Pourquoi standardiser vos procédures de service
Dans un restaurant, les ouvertures bâclées et les fermetures incomplètes coûtent cher : un frigo mal vérifié, un plan de travail insuffisamment nettoyé ou une caisse non comptée en début de service peuvent provoquer des incidents d’hygiène, des pertes financières ou simplement un service qui démarre en retard.
La solution n’est pas de faire confiance à la mémoire de chacun, c’est de formaliser les procédures une fois pour toutes, puis de les diffuser automatiquement chaque jour à votre équipe. C’est ce que permet le module Tâches de Laopan.
Comprendre la logique modèles → tâches quotidiennes
Le principe est simple :
- Vous créez des modèles de tâches dans Équipe & RH → Tâches équipe, onglet Tâches (bouton + Nouvelle tâche).
- Chaque matin, Laopan génère les tâches du jour à partir de ces modèles, selon leur récurrence. Les jours exclus (le dimanche par défaut) n’en génèrent pas.
- Les équipiers retrouvent leurs tâches sur la tablette, dans l’onglet Tâches, sans avoir à chercher quoi faire.
Vous n’avez pas à recréer la liste chaque jour. Une fois les modèles bien construits, le système tourne en autonomie. Une tâche non faite n’est pas perdue : elle est reportée le lendemain en prioritaire, avec un badge PRIO.
Ce que contient un modèle de tâche
Pour chaque modèle, vous renseignez :
- le type : Récurrente (générée automatiquement), Prioritaire (ponctuelle, envoyée tout de suite) ou Suggestion (proposée aux équipiers quand ils créent une tâche imprévue) ;
- un nom, une description et, si besoin, un lien « mode d’emploi » ;
- la station : Salle ou Cuisine ;
- la récurrence : hebdomadaire (jours de la semaine), mensuelle (jours du mois) ou trimestrielle (mois) ;
- l’importance : Essentielle, Normale ou Optionnelle ;
- des photos de référence pour montrer le résultat attendu (facultatives) ;
- une durée estimée.
Les tâches sont attribuées à une station, jamais à une personne : n’importe quel équipier présent peut prendre une tâche de sa station. Seule la validation est signée, par le code PIN de celui qui l’effectue.
Quelles procédures méritent d’être formalisées ?
Avant de structurer vos modèles, listez les procédures récurrentes qui doivent être réalisées de manière identique à chaque service :
Ouverture
- Vérification des températures frigos et chambres froides
- Mise en place des postes de travail
- Contrôle des stocks tampons (pain, sauces, produits d’entretien)
- Allumage et contrôle des équipements (friteuses, fours, machine à café)
Fermeture
- Nettoyage et désinfection des plans de travail
- Rangement et filmage des denrées
- Relevé de température final
- Vidange et nettoyage des friteuses
- Fermeture et sécurisation des accès
Nettoyage en cours de service
- Nettoyage des sanitaires
- Réassort salle
- Vérification vitrines ou buffets
Cette liste n’est pas exhaustive : adaptez-la à votre type d’établissement.
Rédiger des tâches claires et actionnables
Une tâche bien rédigée ne laisse pas de place à l’interprétation. Sur la tablette, l’équipier voit sur la carte la photo de référence, le nom et la description de la tâche, avec un lien Voir le mode d’emploi si vous en avez ajouté un. Soyez précis :
- ❌ « Nettoyer le frigo »
- ✅ « Nettoyer l’intérieur du frigo n°2 : retirer les clayettes, désinfecter avec le spray bleu, essuyer et remettre en place »
Une photo de référence montrant le résultat attendu vaut souvent mieux qu’un long texte.
Ce que fait l’équipier sur la tablette
La tablette Tâches propose les onglets Arrivées, Delivery et Tâches (plus Caisse sur la tablette salle ; la tablette cuisine n’a pas de Delivery). Dans l’onglet Tâches :
- Repérer une tâche en attente et appuyer sur COMMENCER.
- Saisir son code PIN à 4 chiffres (« Entrez votre code »).
- Prendre 1 à 3 photos avant, avec la caméra de la tablette.
- Réaliser la tâche, puis appuyer sur REPRENDRE (ou TERMINER QUAND MÊME si la tâche a été commencée par un collègue).
- Prendre 3 à 5 photos après : la tâche passe alors à Fait.
