Pourquoi la communication interne est souvent le maillon faible en restauration
Entre les changements de planning de dernière minute, les arrivages imprévus et les consignes transmises à l’oral entre deux coups de feu, l’information se perd. Un employé absent lors du briefing du matin rate la consigne sur le plat du jour. Un changement d’horaire annoncé verbalement n’arrive pas à tous les membres de l’équipe.
Laopan propose deux outils, qu’il ne faut pas confondre : la messagerie interne équipe, qui publie un message dans le groupe WhatsApp ou Telegram de votre équipe, et le brief vocal de Linh, qui sert à guider l’agent marketing de Laopan. Le brief vocal n’a aucun lien avec la messagerie d’équipe et aucun équipier ne le lit.
La messagerie interne équipe : l’alerte rapide dans le groupe de l’équipe
Comment ça fonctionne
Depuis le menu Communication → Messagerie (page intitulée « Messagerie clients », avec les onglets Composer, Templates, Historique et Paramètres), rédigez votre message puis envoyez-le. Il est publié dans le groupe WhatsApp ou Telegram de l’équipe, selon le bouton que vous choisissez au moment de l’envoi. Il part depuis le numéro WhatsApp connecté à Laopan pour votre établissement.
L’envoi est réservé aux administrateurs. Vos équipiers n’ont rien à installer : ils lisent le message dans leur groupe habituel.
Il n’y a ni accusé de remise ni accusé de lecture : l’écran vous confirme l’envoi, et l’onglet Historique liste les messages envoyés (filtres Tout, Équipe, Clients).
Prérequis : chaque équipier doit être membre du groupe WhatsApp ou Telegram de l’équipe. La liaison de ce groupe avec Laopan est mise en place avec l’équipe Laopan.
Viser une personne
Le message est publié dans le groupe : on ne choisit pas de personne ou de sous-groupe. Pour qu’un équipier se sente concerné, nommez-le dans le texte (« Karim, peux-tu arriver à 17 h ce soir ? »). Gardez les messages courts et utiles : si le groupe est saturé, on cesse de le lire.
Exemples de contenu
| Situation | Exemple de message |
|---|---|
| Rupture d’un produit en cuisine | « Plus de saumon ce soir, proposez le poulet en alternative. » |
| Changement de planning de dernière minute | « Karim, prise de poste décalée à 17 h ce soir. » |
| Fermeture exceptionnelle demain | « Le restaurant sera fermé demain, planning à venir. » |
| Félicitations après un bon service | « Bravo à tous pour le service de ce midi. » |
Les outils d’aide à la rédaction
- Réécrire IA : propose une version plus claire ; le texte est remplacé, vous pouvez le modifier avant d’envoyer.
- Traduire EN : propose une version anglaise.
- Photos : jusqu’à 5 photos jointes au message.
- Templates : des modèles de message réutilisables.
Il n’existe pas de message programmé : l’envoi se fait au moment où vous le déclenchez.
Point d’attention : connexion requise
La messagerie nécessite une connexion internet active. Hors ligne, les messages ne peuvent pas être envoyés tant que la connexion n’est pas rétablie.
Le brief vocal de Linh : un outil à part, pour guider ses posts
À quoi sert le brief ?
Le brief est l’outil de Linh, l’agent marketing de Laopan. Vous y donnez vos consignes (produit à mettre en avant, ambiance, événement) pour orienter les posts de Linh. Il se trouve dans Communication → Linh · agent marketing → onglet Brief. Il n’a aucun lien avec la messagerie d’équipe et aucun équipier ne le lit.
Enregistrer un brief vocal
- Ouvrez l’onglet Brief dans Linh.
- Appuyez sur Enregistrer une note vocale (accès administrateur uniquement).
- Dictez votre consigne, 3 minutes maximum.
- Appuyez sur Arrêter, puis sur Transcrire.
- Le texte est placé dans le champ Brief. Corrigez si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer le brief.
Exemple de consigne dictée :
« On a reçu des mangues fraîches ce matin, mets-les en avant dans les posts de cette semaine. Accent fraîcheur, menu d’été. »
Préférez la saisie manuelle si besoin
Pas de micro, ou envie d’écrire ? Tapez directement votre brief dans le champ texte, puis cliquez sur Enregistrer le brief. Si la transcription échoue, le champ reste vide : passez à la saisie manuelle.
Vos données
La transcription est réalisée par Mistral Voxtral, hébergé en Union Européenne. L’audio n’est jamais conservé : seul le texte du brief est sauvegardé.
Utiliser les deux outils sans les mélanger
- Pour votre équipe : la messagerie. Un message court, une information, publié dans le groupe.
- Pour vos posts : le brief de Linh. Une consigne marketing, enregistrée dans Linh.
Si une information concerne les deux (par exemple un arrivage à mettre en avant), il faut la saisir dans chacun : rien ne passe automatiquement de l’un à l’autre.
Checklist avant de vous servir de la messagerie
- Le groupe WhatsApp ou Telegram de l’équipe est lié à Laopan (mise en place avec l’équipe Laopan).
- Chaque équipier est bien membre de ce groupe.
- Vous avez publié un premier message court pour vérifier qu’il apparaît dans le groupe.