Pourquoi surveiller les pointages en temps réel plutôt qu’en fin de journée ?
Un retard de 20 minutes non détecté, multiplié par plusieurs employés et plusieurs services par semaine, finit par peser sur votre masse salariale — ou, à l’inverse, sur la qualité du service si vous êtes en sous-effectif sans le savoir. L’enjeu de la pointeuse live n’est pas de surveiller vos équipes de façon intrusive, mais d’avoir une information fiable au bon moment pour agir : appeler un remplaçant, ajuster l’organisation du service, ou simplement valider que tout le monde est en poste avant le coup de feu.
Ce guide vous explique comment configurer la tablette de pointage et la page Pointeuse live dans Laopan, puis comment lire les indicateurs pour réagir avant que les écarts ne s’accumulent.
Étape 1 — Installer et appairer la tablette de pointage
Avant de surveiller quoi que ce soit, la tablette doit être correctement appairée à votre établissement.
- Dans le backoffice, allez dans Paramètres → Tablettes dédiées.
- Cliquez sur + Ajouter une tablette et choisissez le type Pointeuse — un code à 10 caractères s’affiche.
- Sur la tablette, ouvrez l’app Laopan. Si l’écran d’accueil apparaît, touchez J’ai déjà un compte.
- Sur l’écran de connexion, touchez Configurer cet appareil (pointeuse, KDS…) puis saisissez ou scannez le code.
- La tablette se verrouille sur l’écran de pointage — personne n’a besoin de se connecter avec un compte individuel.
Bon à savoir : n’effacez pas les données de l’app Laopan sur la tablette, l’appairage y est mémorisé. Si vous devez transférer la tablette, utilisez le bouton Réappairer depuis sa carte dans la liste.
Vous pouvez également tester l’écran de pointage sans tablette physique grâce au bouton Aperçu disponible sur chaque carte tablette — il ouvre une version lecture seule dans un nouvel onglet, sans enregistrer de pointages.
Étape 2 — Paramétrer les règles de pointage
Les réglages qui déterminent ce que vous verrez dans la page Pointeuse live se trouvent dans Paramètres › Personnalisation pointeuse.
Tolérance à l’arrivée (0 à 20 minutes)
C’est le paramètre le plus directement lié à la détection des retards. Son effet dépend du mode de calcul que vous avez choisi :
| Mode de calcul | Rôle de la tolérance |
|---|---|
| Planifié (défaut) | Seuil de déclenchement de l’alerte de retard uniquement. Les heures payées restent celles du planning. |
| Réel pointé | Un retard dans la plage est pardonné (heure planifiée utilisée). Au-delà, le retard est décompté des heures payées. |
En pratique : si vous réglez la tolérance à 10 minutes en mode Réel pointé, un employé qui pointe à 12h08 pour un shift à 12h00 est considéré à l’heure. S’il pointe à 12h15, ces 15 minutes sont déduites de ses heures payées.
Une arrivée en avance n’est jamais payée en mode Réel pointé — seule l’heure planifiée est retenue dans ce cas.
Alerte en cas d’arrivée en retard
Cette alerte est désactivée par défaut. Pour l’activer, allez dans Paramètres → Notifications, groupe Équipe & planning, et activez la ligne « Retard employé — prévenir le responsable » (un lien en bas de la rubrique Heures & paie de Personnalisation pointeuse y renvoie directement).
Elle part quand l’employé pointe son arrivée après l’heure prévue de son shift, tolérance comprise : chaque admin et manager reçoit alors un email et une notification dans la cloche, avec le nom de l’employé, son heure d’arrivée, l’heure prévue et le nombre de minutes de retard. Vous n’avez pas besoin d’avoir le backoffice ouvert pour être prévenu.
Elle ne concerne que les employés qui pointent en retard. Un employé qui n’a pas encore pointé ne déclenche pas d’alerte : il apparaît simplement avec le statut En retard dans la liste de la pointeuse live (voir plus bas). Les retards ne sont pas affichés sur la tablette, vue par toute l’équipe.
Code personnel (PIN)
Vous pouvez demander à l’employé de saisir son code personnel à 4 chiffres avant chaque pointage, pour éviter qu’il pointe par erreur sur la carte d’un collègue. L’option est désactivée par défaut, et le code n’est pas demandé quand la tablette n’a pas de réseau : la signature reste l’identifiant légal.
Pointages non planifiés
L’option Autoriser les pointages non-planifiés permet à un employé sans shift dans les ±30 minutes de quand même pointer (remplacement de dernière minute, extra, erreur de planning). Si vous l’activez, combinez-la avec Exiger un commentaire : l’employé devra saisir une justification d’au moins 3 caractères avant de valider son pointage.
Si l’option est désactivée, le kiosk refuse simplement le pointage de toute personne sans shift prévu.
Contrôle par photo
Trois modes sont disponibles :
- Désactivé : aucune photo.
