Recalculer les patterns, accessible en haut de la page Configurer Dany (admin uniquement).
Si vous avez moins de 8 semaines de plannings publiés, Dany affiche une alerte Historique insuffisant. La génération reste possible, mais elle s’appuie uniquement sur les compétences renseignées, sans patterns comportementaux. C’est tout à fait utilisable pour démarrer.
Étape 5 — Générer et vérifier la proposition
Une fois la grille et les règles configurées, rendez-vous dans Planning > onglet ✨ Dany.
- Cliquez sur Générer la semaine.
- Attendez 15 à 30 secondes le temps de l’analyse.
- Examinez la proposition affichée (grille par jour).
- Si elle vous convient, cliquez sur Appliquer dans la grille — les shifts sont créés en brouillon.
- Relisez, ajustez si besoin, puis publiez comme n’importe quel shift.
- Si la proposition ne convient pas, cliquez sur Rejeter pour repartir de zéro.
Ce que le moteur vérifie automatiquement
Avant de scorer les candidats, Dany exclut d’emblée les employés qui :
- sont en congé, en école (alternants) ou indisponibles,
- n’ont pas la compétence requise pour le poste (niveau 0),
- n’ont pas les 11 heures de repos réglementaires entre deux shifts,
- dépasseraient leur contrat au-delà de la tolérance configurée.
Parmi les candidats restants, il priorise selon l’équilibrage des heures supplémentaires, l’historique de présence, le niveau de compétence et les règles que vous avez activées.
Ce qu’il faut retenir
- Commencez par les postes (Postes & zones), puis remplissez la grille de compétences, puis ajustez les règles : l’ordre compte.
- Un niveau 3 bien placé garantit qu’un référent sera toujours présent sur les services critiques, grâce à la règle Référent par service.
- Les règles sont des curseurs, pas des interrupteurs tout-ou-rien : prenez le temps de les calibrer sur deux ou trois semaines avant de les figer.
- Publiez vos plannings régulièrement : c’est ce qui alimente l’apprentissage de Dany et améliore la qualité des propositions semaine après semaine.