Pourquoi la synchronisation caisse-carte est un sujet de gestion, pas de technique
Votre carte vit d’abord dans votre logiciel de caisse. Laopan en reçoit une copie à chaque synchronisation, la présente dans le groupe Catalogue de Gestion caisse et vous laisse y ajuster quelques éléments : le nom affiché, la description, les prix et la TVA par canal, les traductions, la visibilité des catégories. Sans visibilité sur ce qui est synchronisé, vous risquez de ne pas voir un produit désactivé, une catégorie masquée ou un prix décalé.
Quatre écrans se complètent : Catégories POS, Inventaire POS (avec la fiche produit), Traductions du menu et Historique des versions. Ce guide explique comment utiliser les trois premiers pour piloter votre carte, et ce que Laopan ne modifie pas.
Ce que ces ajustements deviennent. Une modification de nom, de description ou de prix faite dans Laopan s’applique aux canaux de vente intégrés à Laopan : la vitrine Click & Collect et la borne Laopan affichent ce que vous avez décidé. Ces deux canaux sont en cours de mise en service. Uber Eats n’est pas concerné, son intégration n’étant pas achevée. Laopan ne modifie jamais Zelty : votre caisse reste la référence.
L’inventaire POS : voir l’état réel de votre catalogue
Accéder à l’écran
Rendez-vous dans Vente & caisse → Gestion caisse, puis ouvrez Inventaire POS dans le groupe Catalogue (Catégories POS, Inventaire POS, Traductions du menu, Historique des versions, Campagnes). Cet écran est réservé aux administrateurs.
Ce que vous y trouvez
L’inventaire POS affiche le référentiel complet de votre caisse : tous les produits et toutes les options synchronisés, avec leurs catégories POS, leurs prix par canal de vente (sur place, à emporter, livraison) et leur état (Activé / Désactivé). Vous pouvez regrouper la liste par catégorie ou par station. La lecture reste sa fonction principale, mais il permet aussi de relier chaque produit à sa recette (voir plus bas).
Deux tables coexistent sur la même page : Produits et Options.
Le principe fondamental : rien n’est masqué en silence
Un produit désactivé dans votre caisse n’est pas retiré de la liste. Il reste visible, avec son nom barré et le message explicite : « Ce produit est désactivé dans la caisse et n’est pas proposé à la vente. »
Ce choix de conception est délibéré : un produit désactivé est un état courant, pas une anomalie. Masquer ces produits créerait des angles morts difficiles à détecter.
Lire les colonnes utiles
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Nom | Le nom du produit ; un clic ouvre sa fiche (droit « Configurer le catalogue produits ») |
| SKU | Identifiant du produit dans votre caisse |
| Catégories | Catégories POS rattachées ; « Aucune catégorie » si le produit n’en a pas (ce n’est pas une erreur) |
| Sur place / Emporter / Livraison | Prix en euros pour chaque canal |
| Station | Poste de production déclaré par la caisse (cuisine chaude, froide…), si connu |
| État | Activé ou Désactivé |
| Fiche liée | La recette ou le stock rattaché à ce produit, ou son état de rattachement |
Relier chaque produit de caisse à sa recette
Pour que les ventes décrémentent le bon stock, chaque produit de caisse doit correspondre à une fiche recette ou stock de Laopan. La colonne Fiche liée affiche l’un de ces états : À rattacher, Proposé (une fiche candidate attend votre confirmation), Refusé, Lié ou Lié automatiquement. Cette liaison concerne les produits uniquement, pas les options. Produit par produit, vous pouvez Confirmer une proposition, Refuser un article que vous ne voulez pas suivre, Reproposer un article refusé, Lier… une fiche existante, Créer la recette ou Délier.
Bon réflexe : consultez cet onglet après chaque mise à jour importante de votre carte en caisse pour vérifier que tous les produits attendus sont bien synchronisés et dans le bon état.
La fiche produit POS : ajuster sans perdre l’original
Comment y accéder
Il n’y a pas d’entrée de menu dédiée. Depuis l’écran Inventaire POS, cliquez sur le nom d’un produit dans la table Produits (cela demande le droit « Configurer le catalogue produits »). La fiche s’ouvre et affiche tout ce qui est connu de ce produit côté caisse.