- Contrôle par sondage (mode par défaut) : un nombre garanti de photos par salarié et par semaine, prises à des moments imprévisibles. Ce quota se règle de 0 à 6 (2 par défaut) ; c’est à la fois un plancher et un plafond : une fois atteint, plus aucune photo jusqu’au lundi suivant.
- Contrôle renforcé : une photo est prise à chaque pointage.
Les photos sont supprimées automatiquement au bout d’une durée réglable de 7 à 90 jours (30 par défaut). Cette durée est affichée au salarié sur l’écran de la borne au moment de la prise de vue, avec la finalité du contrôle : un salarié doit en effet être informé d’un tel dispositif (article L1222-4 du Code du travail).
En cas d’échec technique (caméra indisponible), le pointage est quand même enregistré — la photo n’est jamais bloquante.
Étape 3 — Lire la page Pointeuse live pendant le service
Accès : Équipe & RH → Pointeuse live (profils Manager ou Admin avec module Planning ou RH Heures).
Le badge tablette
En haut à droite de la page, un indicateur vous dit si la tablette est en ligne (dernière activité il y a moins de 2 minutes) ou hors ligne. Si elle est hors ligne au moment du service, c’est le premier problème à régler : un pointage enregistré hors ligne n’est jamais perdu, il garde son heure exacte et part au retour du réseau, mais la page live ne le voit plus en temps réel.
Les quatre compteurs rapides
| Compteur | Ce qu’il indique |
|---|---|
| Présents | Employés en service (entrée enregistrée, pas en pause) |
| En pause | Employés dont la pause a débuté et n’est pas terminée |
| En retard | Shifts dont l’heure de début est dépassée de plus de 15 min sans pointage |
| Pointages | Nombre total de pointages du jour (toutes actions confondues) |
Le compteur En retard est votre indicateur d’alerte prioritaire. S’il affiche un chiffre non nul au moment du service, quelqu’un n’est pas là — ou n’a pas encore pointé.
La liste des shifts du jour
Tous les shifts sont triés par urgence. Chaque ligne affiche un statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En retard | Shift démarré il y a plus de 15 min, pas de pointage |
| À pointer | Shift dans moins de 30 min, pas encore pointé |
| En cours | Employé en service |
| En pause | Pause en cours |
| Planifié | Shift dans plus de 30 min |
| Sorti | Employé a pointé sa sortie |
Les présents non planifiés (remplaçants, extras) apparaissent dès leur premier pointage, avec le badge Non planifié et le motif qu’ils ont saisi sur la tablette.
Ce que voit l’employé côté tablette
Quand un employé pointe, la procédure est simple :
- Il appuie sur son nom dans la liste des shifts.
- Il confirme l’action proposée (Entrer, Pause, Reprendre, Sortir).
- Il signe sur l’écran tactile avec le doigt.
La signature manuscrite est l’identifiant légal du pointage — c’est elle qui fait foi en cas de litige, pas la simple sélection du nom. Au tout premier pointage, la tablette demande en plus une signature de référence, qui permet au responsable de vérifier à l’œil l’émargement du jour ; elle n’est jamais comparée automatiquement et ne bloque jamais un pointage.
À la sortie, un récapitulatif s’affiche avec l’heure d’arrivée, l’heure de départ, la durée totale et un badge de statut (À l’heure, En avance ou Heures sup). C’est une information immédiate pour l’employé, sans qu’il ait à attendre la validation manager. Si l’employé arrive en retard, il n’en est informé qu’en privé, sur son écran de confirmation : la tablette n’affiche le retard de personne à l’équipe.
Bonnes pratiques pour limiter l’impact sur la masse salariale
Vérifiez le compteur “En retard” dès l’ouverture du service. Si un shift est signalé en retard, vous avez encore le temps de prévenir un remplaçant ou de réorganiser les postes avant que le service ne démarre vraiment.
Calibrez la tolérance selon votre réalité opérationnelle. Une tolérance à 0 minute est rarement tenable dans un environnement de restauration ; 10 à 15 minutes est souvent un équilibre raisonnable. En revanche, au-delà de cette plage, laisser le retard se répercuter sur les heures payées envoie un signal clair à l’équipe.
Activez l’alerte de retard même si vous êtes sur place. Elle vous prévient dans la cloche comme par email dès qu’un employé pointe en retard, sans que vous ayez à surveiller l’écran.
Contrôlez régulièrement le badge tablette hors service. Une tablette qui passe hors ligne la nuit ne pose pas de problème ; une tablette hors ligne au moment du pointage du matin, si. Branchez-la en permanence et placez-la dans une zone avec une bonne connexion réseau.
Utilisez le bouton Aperçu pour former vos managers. Avant de lancer la pointeuse en production, montrez-leur l’écran en mode lecture seule — aucun pointage n’est enregistré, et ils peuvent se familiariser avec les statuts sans risque.