Pourquoi un contrôle de caisse quotidien est indispensable
Un écart de caisse non détecté le soir devient un problème comptable le mois suivant. Clôturer chaque jour à heure fixe, vérifier le rapprochement avec le logiciel de caisse et surveiller le cumul d’espèces sont trois habitudes qui protègent votre trésorerie, et simplifient vos arrêtés mensuels.
Ce guide détaille comment Laopan structure ce contrôle au quotidien, depuis la clôture en salle jusqu’au dépôt en banque.
Étape 1 : clôturer la caisse Zelty chaque soir
La clôture de la caisse Zelty génère le Z de caisse, le récapitulatif de la journée. Laopan s’appuie dessus : ses clôtures sont importées chaque matin depuis Zelty (étape 3).
Bonne pratique : intégrez la clôture de la caisse dans la check-list de fermeture de votre responsable de salle, au même titre que l’extinction des équipements ou la mise sous alarme.
Étape 2 : clôture de caisse au kiosk, les deux photos
Si votre établissement utilise une tablette en salle, l’équipier de fermeture déclare la clôture directement depuis celle-ci. Le parcours enchaîne : code PIN, check-list, photo de l’enveloppe, photo du contenu, puis validation. Rien n’est enregistré avant cette dernière étape.
Il demande deux photos distinctes : une erreur fréquente est de photographier deux fois le même élément.
Photo 1 : l’enveloppe fermée seule
Posez l’enveloppe à plat, sans rien dessus. Le nom, la date et le montant manuscrits doivent être lisibles. L’IA de Laopan relit les espèces, les titres-restaurant et le nom inscrit. Si la photo est floue ou si des billets sont posés par-dessus, recommencez avec l’enveloppe seule.
Photo 2 : le contenu étalé
Ouvrez l’enveloppe et étalez les espèces et les titres-restaurant sur la table, bien séparés et visibles. C’est la preuve de ce qu’il y avait réellement dans l’enveloppe. Ne reprenez pas la photo de l’enveloppe fermée : elle est déjà enregistrée à l’étape précédente.
Pourquoi deux photos ? L’enveloppe fermée prouve ce que l’équipier a déclaré. Le contenu étalé prouve ce qu’il y avait vraiment dedans. Les deux ensemble permettent de contrôler la clôture sans rouvrir le coffre.
Écart et validation
Le comptage des billets et pièces se fait sur la grille imprimée sur l’enveloppe. L’équipier saisit ensuite l’écart constaté (manque ou trop-perçu) et choisit un motif : R.A.S., remboursement client, erreur de rendu, titre inutilisable ou autre. Selon le motif, Laopan peut lever une alerte d’anomalie. Si la clôture n’est pas saisie en soirée, une alerte « clôture non saisie » est aussi envoyée (son horaire est configurable).
Étape 3 : consulter le rapprochement Zelty
Laopan importe automatiquement les clôtures Zelty chaque matin, vers 7 h - 8 h (heure de Paris). L’import tourne en arrière-plan : vous n’avez rien à déclencher.
Où trouver le Z de caisse
- Ouvrez le menu Ventes (groupe Pilotage).
- Sélectionnez l’onglet Z de caisse.
- Choisissez la date, puis cliquez sur Voir.
Le Z affiche le nombre de commandes, le CA TTC, le panier moyen, les commandes annulées, le CA par mode (sur place, à emporter, livraison) et les règlements (payé, non payé, inconnu), avec en en-tête le nom, l’adresse et le téléphone de l’établissement. C’est un document informatif, non libératoire : il ne détaille ni la TVA ni les moyens de paiement, qui restent à consulter dans votre caisse.
Pour rapprocher le CA Zelty de votre comptabilité, utilisez Comptabilité → Contrôle CA (module PennyLane).
Doublons et jours manquants
Si Zelty génère deux clôtures pour un même jour, Laopan conserve celle dont le CA est le plus élevé et ignore l’autre. Si un jour manque, il est rattrapé automatiquement, jusqu’à 14 jours en arrière, dès que Zelty dispose de la clôture. Les montants, reçus en centimes, sont convertis en euros.
Que faire en cas d’écart ?
| Situation | Action |
|---|---|
| Z absent le matin | Vérifiez dans Zelty que la clôture de la veille existe ; l’import la rattrape dès qu’elle est disponible |
| Montant différent entre Zelty et Laopan | Attendez l’import du lendemain matin, puis comparez de nouveau |
| Écart persistant | Contactez votre administrateur |
Rappel : en cas de doute sur un montant, la caisse Zelty fait foi.
Étape 4 : surveiller le cumul espèces et déposer en banque
Lire le cumul en temps réel
L’onglet Cumul espèces de la page Caisse (réservée aux administrateurs) affiche en temps réel la somme des espèces non encore déposées en banque. Une barre de progression indique l’avancement par rapport au seuil que vous avez configuré : elle devient rouge dès 90 % du seuil (ce pourcentage est réglable).
Quand le seuil est atteint, une notification est créée : immédiatement si un administrateur ou un manager valide un comptage qui l’atteint, sinon lors du contrôle du jour. Un e-mail récapitulatif part ensuite vers midi, chaque jour tant que le seuil reste dépassé.
Configurer le seuil de dépôt
- Allez dans Caisse → Réglages.
- Dans Seuil dépôt espèces, choisissez un palier de 1 000 à 5 000 € ou saisissez un montant libre (le seuil est aussi réglable depuis l’onglet Cumul).
- Ajustez si besoin le pourcentage d’alerte (90 % par défaut).
- Enregistrez les réglages.
Conseil métier : le seuil idéal dépend de votre volume d’espèces et de la fréquence de vos passages en banque. Un seuil trop élevé expose l’établissement à un risque de vol ; un seuil trop bas multiplie les trajets inutiles.
Enregistrer un dépôt banque
Cliquez sur + Dépôt espèces (en-tête) ou sur Créer un dépôt banque, puis joignez le bordereau (scanné ou importé) et indiquez le compte bancaire. Le cumul repart à zéro et la notification se résout dans l’heure. Le rapprochement bancaire avec PennyLane se fait ensuite automatiquement chaque jour.
Planifier la gestion dans Google Agenda
Si Google Agenda est connecté, un bouton Planifier gestion apparaît dans l’en-tête des onglets Cumul espèces et Titres restaurant. Il crée un événement de rappel sans quitter Laopan.
Récapitulatif : la routine de clôture
| Moment | Action | Outil |
|---|---|---|
| Chaque soir | Clôturer la caisse Zelty | Caisse Zelty |
| Chaque soir | Déclarer la clôture avec les deux photos | Tablette salle Laopan |
| Chaque matin (après 8 h) | Vérifier le Z de caisse importé | Ventes → Z de caisse |
| Dès que la barre passe au rouge | Préparer et enregistrer un dépôt banque | Caisse → Cumul espèces |
Une routine rigoureuse sur ces points réduit les écarts inexpliqués, facilite le travail de votre comptable et maintient votre trésorerie sous contrôle au jour le jour.