Ce que vous pouvez modifier
Cinq types de champs sont modifiables directement dans Laopan :
- Nom affiché — le nom que voient vos clients
- Description
- Prix par canal de vente
- TVA par canal de vente — elle sert uniquement au calcul de marge dans Laopan (écran Rentabilité), avec effet immédiat ; elle n’est jamais envoyée à la caisse
- Traductions — nom et description dans chaque langue, seulement si le produit est lié à une recette
Pour le nom, la description et le prix, une modification est enregistrée tout de suite dans Laopan, puis reprise dans le catalogue Laopan publié à la prochaine synchronisation avec la caisse, chaque nuit. C’est ce catalogue publié que lisent la vitrine Click & Collect et la borne Laopan : elles y prennent le nom, la description et le prix de chaque produit, et le paiement en ligne encaisse ce même prix.
Pour ne pas attendre la nuit, la fiche affiche après l’enregistrement un bandeau « Mettre à jour maintenant » (réservé aux administrateurs d’un établissement Zelty). Il lance la synchronisation avec la caisse, puis la traduction des textes modifiés, et affiche son avancement. Si la traduction échoue alors que la synchronisation a réussi, votre modification est bien visible en français, et les autres langues affichent le français en attendant.
La TVA que vous décidez dans Laopan n’entre jamais dans le prix affiché : seul le prix TTC change.
Pour chacun de ces champs, la valeur d’origine transmise par la caisse et votre éventuelle correction Laopan restent affichées simultanément. Vous ne perdez jamais la trace de ce que dit la caisse.
Le système de décision
Prenons l’exemple du nom affiché. Deux situations :
- Aucune décision Laopan : le produit affiche « Aucune — suit la caisse ». Vos clients voient le nom de la caisse, émojis compris, et non le nom de votre fiche recette. Si la caisse change le nom, le catalogue Laopan reprend le nouveau nom.
- Une décision Laopan posée : votre nom remplace celui de la caisse dans le catalogue Laopan. Un bandeau vous signale que les deux valeurs diffèrent, pour que vous ne l’oubliiez pas.
Le bouton « Suivre la caisse » n’apparaît que si une décision a déjà été posée : il permet de revenir au comportement automatique.
Cas d’usage concrets
- Vous souhaitez afficher « Burger du marché » plutôt que le code interne utilisé en caisse → modifiez le nom affiché dans la fiche : la vitrine et la borne Laopan l’afficheront, Zelty garde son nom.
- Un prix livraison différent du prix sur place est déclaré par la caisse → une note l’indique sous le nom du produit dans l’inventaire, et vous pouvez décider d’un prix Laopan dans la fiche si nécessaire.
- Votre carte doit exister en plusieurs langues → renseignez ou corrigez les traductions dans la fiche, à condition que le produit soit lié à une recette. Les traductions partent du français que voient vos clients : si vous renommez un produit, la traduction automatique se refait, et une traduction relue à la main est conservée mais signalée par le badge « français modifié depuis », pour que vous la revoyiez.
Les catégories POS : contrôler la visibilité de votre organisation de carte
Accéder à l’écran
Vente & caisse → Gestion caisse, groupe Catalogue, écran Catégories POS — réservé aux administrateurs.
Pourquoi cet écran existe
Votre caisse organise votre carte en catégories. Certaines sont masquées côté caisse — par exemple une catégorie technique utilisée en cuisine mais jamais montrée aux clients — tout en restant rattachées à des plats actifs. Sans cet écran, cette information était invisible : impossible de savoir qu’une catégorie existait, encore moins de décider volontairement de l’afficher dans le catalogue Laopan.
Les quatre états possibles
Chaque catégorie affiche son état en toutes lettres — jamais une simple case cochée :
| État | Signification |
|---|---|
| Visible — suit le POS | La caisse la déclare visible, vous n’avez pris aucune décision |
| Masquée par le POS | La caisse la masque, vous n’avez pris aucune décision |
| Affichée par Laopan — le POS la masque | La caisse la masque, mais vous avez décidé de l’afficher quand même |
| Masquée par Laopan — le POS l’affiche | La caisse l’affiche, mais vous avez décidé de la masquer |
Le badge orange : repérer vos interventions passées
Toute catégorie sur laquelle vous avez pris une décision Laopan est signalée par un badge orange, qu’elle diverge ou non de l’état actuel de la caisse. Cela vous permet de repérer d’un coup d’œil toutes les catégories que vous gérez activement — et de les revoir si votre carte évolue.
