Pourquoi configurer Dany avant de générer votre premier planning
Dany, l’assistant planning de Laopan, ne devine pas qui sait faire quoi dans votre équipe. Il lit une grille que vous remplissez une fois, puis s’en sert à chaque génération pour écarter les mauvaises affectations et prioriser les bons profils. Passer 30 minutes sur cette configuration évite des semaines de corrections manuelles.
Prérequis : Dany est disponible uniquement avec le module Staffing IA activé sur votre compte Laopan.
Étape 1 — Vérifier et organiser vos postes de travail
Avant de remplir la grille de compétences, vos postes doivent être à jour.
Accédez à Planning > Paramètres > Postes & zones.
Au premier lancement, cinq postes sont pré-configurés : Cuisine, Salle, Comptoir, Bar, Polyvalent. Si votre restaurant fonctionne différemment, adaptez-les :
| Action | Comment faire |
|---|---|
| Renommer | Cliquez sur le nom, éditez en ligne, validez avec Entrée |
| Réordonner | Utilisez les flèches ▲▼ à gauche du poste |
| Désactiver | Cliquez sur Actif — le poste disparaît des sélecteurs |
| Ajouter | Cliquez sur + Ajouter un poste, saisissez le nom, confirmez |
Point important : lorsque vous créez un nouveau poste, il apparaît automatiquement dans la grille de compétences de Dany. Vous n’avez pas à le déclarer deux fois. De même, désactiver un poste masque ses données dans la matrice, mais les niveaux de compétences enregistrés sont conservés — ils réapparaissent si vous réactivez le poste plus tard.
Étape 2 — Remplir la grille des compétences
Accédez à Planning > Paramètres > Configurer Dany (admin uniquement).
Vous trouvez une grille croisée : employés en lignes, postes en colonnes. Pour chaque case (un employé sur un poste), attribuez un niveau :
| Niveau | Ce que ça signifie |
|---|---|
| 0 | L’employé ne fait pas ce poste |
| 1 | Débute — supervision recommandée |
| 2 | Autonome |
| 3 | Référent — peut encadrer d’autres membres |
Les cases O et F
Dans chaque case de la grille, à côté des pastilles de niveau, deux boutons supplémentaires :
- O (Ouvrir) : l’employé peut assurer l’ouverture du restaurant seul.
- F (Fermer) : l’employé peut assurer la fermeture seul.
Ils se règlent donc par employé et par poste, et restent inactifs tant que le niveau est 0. Cochez uniquement les personnes en qui vous avez réellement confiance pour ces responsabilités : elles servent aux gardes d’ouverture et de fermeture.
Confidentialité
Ces données sont uniquement visibles par les administrateurs. Les employés n’y ont pas accès depuis leur application.
Conseils de remplissage
- Commencez par les extrêmes : remplissez d’abord les 0 (postes impossibles) et les 3 (référents confirmés). Les 1 et 2 se placent naturellement ensuite.
- Soyez conservateur sur le niveau 3 : un référent qui ne peut pas réellement encadrer crée de faux positifs dans le planning.
- Mettez à jour la grille après chaque montée en compétence significative (fin de période d’essai, validation d’une formation, etc.).
Étape 3 — Régler le dimensionnement des équipes
Plus bas sur la même page, la section Dimensionnement des équipes indique à Dany comment convertir le chiffre d’affaires prévu en nombre de personnes. Deux réglages :
- le socle : l’équipe de fond, présente dès qu’une heure fait du chiffre (celle qui ouvre, encaisse et ferme) ;
- la capacité au coup de feu : le chiffre d’affaires qu’une personne absorbe à l’heure la plus chargée.
Chaque heure retient le plus grand des deux : une heure creuse est tenue par le socle, une heure de pointe par la capacité.
Le bouton Calibrer depuis mon historique mesure ces deux valeurs dans votre planning passé et affiche la valeur retenue, la plage habituelle et le nombre de journées utilisées. Rien n’est modifié automatiquement : vous lisez, puis vous cliquez sur Appliquer ces deux réglages. Les deux vont ensemble ; appliquer la capacité seule laisserait une seule personne sur toutes les heures creuses.
Piège à éviter : la capacité au coup de feu n’est pas votre ratio de gestion (chiffre d’affaires divisé par heures payées). C’est une moyenne de journée, justement ce qui produit un effectif aberrant à l’heure de pointe. Laissez la mesure décider.
La mesure est refusée si l’historique est trop court : un établissement qui vient d’ouvrir garde les valeurs par défaut jusqu’à disposer de recul.
Répartition de l’effectif entre postes
Une fois l’effectif d’une heure calculé, il est réparti entre vos postes actifs. Dans Répartition de l’effectif entre postes, saisissez un pourcentage par poste ; il est normalisé à l’enregistrement, inutile de viser 100 exactement. Une case permet de déclarer une répartition différente pendant les vacances scolaires, utile quand la fréquentation change de nature.
Si vos postes actifs sont exactement Salle et Cuisine, la répartition démarre à 60 / 40 (65 / 35 en vacances). Pour toute autre configuration, elle démarre à parts égales : c’est un point de départ neutre à corriger.
