Pourquoi passer à la bannette numérique en restaurant
Les classeurs papier ont deux défauts majeurs : ils prennent de la place et ils sont introuvables au mauvais moment — typiquement lors d’un contrôle DDPP ou d’une visite d’un technicien de maintenance. La dématérialisation n’est pas une révolution, c’est une question d’organisation. L’objectif est simple : chaque document doit pouvoir être retrouvé en moins de trente secondes, depuis n’importe quel appareil, par les personnes autorisées.
Laopan intègre une bannette numérique — l’équivalent d’un casier à documents — qui centralise certificats, bons d’intervention, contrats et courriers dans un seul espace, avec une copie automatique sur le Google Drive du restaurant.
Et les factures fournisseurs ? Elles n’ont pas à être scannées dans Laopan : elles arrivent par PennyLane sur la page Factures. Le scan de réception sert aux bons de livraison.
Scanner un document en moins d’une minute
Lancer le scanner
- Appuyez sur le bouton Scanner en haut de la page Commandes, ou sur Plus › Scanner un document si cette entrée figure dans votre menu.
- Cadrez la feuille bien à plat.
- Prenez la photo manuellement, ou laissez l’app déclencher automatiquement quand le document est détecté et stable.
Le dépôt est ouvert aux comptes autorisés à archiver ou à réceptionner.
Ce que l’app fait seule
- Redressement de perspective : les angles déformés sont corrigés automatiquement.
- Conversion en PDF : le fichier final est propre et lisible sur tous les supports.
Documents multipages
Si votre document fait plusieurs pages, appuyez sur + Ajouter une page après chaque prise de vue, puis sur Enregistrer quand toutes les pages sont bonnes.
Conseil pratique : posez le document sur une surface unie et bien éclairée. Une feuille froissée ou posée sur une nappe à motifs ralentit la détection automatique.
Comment l’IA oriente les documents
Après l’enregistrement, l’IA analyse le contenu et vous oriente sans que vous ayez à choisir :
| Type de document scanné | Ce qui se passe |
|---|---|
| Bon d’intervention (plombier, frigoriste, dépannage…) | Fiche Maintenance pré-remplie : création d’une intervention ou rattachement à une existante |
| Bon de livraison / Avoir fournisseur | Écran « Bon de livraison détecté » qui propose Aller dans la Réception ; rien n’est créé sans ce clic |
| Certificat, contrat, courrier, tout autre document | Formulaire Archiver dans la bannette |
Archiver dans la bannette
Pour un document qui n’est ni un bon d’intervention ni un bon de livraison, le formulaire Archiver dans la bannette demande :
- Type (obligatoire) : champ libre avec suggestions — BL refusé, Certificat halal, Certificat de conformité, Bon d’intervention, Contrat, Courrier, Autre…
- Titre / référence
- Tiers / émetteur (le fournisseur, le prestataire, l’organisme)
- Date du document
- Note
Ces informations sont celles sur lesquelles vous chercherez ensuite : mieux vaut les soigner dès l’archivage.
Rechercher et consulter un document
- Ouvrez Documents archivés (groupe Comptabilité & documents), ou appuyez sur Voir les documents archivés en bas de la page Scanner. L’écran est réservé aux comptes autorisés à le consulter.
- Utilisez la recherche : elle porte sur le type, le titre, le tiers ou le nom de l’équipier qui a scanné (pas sur le contenu du document).
- Filtrez par type (liste déroulante) et par période : 7 jours, 30 jours, 90 jours ou 12 mois (12 mois par défaut). L’écran affiche les 200 documents les plus récents de la période.
- Ouvrez un document dans la visionneuse PDF, puis Télécharger le PDF ou Ouvrir dans Drive.
Pour un contrôle sanitaire, tapez « halal » ou le nom d’un fournisseur : tout document dont le type, le titre ou le tiers contient ce mot remonte.
Conservation et accès
Laopan ne supprime aucun document automatiquement, et l’écran Documents archivés ne propose pas de suppression. Chaque document est copié automatiquement sur le Google Drive du restaurant. L’accès aux fichiers passe par des liens temporaires sécurisés, et la consultation est réservée aux comptes autorisés.
Gérer les contrats fournisseurs : ne plus rater un préavis
Les contrats s’importent depuis la page Contrats (bouton + Importer), réservée à l’administrateur. Elle centralise les engagements de l’établissement et calcule les dates limites de résiliation.
Ce que la page affiche
- 🔴 Rouge : date limite de résiliation à moins de 30 jours.
- 🟠 Orange : fin de contrat sans reconduction à moins de 60 jours.
- 🔵 Bleu : reconduction tacite à moins de 90 jours.
Un contrat échu passe au statut Expiré.
Rappels
Laopan envoie un e-mail de rappel quotidien aux seuils de 30, 60 et 90 jours. L’événement Google Agenda se crée à la demande, avec le bouton 📅 d’une échéance : il est placé le jour de l’échéance, avec des rappels 7 jours et 1 jour avant. Cela suppose qu’un agenda Google soit configuré.
Rappel juridique général : le délai de préavis court à partir de la date de réception par le prestataire, pas de la date d’envoi. Envoyez toujours votre lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception (RAR) pour disposer d’une preuve opposable en cas de litige.
Bonnes pratiques pour une bannette vraiment utile
Soignez le type, le titre et le tiers à l’archivage. Ce sont eux que la recherche interroge. « Certificat halal — boucherie Dupont 2026 » se retrouve en une seconde, « scan 1 » jamais.
Scannez au fil de l’eau. Traiter les documents à la réception prend 30 secondes. Traiter une pile de papiers en fin de mois prend une heure.
Rattachez les bons d’intervention à la maintenance. Quand le scan reconnaît un bon d’intervention, laissez-le pré-remplir la fiche Maintenance : le document est lié à l’intervention sans ambiguïté.
Vérifiez régulièrement les contrats. Consulter la page Contrats une fois par mois suffit pour ne jamais être pris de court par un préavis qui court.
Formez l’équipe encadrante. La bannette n’a de valeur que si elle est alimentée. Un second ou un chef de partie qui sait scanner un document en 30 secondes, c’est autant de papier en moins sur votre bureau.