- Si la tâche ne peut pas être réalisée, appuyer sur NON FAIT, saisir son code PIN, puis choisir un motif parmi six motifs prédéfinis. Avec « Autre », il faut écrire au moins 20 caractères. Une option permet d’indiquer que la tâche a été remplacée par une autre.
Les photos sont toujours imposées : il n’y a pas de réglage pour en dispenser une tâche, et c’est ce qui rend la validation crédible. Laopan ne les analyse pas automatiquement : c’est vous qui les consultez.
En cas d’erreur de manipulation, toucher la tuile d’une tâche Fait ou Non fait (« Tap pour annuler ») la remet en attente, le jour même. Le bouton + permet de déclarer une tâche imprévue (code PIN requis).
Les tablettes sont synchronisées en temps réel entre elles. Si le réseau coupe, les actions et les photos sont mises en attente puis envoyées au retour de la connexion, à condition que la liste du jour ait été chargée avant.
Les statuts de tâche
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Tâche générée, pas encore faite |
| Fait | Tâche validée avec ses photos avant et après |
| Non fait | Tâche signalée avec un motif |
| Remplacée | Tâche remplacée par une autre |
Quand un équipier a appuyé sur COMMENCER sans avoir terminé, la tâche porte la mention « Commencée par » suivie de son nom : c’est une indication, pas un statut.
Suivre l’avancement depuis l’interface admin
Dans Équipe & RH → Tâches équipe, l’onglet Aujourd’hui regroupe deux sous-vues : Le jour (les tâches de la journée et leur statut) et Imprévus. Un sélecteur de date permet de revenir sur les jours passés. La page Équipe du jour montre ce que l’équipe a fait, et les photos avant et après apparaissent en vignettes. L’onglet Productivité donne le taux de complétion par équipier.
Chaque validation étant signée par un code PIN, ce suivi vous permet de :
- Repérer les tâches souvent non faites (problème de matériel, de formation ou de charge de travail) ;
- Constituer une traçabilité utile en cas de contrôle HACCP, photos à l’appui ;
- Responsabiliser les équipiers sans surveillance permanente.
Chaque soir, un récapitulatif par e-mail indique les tâches faites, non faites et reportées.
Alléger la liste les jours d’affluence
Le mode allégé (Tâches équipe → Réglages → Mode busy) réduit la liste les jours de forte affluence : toutes les tâches Optionnelles sont retirées et les Normales sont réduites (réduction globale de 30 % par défaut). Les tâches Essentielles et les tâches prioritaires sont conservées. Aucune tâche n’est essentielle par défaut : à vous de cocher celles qui doivent l’être, tâche par tâche.
Compléter avec les rappels en salle
Pour les actions en cours de service, vous pouvez configurer des rappels en salle depuis Paramètres → Rappels salle ou Tâches équipe → Réglages → Rappels en salle : heure, jours et délai d’escalade. Ils s’affichent uniquement sur la tablette salle ou l’iPad volant. Deux types existent :
- Rappel : un popup avec un bouton « OK, c’est fait ».
- Caméra : la confirmation est automatique, grâce à la caméra. Si l’action n’est pas détectée après l’escalade, l’équipier peut Signaler une exception en choisissant parmi des raisons prédéfinies.
La croix du popup le masque.
Bonnes pratiques pour pérenniser vos procédures
- Impliquez votre équipe lors de la conception : les équipiers de terrain connaissent souvent des étapes que le manager oublie de formaliser.
- Testez pendant une semaine avant de figer les listes : certaines tâches seront trop vagues, d’autres inutiles.
- Mettez à jour vos modèles à chaque changement (nouvel équipement, nouveau produit d’entretien, nouvelle organisation).
- Analysez les tâches « Non fait » : si la même tâche revient souvent, c’est un signal à traiter (formation, matériel, organisation).
- Ne surchargez pas les listes : une checklist de 30 tâches que personne ne lit est moins utile que 10 tâches bien rédigées et systématiquement validées.
En résumé
Formaliser vos procédures en tâches structurées, c’est transformer des habitudes orales en processus fiables et traçables. L’équipe sait exactement quoi faire pour sa station. Le manager dispose d’une visibilité en temps réel sans micro-gestion. Et en cas de contrôle sanitaire, l’historique photographié et signé parle pour vous.