Étape 4 — Configurer les règles d’affectation
Toujours dans Planning > Paramètres > Configurer Dany, la section Règles de planning liste cinq leviers. Ce sont des préférences douces — le moteur les pondère, mais elles ne remplacent pas les contraintes légales (repos, durée maximale, etc.) qui sont gérées séparément.
Les cinq règles disponibles
Rotation fermeture samedi Évite qu’une même personne assure systématiquement la fermeture du samedi. Utile dans les équipes où ce créneau est peu apprécié et source de tensions.
Éviter les coupures Pénalise les affectations non contiguës le même jour (matin + soir sans bloc du midi). Activez cette règle si votre équipe exprime régulièrement de la fatigue liée aux journées fragmentées.
Tolérance contrat Définit le nombre d’heures supplémentaires autorisées au-delà du contrat hebdomadaire. La valeur par défaut est 2 heures. Augmentez-la si vous acceptez ponctuellement plus de souplesse ; réduisez-la si vous souhaitez un cadrage strict.
Référent par service Fixe le nombre minimum de référents (niveau 3) à placer sur chaque service. Indispensable si vous avez des créneaux où un senior doit obligatoirement être présent (rush du midi, service du soir en semaine…).
Poids équilibrage compteur Détermine l’importance accordée à l’équilibrage des heures supplémentaires accumulées dans le mois. Un poids élevé favorise les employés qui ont le moins d’heures en stock.
Comment ajuster chaque règle
Chaque règle dispose de ses propres contrôles : un sélecteur d’importance Faible / Moyenne / Forte pour les règles pondérées, et un réglage numérique pour les seuils (nombre de référents, heures de tolérance…). Vous pouvez aussi activer ou désactiver chaque règle individuellement — une règle désactivée est ignorée par le moteur sans être supprimée.
Étape 5 — Laisser Dany apprendre les habitudes de l’équipe
Au-delà des niveaux saisis manuellement, Dany analyse les plannings publiés des 8 dernières semaines complètes pour détecter les patterns : qui travaille habituellement tel jour, tel service, tel poste. Les absences et les no-shows ne sont pas pris en compte. Cet apprentissage tourne automatiquement chaque lundi.
Si vous venez de modifier significativement votre organisation (nouveau poste, restructuration d’équipe), vous pouvez forcer une mise à jour immédiate via le bouton Recalculer les patterns, accessible en haut de la page Configurer Dany (admin uniquement).
Si l’historique est insuffisant (moins de 8 semaines publiées, ou moins de 70 % des besoins de la semaine couverts par une habitude stable), Dany le signale, mais ce n’est jamais un blocage : la génération part en mode compétences seules, et la ligne d’état nomme les créneaux concernés. C’est tout à fait utilisable pour démarrer.
Deux autres états s’affichent : Apprentissage en cours (Dany calcule encore les habitudes, patientez quelques instants) et Historique pas encore lancé, périmé ou en échec, qui propose Relancer l’apprentissage.
Étape 6 — Générer et vérifier la proposition
Une fois la grille et les règles configurées, rendez-vous dans Planning > onglet Dany.
- Cliquez sur Générer la semaine.
- Attendez 15 à 30 secondes le temps de l’analyse.
- Examinez la proposition affichée (grille par jour).
- Avant que le bouton ne s’active, l’aperçu Vérifier avant d’appliquer résume ce que l’application va produire (shifts créés, ignorés, remplacés, conservés). Si la proposition vous convient, cliquez sur Appliquer dans la grille : les shifts sont créés en brouillon.
- Relisez, ajustez si besoin, puis publiez comme n’importe quel shift.
- Si la proposition ne convient pas, cliquez sur Rejeter pour repartir de zéro.
Garde-fou : si un seul shift de la semaine est déjà publié, l’application est refusée, pour ne pas ajouter de brouillons dans une semaine que l’équipe voit déjà. Un lien Aller dépublier renvoie vers la grille.
Ce que le moteur vérifie automatiquement
Avant de scorer les candidats, Dany exclut d’emblée les employés qui :
- sont en congé, en école (alternants) ou indisponibles,
- n’ont pas la compétence requise pour le poste (niveau 0),
- n’ont pas les 11 heures de repos réglementaires entre deux shifts,
- dépasseraient leur contrat au-delà de la tolérance configurée.
Parmi les candidats restants, il priorise selon l’équilibrage des heures supplémentaires, l’historique de présence, le niveau de compétence et les règles que vous avez activées.
Ce qu’il faut retenir
- Commencez par les postes (Postes & zones), puis remplissez la grille de compétences, réglez le dimensionnement, puis ajustez les règles : l’ordre compte.
- Un niveau 3 bien placé garantit qu’un référent sera toujours présent sur les services critiques, grâce à la règle Référent par service.
- Les règles sont graduées (Faible, Moyenne, Forte) et désactivables une à une : prenez le temps de les calibrer sur deux ou trois semaines avant de les figer.
- Publiez vos plannings régulièrement : c’est ce qui alimente l’apprentissage de Dany et améliore la qualité des propositions semaine après semaine.