Les trois choix : Suivre le POS, Afficher, Masquer
Pour chaque catégorie, trois choix sont proposés. « Suivre le POS » revient au comportement automatique ; Afficher et Masquer posent une décision qu’une synchronisation de la caisse n’efface jamais. Utilisez « Suivre le POS » quand une décision Laopan n’est plus justifiée, pour éviter d’accumuler des exceptions difficiles à maintenir.
Une décision de visibilité est enregistrée tout de suite, mais elle n’est appliquée au catalogue Laopan publié qu’à la prochaine synchronisation avec la caisse. Elle est destinée aux canaux intégrés à Laopan (voir l’encadré en début de guide).
Bonnes pratiques de gestion des catégories
- Auditez régulièrement les catégories avec badge orange. Après une refonte de carte en caisse, une décision Laopan peut devenir obsolète ou contradictoire.
- Documentez vos décisions. Si vous choisissez d’afficher une catégorie que la caisse masque, notez pourquoi — pour que votre équipe comprenne la logique lors d’un prochain changement.
- Ne multipliez pas les exceptions sans raison. Chaque divergence entre Laopan et la caisse est une chose à maintenir : moins vous en avez, moins vous avez de risques d’incohérence.
L’historique des versions du catalogue : vérifier avant de publier
Accéder à l’écran
Vente & caisse → Gestion caisse, groupe Catalogue, écran Historique des versions, ou le lien « Historique des versions du catalogue → » en haut des onglets Inventaire POS et Catégories POS. Réservé aux administrateurs.
Ce que cet écran vous permet de faire
À chaque publication reçue de votre caisse, Laopan conserve une version horodatée. L’écran les liste de la plus récente à la plus ancienne et permet de comparer deux versions pour identifier ce qui a changé.
Ces versions viennent de votre caisse, pas de Laopan. Vous ne rédigez pas de brouillon ici : c’est votre logiciel de caisse qui décide du contenu d’une nouvelle version.
Publication automatique ou manuelle
Par défaut, chaque version reçue de la caisse est reprise par le catalogue Laopan sans intervention de votre part.
Si la publication manuelle est activée pour votre établissement (réglage technique, à la demande), le comportement change :
- Une version reçue n’est pas publiée automatiquement.
- Elle apparaît dans cet écran avec le statut « En attente de publication ».
- Un administrateur doit cliquer sur « Publier cette version ». Seule la version en attente la plus récente peut être publiée.
Ce mode vous laisse le temps de vérifier un changement de prix ou de carte avant publication.
Ce que l’écran ne fait pas
- Il ne permet pas de revenir à une version antérieure : on ne publie jamais une version déjà remplacée.
- Il ne modifie pas le contenu d’une version : c’est la copie de ce que la caisse a envoyé.
- Publier une version ne pousse rien vers Uber Eats. La vitrine et la borne Laopan, elles, lisent toujours la version publiée en cours.
Ce que Laopan ne modifie pas
- Votre caisse Zelty : Laopan ne la modifie jamais, et n’envoie aucun menu à Uber Eats aujourd’hui.
- L’ordre des catégories.
- Les ruptures de stock : elles s’affichent en lecture seule (page Alertes) ; pour remettre un plat en stock, passez par Zelty.
- Les options d’un produit.
- La création ou la suppression de produits : elles se font en caisse.
Synthèse : quel onglet pour quel besoin ?
| Besoin | Onglet à utiliser |
|---|---|
| Vérifier qu’un produit est bien synchronisé et dans quel état | Inventaire POS |
| Relier un produit de caisse à sa recette ou à son stock | Inventaire POS (colonne Fiche liée) |
| Ajuster le nom, le prix ou la description affichés sur la vitrine et la borne Laopan, ou la TVA de calcul de marge | Fiche produit POS (depuis Inventaire POS) |
| Décider quelles catégories sont visibles dans le catalogue Laopan | Catégories POS |
| Voir ce qui a changé entre deux versions de votre carte | Historique versions POS |
| Valider une version avant publication dans le catalogue Laopan | Historique des versions (mode publication manuelle) |
Consultez régulièrement ces écrans : ils vous évitent de découvrir trop tard un produit désactivé, une catégorie masquée ou un prix décalé. Ce que vous décidez dans Laopan s’applique à la vitrine et à la borne Laopan ; la carte de votre caisse, elle, se corrige dans Zelty.