Pourquoi le rapprochement facture / bon de livraison est une priorité en restauration
Dans un restaurant, les erreurs de facturation fournisseur sont plus fréquentes qu’on ne le croit : prix unitaire modifié sans préavis, quantité facturée supérieure à ce qui a été livré, consignes oubliées, remises non appliquées. Sans processus de contrôle structuré, ces écarts s’accumulent silencieusement et grignotent votre marge.
La bonne pratique est simple à formuler : toute facture reçue doit être comparée au bon de commande (BC) et au bon de livraison (BL) avant d’être validée. L’enjeu est de détecter les écarts au plus tôt, pendant que les preuves sont encore fraîches (marchandise en stock, livreur joignable, photos disponibles).
Étape 1 — Contrôler la livraison dès la réception du BL
Le contrôle commence au moment de la livraison, pas après. C’est à ce stade que vous pouvez constater un manquant, une marchandise abîmée ou une quantité incorrecte, et réagir immédiatement.
Réceptionner un BL dans Laopan
- Dans la liste des commandes, appuyez sur une commande au statut En attente de livraison.
- Appuyez sur Réceptionner.
- Choisissez votre mode de saisie :
- Saisie manuelle : renseignez les quantités reçues ligne par ligne dans la colonne Quantité acceptée.
- Scan IA : appuyez sur Scanner le document, cadrez le BL dans le cadre orange. Sur tablette Android, le contour se dessine automatiquement et la photo se prend seule dès que la tablette est immobile. L’IA extrait alors les quantités et pré-remplit les champs automatiquement.
Conseil pratique : posez le document sur un fond mat sombre (set de table, serviette) plutôt que sur l’inox. Les surfaces brillantes perturbent la détection des bords.
Signaler une anomalie et initier un avoir
Si la quantité acceptée est inférieure à la quantité commandée, ou si une marchandise est abîmée, vous pouvez initier une demande d’avoir directement depuis l’écran de réception. Joignez des photos justificatives : elles sont conservées dans l’application et envoyées en pièce jointe à l’email fournisseur, ce qui renforce votre dossier en cas de litige.
Étape 2 — Rapprocher les factures fournisseurs avec vos bons de commande
Une fois la livraison réceptionnée, la facture doit être rapprochée du bon de commande correspondant. Deux points d’entrée existent selon votre configuration.
Accès via le menu Comptabilité
- Allez dans Comptabilité depuis le menu principal.
- Sélectionnez l’onglet Factures fournisseurs.
- Utilisez les filtres (fournisseur, statut, période) pour retrouver rapidement une facture.
Accès via le menu Commandes (avec connecteur PennyLane)
Lorsque le connecteur PennyLane est activé, Laopan importe automatiquement les factures depuis votre comptabilité et cherche le bon de commande correspondant par fournisseur et par date. Rendez-vous dans Commandes → onglet Factures / Rapprochement pour consulter le résultat.
Les trois statuts de rapprochement
| Statut | Ce que ça signifie | Action à mener |
|---|---|---|
| Rapprochée | BC trouvé, montants cohérents | Aucune action requise |
| En attente | Aucun BC ne correspond à cette facture | Associer manuellement ou valider sans BC |
| Écart détecté | BC trouvé mais montants différents | Analyser l’écart et décider |
Étape 3 — Traiter les écarts de facturation
Un signal orange « Écart détecté » ne signifie pas automatiquement une erreur du fournisseur — il peut s’agir d’une variation de prix connue, d’un franco de port atteint ou d’une remise accordée en cours de route. L’important est de ne jamais ignorer l’écart sans l’avoir analysé.
Comment traiter un écart
- Cliquez sur la facture concernée pour ouvrir le détail.
- Comparez ligne par ligne les montants BC vs facture. Le montant de l’écart est affiché par produit.
- Choisissez l’action adaptée :
- Valider manuellement : l’écart est justifié (remise accordée, franco atteint). La facture passe en statut Rapprochée.
- Créer un avoir : le fournisseur vous a surfacturé. Une demande de rectification est générée.
- Signaler un écart : génère un email récapitulatif à envoyer au fournisseur pour demander des explications.
À noter : la création d’avoir automatique directement depuis un écart facture sera disponible dans une prochaine version de Laopan.
Étape 4 — Saisir manuellement une facture (sans PennyLane)
Si le connecteur PennyLane n’est pas activé, la saisie manuelle reste possible :
- Cliquez sur Ajouter une facture.
- Renseignez le fournisseur, le montant HT, la TVA et la date.
- Associez-la à un BC existant si disponible.
Cas particulier : l’achat de dépannage
Un achat effectué sans bon de commande préalable (achat comptant, dépannage de dernière minute) apparaît toujours en statut En attente, faute de BC à rapprocher. Pour le solder :
- Ouvrez la facture.
- Cliquez sur Valider sans BC.
- Indiquez la raison dans le champ commentaire.
Cette trace est précieuse pour l’analyse de vos coûts et pour justifier l’achat en cas de contrôle.
Consulter et suivre vos avoirs fournisseurs
Tous vos avoirs en cours sont centralisés dans Commandes → onglet Avoirs. Appuyez sur une demande pour accéder à son détail, qui comprend deux onglets :
- Avoir / Litige : produits concernés, quantités, montant HT, résolution et historique des échanges avec le fournisseur.
- Commande initiale : le bon de commande d’origine en lecture seule, pour vérifier ce qui avait été commandé par rapport à ce qui manque.
La galerie de photos justificatives est également accessible depuis ce détail. Vous pouvez zoomer sur chaque photo, les télécharger ou les ouvrir dans un nouvel onglet.
Ne pas oublier les consignes fournisseurs
Les emballages consignés (bacs, palettes, fûts, caisses) sont une source fréquente d’écarts de facturation souvent négligée. Laopan suit leur stock, leurs retours et leurs remboursements pour éviter les pertes et les oublis.
- Consultez l’onglet Stock en cours pour voir les consignes en votre possession par fournisseur, avec le montant engagé.
- Enregistrez un retour via l’onglet Retour : le stock est décrémenté automatiquement.
- Si le connecteur PennyLane est actif, le passage au statut Remboursée est automatique à la réception de l’avoir.
Lorsque le scan d’un BL détecte des consignes dans une facture, elles apparaissent dans l’onglet Propositions pour validation avant intégration au stock.
L’impact sur vos prix d’achat réels
Chaque fois que vous validez un BL ou une facture, les prix de votre mercuriale (catalogue fournisseurs) sont mis à jour automatiquement. Le prix affiché reflète toujours le dernier prix de facturation confirmé, ce qui garantit que votre calcul de food-cost repose sur des données réelles et non sur des tarifs obsolètes.
C’est pour cette raison que le rapprochement rigoureux des factures n’est pas seulement une question de comptabilité : c’est un pilier de la gestion de vos coûts matières.
Récapitulatif : le bon réflexe à chaque livraison
- À la réception → scannez ou saisissez les quantités reçues, signalez les anomalies et joignez des photos.
- Dès réception de la facture → vérifiez son statut de rapprochement (Rapprochée / En attente / Écart détecté).
- En cas d’écart → analysez ligne par ligne, validez si justifié ou créez un avoir.
- Pour les achats sans BC → validez sans BC avec un commentaire explicatif.
- Pour les consignes → enregistrez chaque retour et vérifiez les remboursements.
Un contrôle systématique à chaque étape prend quelques minutes et peut représenter plusieurs centaines d’euros récupérés chaque mois sur des surfacturations passées inaperçues.