Pourquoi un contrôle de caisse quotidien est indispensable
Un écart de caisse non détecté le soir devient un problème comptable le mois suivant. Fermer la caisse chaque jour à heure fixe, vérifier le rapprochement avec le logiciel de caisse et surveiller le cumul d’espèces sont trois habitudes qui protègent votre trésorerie — et simplifient vos arrêtés mensuels.
Ce guide détaille comment Laopan structure ce contrôle au quotidien, depuis la clôture en salle jusqu’au dépôt en banque.
Étape 1 — Fermer la caisse Zelty chaque soir, sans exception
Avant toute chose : la caisse Zelty doit être clôturée avant minuit. Si elle ne l’est pas, le Z de caisse manque dans Laopan et le chiffre d’affaires du jour n’est pas importé. Ce Z manquant n’est pas rattrapable rétroactivement sans intervention manuelle de votre administrateur.
Bonne pratique : intégrez la fermeture de caisse Zelty dans la check-list de clôture de votre responsable de salle, au même titre que l’extinction des équipements ou la mise sous alarme.
Étape 2 — Clôture de caisse au kiosk : les deux photos obligatoires
Si votre établissement utilise une tablette kiosk, l’équipier de fermeture déclare la clôture directement depuis celle-ci. Le parcours demande deux photos distinctes — une erreur fréquente est de photographier deux fois le même élément.
Photo 1 — L’enveloppe fermée seule
Posez l’enveloppe à plat, sans rien dessus. Le nom, la date et le montant manuscrits doivent être lisibles. L’IA de Laopan relit automatiquement le montant espèces, les titres restaurant et le nom inscrit. Si des billets sont posés par-dessus ou si la photo est floue, elle est refusée : recommencez avec l’enveloppe seule.
Photo 2 — Le contenu étalé
Ouvrez l’enveloppe et étalez le cash et les titres restaurant sur la table, bien séparés et visibles. C’est la preuve de ce qu’il y avait réellement dans l’enveloppe. Ne reprenez pas la photo de l’enveloppe fermée : elle est déjà enregistrée à l’étape précédente. L’IA vérifie que la photo montre bien du cash ou des tickets étalés ; si elle reconnaît une enveloppe fermée ou un ticket de comptage, la photo est refusée.
Pourquoi deux photos ? L’enveloppe fermée prouve ce que l’équipier a déclaré. Le contenu étalé prouve ce qu’il y avait vraiment dedans. Les deux ensemble permettent de contrôler la clôture sans rouvrir le coffre.
Étape de validation
L’IA pré-remplit les montants lus sur l’enveloppe. Corrigez-les si besoin, ajoutez une note en cas d’anomalie, puis validez.
Étape 3 — Consulter le rapprochement Zelty dans Laopan
Laopan importe automatiquement chaque matin les clôtures de caisse de la veille depuis Zelty. La synchronisation tourne en arrière-plan, vers 6h00 : vous n’avez rien à déclencher manuellement.
Où trouver les Z de caisse
- Ouvrez le menu Rapports.
- Sélectionnez l’onglet Z de caisse.
- Chaque ligne correspond à une clôture journalière : CA TTC, nombre de tickets et répartition par mode de paiement (espèces, CB, titres restaurant…).
Gérer les doublons Zelty
Il arrive que Zelty génère deux clôtures pour un même jour (incident rare lié à la caisse). Laopan conserve automatiquement la clôture avec le CA le plus élevé et ignore l’autre. Vous n’avez pas à intervenir.
Que faire en cas d’écart ?
| Situation | Action |
|---|---|
| Z absent le matin | Vérifiez que la caisse a bien été fermée la veille avant minuit |
| Montant différent entre Zelty et Laopan | Attendez la synchro du lendemain matin (6h00) |
| Écart persistant | Contactez votre administrateur pour relancer une synchro manuelle |
Rappel : la synchronisation porte sur le CA TTC (centimes côté Zelty, convertis en euros dans Laopan). En cas de doute sur un montant, la caisse Zelty fait toujours foi.
Étape 4 — Surveiller le cumul espèces et déclencher le dépôt banque
Lire le cumul en temps réel
L’onglet Cumul espèces de la page Caisse affiche en temps réel la somme des espèces non encore déposées en banque depuis les clôtures enregistrées. Une barre de progression indique l’avancement par rapport au seuil de dépôt que vous avez configuré :
- Zone verte : cumul en dessous du seuil d’alerte précoce (par défaut 90 % du seuil).
- Zone rouge : cumul au-delà du seuil → le bandeau « Dépôt recommandé » s’affiche.
Quand le seuil est dépassé, une notification in-app est créée immédiatement pour tous les administrateurs (cloche en haut à droite), et un e-mail de rappel est envoyé le lendemain matin.
Configurer le seuil de dépôt
- Allez dans Caisse → onglet Réglages.
- Dans la section Seuil dépôt espèces, choisissez un palier (1k, 1,5k, 2k, 2,5k, 3k, 4k, 5k €) ou saisissez un montant personnalisé.
- Ajustez le % d’alerte précoce (par défaut 90 %) : la barre passe au rouge et le bandeau apparaît à ce pourcentage du seuil.
- Cliquez Enregistrer les réglages.
Le seuil s’applique immédiatement : la barre de progression se recalcule à la prochaine vérification ou au rechargement de page.
Conseil métier : le seuil idéal dépend de votre volume de ventes en espèces et de la fréquence de vos passages en banque. Un seuil trop élevé expose votre établissement à un risque de vol ; un seuil trop bas multiplie les trajets inutiles. Adaptez-le à votre réalité opérationnelle.
Enregistrer un dépôt banque
Depuis l’onglet Cumul espèces, cliquez Déposer en banque pour enregistrer le dépôt. Le cumul repasse à zéro pour les clôtures liées au dépôt, et la notification in-app est automatiquement marquée comme lue.
Planifier la gestion dans Google Agenda
Si Google Agenda est connecté à votre compte Laopan, un bouton 📅 Planifier gestion apparaît dans l’en-tête de l’onglet Cumul espèces. Il permet de créer un événement de rappel directement depuis Laopan, sans quitter l’interface.
Récapitulatif : la routine de clôture en 4 points
| Moment | Action | Outil |
|---|---|---|
| Chaque soir avant minuit | Fermer la caisse Zelty | Caisse Zelty |
| Chaque soir (kiosk) | Déclarer la clôture avec les deux photos | Tablette kiosk Laopan |
| Chaque matin (dès 6h00) | Vérifier le Z de caisse importé | Rapports → Z de caisse |
| Dès que la barre passe au rouge | Effectuer un dépôt banque | Caisse → Cumul espèces |
Une routine rigoureuse sur ces quatre points réduit les écarts inexpliqués, facilite le travail de votre comptable et maintient votre trésorerie sous contrôle au jour le jour.