Pourquoi passer à la bannette numérique en restaurant
Les classeurs papier ont deux défauts majeurs : ils prennent de la place et ils sont introuvables au mauvais moment — typiquement lors d’un contrôle DDPP ou d’une visite d’un technicien de maintenance. La dématérialisation n’est pas une révolution, c’est une question d’organisation. L’objectif est simple : chaque document doit pouvoir être retrouvé en moins de trente secondes, par n’importe quel membre de l’équipe autorisé, depuis n’importe quel appareil.
Laopan intègre une bannette numérique qui centralise certificats, bons de livraison, contrats, documents RH et fiches d’intervention dans un seul espace structuré.
Scanner un document en moins d’une minute
Lancer le scanner
- Dans l’application, appuyez sur Scanner un document (barre du bas ou Plus › Scanner).
- L’écran d’accueil affiche le bouton Scanner un document — appuyez dessus.
- Le scanner se lance : cadrez la feuille bien à plat dans le cadre orange.
- Prenez la photo manuellement ou laissez l’app déclencher automatiquement quand le document est détecté et stable.
Ce que l’app fait seule
- Redressement de perspective : les angles déformés sont corrigés automatiquement.
- Suppression des ombres : le fond est éclairci, les couleurs du document sont conservées.
- Conversion en PDF : le fichier final est propre et lisible sur tous les supports.
Documents multipages
Si votre bon de livraison ou votre contrat fait plusieurs pages, appuyez sur + Ajouter une page après chaque prise de vue, puis sur Enregistrer en PDF quand toutes les pages sont bonnes.
Conseil pratique : posez le document sur une surface unie et bien éclairée. Une feuille froissée ou posée sur une nappe à motifs ralentit la détection automatique.
Comment l’IA classe les documents automatiquement
C’est là que le gain de temps est le plus visible. Après l’enregistrement, l’IA analyse le contenu et oriente le document sans que vous ayez à choisir manuellement :
| Type de document scanné | Destination automatique |
|---|---|
| Bon d’intervention (plombier, frigoriste, dépannage…) | Module Maintenance |
| Bon de livraison / Avoir fournisseur | Module Réception |
| Certificat, contrat, courrier, CV, facture, tout autre document | Bannette Documents archivés |
Vous retrouvez ensuite l’ensemble des documents archivés dans Menu › Documents archivés, ou via le bouton Voir les documents archivés en bas de la page Scanner.
Uploader un document sans scanner
Le scan n’est pas la seule voie d’entrée. Vous pouvez ajouter un fichier existant (PDF reçu par email, photo déjà prise) de deux façons :
- Depuis une page contextuelle : sur une fiche fournisseur, une fiche employé, un contrat ou une intervention de maintenance, appuyez sur + Document. Le fichier est automatiquement classé dans la bonne catégorie.
- Directement depuis la bannette : allez dans Documents → + Ajouter, puis sélectionnez manuellement la catégorie parmi : Hygiène, Maintenance, RH, Fournisseurs, Divers.
La première méthode est recommandée quand vous savez exactement à quoi le document se rattache — elle évite tout risque de mauvaise catégorisation.
Rechercher et consulter un document
- Allez dans Documents.
- Utilisez la barre de recherche (par nom de fichier ou mot-clé) ou filtrez par catégorie via les onglets.
- Appuyez sur un document pour le visualiser ou le télécharger.
Pour les contrôles sanitaires ou les audits, cette recherche par mot-clé est particulièrement utile : tapez “halal”, “dératisation” ou le nom d’un fournisseur et le document remonte immédiatement.
Archiver un document obsolète (sans le perdre)
Quand un document n’est plus en vigueur — un ancien certificat expiré, un contrat résilié, un CV d’un employé parti — il ne doit pas encombrer la vue principale, mais il ne doit pas non plus disparaître.
- Ouvrez la fiche du document.
- Appuyez sur Archiver.
Le document est masqué de la vue principale mais reste toujours stocké et consultable via le filtre “Archives” en haut de la liste.
Point important : archiver n’est pas supprimer. Laopan ne supprime jamais automatiquement un document. Toute suppression définitive est manuelle et irréversible. En cas de doute, archivez plutôt que de supprimer.
Sécurité et accès aux documents
Tous les fichiers uploadés sont stockés sur Supabase Storage, chiffré au repos. L’accès est restreint aux utilisateurs disposant de la permission documents.lire (ou d’un niveau supérieur selon la catégorie). Les documents RH sensibles — contrats de travail, bulletins de salaire — bénéficient de permissions spécifiques, ce qui évite qu’un employé en salle puisse consulter les dossiers de ses collègues.
Gérer les contrats fournisseurs : ne plus rater un préavis
La bannette stocke les fichiers, mais la page Contrats va plus loin pour les engagements contractuels. Elle centralise tous les contrats de l’établissement et calcule automatiquement les dates limites de résiliation.
Ce que le tableau de bord affiche
- En orange : contrats à renouveler dans les 90 jours.
- En rouge : contrats dont le préavis est imminent (moins de 14 jours).
- En gris : contrats déjà échus, à archiver ou renouveler.
Rappels automatiques
Laopan calcule la date limite d’envoi du préavis (date de fin moins durée du préavis) et crée un événement Google Calendar avec un buffer d’une semaine supplémentaire. Un email de rappel est également envoyé au manager.
Rappel juridique général : le délai de préavis court à partir de la date de réception par le prestataire, pas de la date d’envoi. Envoyez toujours votre lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception (RAR) pour disposer d’une preuve opposable en cas de litige.
Bonnes pratiques pour une bannette vraiment utile
Nommez vos fichiers avant d’uploader. Un PDF nommé scan_2024_03_15.pdf est difficile à retrouver six mois plus tard. Préférez certificat-halal-2024-boucherie-dupont.pdf.
Scannez au fil de l’eau. Traiter les documents à la réception prend 30 secondes. Traiter une pile de papiers en fin de mois prend une heure.
Utilisez les pages contextuelles. Rattacher un bon d’intervention directement depuis la fiche de maintenance de votre chambre froide est plus fiable que d’uploader depuis la bannette générale — le document est classé sans ambiguïté.
Vérifiez régulièrement les contrats en orange. Consulter le tableau de bord Contrats une fois par mois suffit pour ne jamais être pris de court par un préavis qui court.
Formez toute l’équipe encadrante. La bannette n’a de valeur que si tout le monde l’alimente. Un second ou un chef de partie qui sait scanner un bon de livraison en 30 secondes, c’est autant de papier en moins sur votre bureau.