Pourquoi le rapprochement facture / bon de livraison est une priorité en restauration
Dans un restaurant, les erreurs de facturation fournisseur sont plus fréquentes qu’on ne le croit : prix unitaire modifié sans préavis, quantité facturée supérieure à ce qui a été livré, consignes oubliées, remises non appliquées. Sans processus de contrôle structuré, ces écarts s’accumulent silencieusement et grignotent votre marge.
La bonne pratique est simple à formuler : toute facture reçue doit être comparée au bon de commande (BC) et au bon de livraison (BL) avant d’être validée. L’enjeu est de détecter les écarts au plus tôt, pendant que les preuves sont encore fraîches (marchandise en stock, livreur joignable, photos disponibles).
Étape 1 — Contrôler la livraison dès la réception du BL
Le contrôle commence au moment de la livraison, pas après. C’est à ce stade que vous pouvez constater un manquant, une marchandise abîmée ou une quantité incorrecte, et réagir immédiatement.
Réceptionner un BL dans Laopan
- Dans la liste des commandes, appuyez sur une commande au statut Envoyée.
- Appuyez sur Contrôler (le bouton Réceptionner marque seulement la commande comme reçue : ni scan, ni saisie, ni mise à jour du stock).
- Choisissez votre mode de saisie :
- Saisie manuelle : les quantités sont pré-remplies avec la commande ; corrigez uniquement ce qui diffère de ce que vous avez réellement reçu.
- Scan IA : appuyez sur Scanner un document, cadrez le BL dans le cadre orange. Sur tablette Android, le contour se dessine automatiquement et la photo se prend seule dès que la tablette est immobile. L’IA extrait alors les quantités et pré-remplit les champs automatiquement.
Conseil pratique : posez le document sur un fond mat sombre (set de table, serviette) plutôt que sur l’inox. Les surfaces brillantes perturbent la détection des bords.
Signaler une anomalie et initier un avoir
Si la quantité retenue est inférieure à la quantité commandée, ou si une marchandise est abîmée, vous pouvez initier une demande d’avoir directement depuis l’écran de contrôle (sur une ligne en écart, un sélecteur Avoir / Reliquat vous laisse choisir). Joignez des photos justificatives : elles sont conservées dans l’application et envoyées en pièce jointe à l’email fournisseur, ce qui renforce votre dossier en cas de litige.
Étape 2 — Rapprocher les factures fournisseurs avec vos bons de commande
Une fois la livraison réceptionnée, la facture doit être rapprochée du bon de commande correspondant.
Accéder à la page Factures
La page Factures se trouve dans le menu Comptabilité (/factures). Elle n’est disponible que si le connecteur PennyLane est activé : Laopan importe alors automatiquement les factures depuis votre comptabilité et cherche la commande correspondante par fournisseur et par date.
- Ouvrez Comptabilité → Factures.
- Utilisez la recherche et les onglets Toutes, Non rapprochées, Écarts et Dépannage pour retrouver une facture.
Les statuts de rapprochement
| Statut | Ce que ça signifie | Action à mener |
|---|---|---|
| Rapprochée | Commande trouvée, montants cohérents | Aucune action requise |
| Non rapprochée | Aucune commande ne correspond encore à cette facture | Rapprocher manuellement avec une réception |
| Écart | Commande trouvée mais montants différents (au-delà de 2 %) | Analyser l’écart et décider |
| Dépannage | Achat effectué hors commande | Conserver comme trace de l’achat |
Un badge Auto signale une facture rapprochée automatiquement.
Rapprocher manuellement une facture
Pour une facture non rapprochée, ouvrez la fenêtre de rapprochement : Laopan liste les Réceptions disponibles du fournisseur, avec le montant de chaque commande et l’écart avec la facture. Appuyez sur la réception correspondante pour valider le rapprochement.
Étape 3 — Traiter les écarts de facturation
Un signal orange « Écart détecté » ne signifie pas automatiquement une erreur du fournisseur — il peut s’agir d’une variation de prix connue, d’un franco de port atteint ou d’une remise accordée en cours de route. L’important est de ne jamais ignorer l’écart sans l’avoir analysé.
