Pourquoi un relevé d’encaissements dédié aux paiements en ligne
Quand les commandes arrivent par plusieurs canaux — vitrine Click & Collect, titres-restaurant, carte bancaire — les montants se retrouvent sur des relevés bancaires distincts, avec des délais de virement différents. Sans un point de réconciliation centralisé, il est facile de rater un remboursement, de confondre un encaissement Swile avec un virement carte, ou de clore un mois avec un écart inexpliqué.
L’écran Paiements en ligne répond précisément à ce besoin : il liste chaque paiement reçu sur votre Click & Collect, moyen par moyen, pour que vous puissiez vérifier vos encaissements avant que votre comptable ne demande les chiffres.
Accéder à l’écran et comprendre les droits d’accès
Rendez-vous dans Vente & caisse → Gestion caisse → Activité → Paiements en ligne.
Cet écran est réservé aux administrateurs du restaurant : il expose des données financières qui ne doivent pas circuler librement. Si un manager doit consulter l’état des canaux (ouvert, fermé, bloqué), il peut accéder à l’écran Canaux de commande (même chemin, onglet voisin) — mais le détail chiffré des encaissements reste côté administrateur.
Choisir la bonne période avant d’analyser
Trois boutons en haut de l’écran définissent la fenêtre temporelle :
- Mois en cours — du 1er du mois à aujourd’hui.
- Mois précédent — pratique pour la clôture comptable.
- Dates libres — début et fin au choix, dans la limite d’un an.
Un détail important pour la réconciliation bancaire : les paiements sont horodatés à l’heure de Paris. Un règlement effectué à 23 h 30 le 31 janvier sera bien comptabilisé au 31 janvier, pas au 1er février. C’est cohérent avec vos relevés bancaires français, mais vérifiez ce point si vous utilisez un outil comptable configuré en UTC.
Lire le tableau de synthèse par moyen de paiement
Le premier tableau regroupe les transactions par moyen de paiement : carte bancaire, Swile, Edenred, Pluxee, Up, Bimpli. Pour chacun, vous disposez de quatre colonnes :
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Paiements | Nombre de transactions encaissées |
| Encaissé TTC | Montant payé par les clients, pourboire inclus |
| Remboursé | Montant rendu aux clients |
| Net encaissé | Encaissé − Remboursé |
C’est la colonne Net encaissé qui sert de base à votre rapprochement comptable. Comparez-la ligne par ligne avec vos relevés bancaires : la carte bancaire d’un côté, chaque émetteur de titres de l’autre.
Point d’attention sur les titres-restaurant : les virements Swile, Edenred, Pluxee, Up et Bimpli sont effectués directement par leur émetteur sur votre compte bancaire — ils ne transitent pas par le même circuit que les paiements carte. Si vous n’avez pas encore activé cette option, consultez le guide activer et suivre les titres-restaurant sur votre Click & Collect pour comprendre les étapes d’agrément et d’activation.
Exploiter le tableau de détail transaction par transaction
Le second tableau descend au niveau de chaque paiement individuel, avec les colonnes : date, numéro de commande, moyen de paiement, circuit, montant et statut (Encaissé ou Remboursé).
Deux fonctionnalités accélèrent le travail de vérification :
- Le filtre par moyen : isolez uniquement les paiements Edenred, par exemple, pour les confronter au relevé de cet émetteur sans vous noyer dans les lignes carte.
- La pastille Mixte : elle signale les commandes réglées avec plusieurs moyens simultanément — typiquement des titres-restaurant complétés par une carte bancaire. Ces lignes demandent une attention particulière lors du rapprochement, car le montant est ventilé sur deux circuits de virement différents.
Sur téléphone, chaque paiement s’affiche sous forme de carte pour une lecture confortable en déplacement.
Exporter vers votre outil comptable
Le bouton Exporter (CSV) génère un fichier contenant l’intégralité du détail pour la période sélectionnée. Ce fichier peut être importé directement dans Excel, Google Sheets ou transmis à votre expert-comptable.
Quelques bonnes pratiques pour rendre cet export exploitable :
- Exportez toujours sur une période calendaire complète (mois précédent de préférence) pour que les totaux correspondent à ce que votre banque affiche sur la même période.
- Nommez le fichier avec la période (ex.
encaissements-en-ligne-janvier-2025.csv) avant de l’archiver ou de le transmettre. - Conservez une copie côté restaurant : en cas de litige sur un remboursement, le numéro de commande présent dans le fichier permet de retrouver la transaction d’origine.
Pour aller plus loin dans la réconciliation de vos charges fournisseurs avec votre outil comptable, le guide rapprocher vos factures fournisseurs avec PennyLane détaille la logique de rapprochement document par document.
Surveiller l’état de vos canaux de commande
Un encaissement manquant n’est pas toujours un écart comptable : il peut signifier qu’un canal était bloqué pendant une partie de la période. L’écran Canaux de commande (Vente & caisse → Gestion caisse → Activité → Canaux de commande) indique l’état de chaque source de commande en temps réel : ouvert, fermé, bloqué ou hors horaires.
Les canaux Deliveroo, Uber Eats, comptoir et livraison en propre apparaissent en bas de cet écran avec la mention « Observé — pilotage à venir » et leur activité du jour quand elle est disponible. Ces flux ne sont pas encore pilotables depuis cet écran : leurs encaissements doivent être réconciliés directement depuis les interfaces des plateformes concernées, en parallèle de votre relevé Click & Collect.
Croiser l’état des canaux avec le relevé d’encaissements vous permet de distinguer un vrai écart financier (paiement reçu mais non viré) d’une simple période de fermeture ou de blocage.
Construire une routine de clôture mensuelle sans surprise
Un rapprochement efficace repose sur une cadence régulière, pas sur une vérification en urgence le dernier jour du mois. Voici une routine en quatre étapes :
- En cours de mois (chaque semaine) : jetez un œil au tableau de synthèse sur “Mois en cours” pour repérer un remboursement inhabituel ou un écart de volume.
- J-2 avant la clôture : exportez le détail en CSV et comparez les totaux Net encaissé avec vos relevés bancaires partiels.
- Le 1er du mois suivant : basculez sur “Mois précédent”, exportez le CSV définitif et transmettez-le à votre comptable avec vos relevés bancaires.
- En cas d’écart : utilisez le numéro de commande du tableau de détail pour remonter à la transaction d’origine et identifier si l’écart vient d’un remboursement non comptabilisé, d’un paiement Mixte mal ventilé, ou d’un virement émetteur en retard.
Cette logique de clôture par canal s’articule naturellement avec votre clôture de caisse globale. Le guide rapprocher espèces, TPE et dépôt banque lors de la clôture de caisse couvre la partie comptoir et espèces qui complète ce relevé en ligne.
Ce que cet écran ne couvre pas encore
Pour rester précis : cet écran couvre les paiements reçus sur votre Click & Collect. Les encaissements issus des bornes sur place, de la livraison en propre ou des plateformes tierces (Uber Eats, Deliveroo) ne figurent pas dans ce relevé. Anticipez ce périmètre dans votre processus de réconciliation et prévoyez une source de données distincte pour chacun de ces canaux.