Pourquoi automatiser le rapprochement de vos factures fournisseurs ?
En restauration, la fin de mois ressemble souvent à une course contre la montre : retrouver les bons de commande papier, vérifier que les montants facturés correspondent à ce qui a été livré, relancer un fournisseur qui a surfacturé… Ces tâches répétitives consomment du temps et laissent la porte ouverte aux erreurs.
Le rapprochement automatique entre vos bons de commande Laopan et vos factures comptables PennyLane vise à réduire cette charge : chaque facture importée est comparée au bon de commande correspondant, et un statut clair vous indique immédiatement si tout est en ordre ou si une action est nécessaire.
Ce guide vous explique comment configurer la liaison, comprendre les statuts et traiter les cas particuliers.
Étape 1 — Disposer du connecteur PennyLane
La page de suivi des factures n’existe que si le connecteur PennyLane est activé pour votre restaurant. Une fois actif, Laopan récupère automatiquement les factures présentes dans PennyLane (qu’elles aient été saisies dans votre comptabilité ou synchronisées via votre banque), une fois par jour.
Sans cette activation, la page Factures n’apparaît pas dans le menu : les factures ne se saisissent pas à la main dans Laopan.
Étape 2 — Comprendre comment fonctionne le rapprochement
Une fois le connecteur actif, le processus se déroule en trois temps :
- La facture est enregistrée dans PennyLane (saisie comptable ou synchronisation bancaire).
- Laopan la synchronise et cherche la réception de commande correspondante.
- Un statut est assigné : si Laopan trouve la réception, la facture est rapprochée et porte le badge Auto ; sinon elle reste non rapprochée.
Vous n’avez rien à déclencher pour cette partie : l’import et la tentative de rapprochement sont automatiques.
Étape 3 — Accéder aux factures
Ouvrez la page Factures, dans le groupe Comptabilité & documents du menu. Elle affiche un mois à la fois (flèches pour changer de mois). En tête de page : le nombre de factures du mois, rapprochées, en écart et en dépannage, le coût matière réel face au coût théorique, et la TVA des factures du mois.
Une barre de recherche (facture, fournisseur ou catégorie) et quatre onglets — Toutes, Non rapprochées, Écarts, Dépannage — vous aident à retrouver une facture, notamment en période de clôture mensuelle.
Étape 4 — Lire et interpréter les statuts
Chaque facture affiche l’un des statuts suivants :
| Statut | Ce que ça signifie | Action requise |
|---|---|---|
| Rapprochée | La facture est reliée à une réception de commande | Aucune |
| Non rapprochée | Aucune réception n’est encore associée | Choisir la réception à la main |
| Écart | La facture est reliée à une commande, mais le montant diffère | Analyse nécessaire |
| Dépannage | Achat hors commande | Information, rien à valider |
Pour relier une facture non rapprochée, appuyez dessus : la fenêtre Rapprochement liste les Réceptions disponibles du fournisseur (numéro de commande, date, montant HT, écart en % par rapport à la facture). Choisissez la bonne.
Bon réflexe : ne laissez pas les « Non rapprochées » s’accumuler
Une facture peut rester non rapprochée pour une raison légitime (réception pas encore faite dans Laopan, par exemple). L’important est de les traiter régulièrement pour que votre comptabilité reste propre.
Étape 5 — Traiter un écart
Quand une facture passe en Écart :
- Ouvrez l’onglet Écarts : le tableau Détail des écarts compare la facture HT, la commande HT et l’écart en %.
- Appuyez sur la ligne pour ouvrir le Détail ligne par ligne : quantité, prix et montant du bon de commande face à ceux de la facture. Un lien Voir le PDF sur PennyLane ouvre la facture d’origine.
- Décidez de la suite :
- si la différence vient d’un nouveau tarif, la carte Prix à valider propose d’Accepter ou de Rejeter le prix dans votre catalogue ;
- si le fournisseur vous a surfacturé, traitez-le depuis la réception concernée (module Commandes, gestion des avoirs) : la page Factures ne propose ni validation d’écart ni création d’avoir.
Cas particulier : les achats sans bon de commande
Un achat de dépannage, un achat comptant au marché, une livraison non planifiée… Ces situations arrivent dans tous les établissements. Ils sont listés dans l’onglet Dépannage, section Achats hors commande (fournisseur, montant HT, date, description). Il n’y a rien à valider : c’est une information.
Bonnes pratiques pour fiabiliser votre comptabilité fournisseurs
Au-delà de la configuration technique, quelques habitudes de gestion font une vraie différence au quotidien :
- Créez systématiquement vos bons de commande dans Laopan avant chaque réception. C’est la condition pour que le rapprochement automatique fonctionne : sans bon de commande, la facture ne trouve pas de réception à laquelle se rapprocher.
- Traitez les écarts dans la semaine plutôt qu’en fin de mois. Un écart de quelques euros peut sembler anodin, mais répété sur des dizaines de lignes, il fausse votre food-cost réel.
- Gardez une trace écrite des litiges (échange avec le fournisseur, avoir demandé). Votre comptable — et vous-même dans six mois — vous remercieront.
- Parcourez le mois avant chaque clôture mensuelle pour vous assurer qu’aucune facture n’est restée « Non rapprochée » ou en « Écart » sans traitement.
- Vérifiez les prix négociés dès qu’un écart est détecté : un fournisseur qui applique l’ancien tarif sans vous prévenir est une source courante de dérive sur les coûts matières.
En résumé
Le rapprochement automatique avec PennyLane repose sur une logique simple : chaque facture importée est comparée au bon de commande correspondant, et un statut clair vous indique quoi faire. L’essentiel du travail se concentre sur les cas non standards — écarts, achats sans BC — que Laopan vous aide à repérer au même endroit.
La configuration initiale se limite à l’activation du connecteur PennyLane. Le reste est automatique.