Comment traiter un écart
- Ouvrez l’onglet Écarts (ou cliquez sur la facture concernée) pour afficher le détail.
- Dans le détail ligne par ligne, comparez les quantités et prix du bon de commande avec ceux de la facture. Le lien Voir le PDF sur PennyLane ouvre la facture d’origine.
- Si le fournisseur vous a surfacturé, contactez-le avec ces chiffres et, le cas échéant, ouvrez une demande d’avoir depuis la gestion des avoirs.
- Lorsque la facture fait apparaître un nouveau prix, une proposition de prix s’affiche en haut de la page : Accepter pour mettre à jour le prix de la mercuriale, Rejeter pour le conserver.
Étape 4 — Repérer les achats de dépannage
Un achat effectué sans bon de commande préalable (achat comptant, dépannage de dernière minute) est classé dans l’onglet Dépannage, faute de commande à rapprocher. Cet onglet vous donne la liste de ces achats hors circuit : c’est précieux pour analyser vos coûts réels et repérer les produits qu’il faudrait mieux anticiper dans vos commandes.
Consulter et suivre vos avoirs fournisseurs
Tous vos avoirs en cours sont centralisés dans Commandes → onglet Avoirs. Appuyez sur une demande pour accéder à son détail, qui comprend deux onglets :
- Avoir / Litige : produits concernés, quantités, montant HT, résolution et historique des échanges avec le fournisseur.
- Commande initiale : le bon de commande d’origine en lecture seule, pour vérifier ce qui avait été commandé par rapport à ce qui manque.
La galerie de photos justificatives est également accessible depuis ce détail. Vous pouvez zoomer sur chaque photo, les télécharger ou les ouvrir dans un nouvel onglet.
Ne pas oublier les consignes fournisseurs
Les emballages consignés (bacs, palettes, fûts, caisses) sont une source fréquente d’écarts de facturation souvent négligée. Laopan suit leur stock, leurs retours et leurs remboursements pour éviter les pertes et les oublis.
- Consultez l’onglet Stock actuel pour voir les consignes en votre possession par fournisseur, avec le montant engagé.
- Enregistrez un retour via l’onglet Retour : le stock physique de consignes est décrémenté automatiquement. L’avoir qui suit ne crée pas de mouvement de stock : il régularise seulement les quantités déjà rendues.
- Si le connecteur PennyLane est actif, le passage au statut Remboursée est automatique à la réception de l’avoir.
Lorsque le scan d’un BL détecte des consignes dans une facture, elles apparaissent dans l’onglet Propositions pour validation avant intégration au stock.
L’impact sur vos prix d’achat réels
Chaque fois que vous validez un BL ou une facture, les prix de votre mercuriale (catalogue fournisseurs) sont mis à jour automatiquement. Le prix affiché reflète toujours le dernier prix de facturation confirmé, ce qui garantit que votre calcul de food-cost repose sur des données réelles et non sur des tarifs obsolètes.
C’est pour cette raison que le rapprochement rigoureux des factures n’est pas seulement une question de comptabilité : c’est un pilier de la gestion de vos coûts matières.
Récapitulatif : le bon réflexe à chaque livraison
- À la réception → scannez ou saisissez les quantités reçues, signalez les anomalies et joignez des photos.
- Dès réception de la facture → vérifiez son statut de rapprochement (Rapprochée / Non rapprochée / Écart / Dépannage).
- En cas d’écart → analysez ligne par ligne, puis contactez le fournisseur ou demandez un avoir si la surfacturation est avérée.
- Pour les achats sans BC → consultez l’onglet Dépannage pour garder la trace de ces achats.
- Pour les consignes → enregistrez chaque retour et vérifiez les remboursements.
Un contrôle systématique à chaque étape prend quelques minutes et peut représenter plusieurs centaines d’euros récupérés chaque mois sur des surfacturations passées inaperçues.