Pourquoi les ruptures de stock coûtent cher à votre restaurant
Une rupture de stock en plein service, c’est un plat rayé du menu à la dernière minute, un client déçu et, souvent, une marge grignotée par un achat en urgence chez le premier grossiste disponible. La bonne nouvelle : la plupart des ruptures sont prévisibles, à condition de surveiller les bons indicateurs et d’organiser ses commandes fournisseurs avant d’être dos au mur.
Ce guide vous explique comment mettre en place une routine de suivi des stocks, configurer des alertes utiles et ne plus manquer une commande fournisseur.
Comprendre comment votre stock évolue
Avant de paramétrer quoi que ce soit, il est utile de savoir ce qui fait bouger vos niveaux de stock dans Laopan.
Le stock de chaque ingrédient est mis à jour dans trois situations :
- Réception contrôlée d’une livraison — la quantité acceptée est ajoutée au stock existant.
- Ventes de la veille — déduites une fois par jour, la nuit, elles retirent les ingrédients consommés selon les quantités renseignées dans vos fiches recettes.
- Inventaire — le stock est recalé sur votre comptage physique réel.
Point d’attention : la déduction automatique via les ventes n’est fiable que si vos fiches recettes sont complètes et à jour. Un ingrédient manquant ou une quantité incorrecte dans une recette entraînera un écart progressif entre le stock affiché et la réalité. Un inventaire régulier reste indispensable pour corriger ces dérives.
Le stock ne descend jamais sous 0 : si une vente demande plus que ce qui reste, il est remis à 0 et la vente est signalée comme « tronquée » dans l’historique des mouvements de l’ingrédient.
Consulter le stock d’un ingrédient
Il n’y a pas de liste unique des stocks avec des statuts colorés. Le stock se lit dans la fiche de l’ingrédient : Recettes → onglet Ingrédients, puis l’ingrédient, section Stock et mouvements. Vous y voyez la quantité actuelle, dans l’unité de stock configurée (kg, L, pièce, botte…), et le journal des mouvements (ventes, réceptions, inventaires), avec le stock avant et après chaque changement.
C’est cet historique qui répond à la question « pourquoi ce stock est à 0 ? ».
Configurer les alertes de stock bas : le stock tampon
Comment Laopan décide qu’un ingrédient est « bas »
Un ingrédient est signalé quand :
stock actuel < consommation moyenne par jour × stock tampon (en jours)
La consommation moyenne par jour est calculée sur les 28 derniers jours. Un ingrédient sans consommation sur cette période n’est jamais signalé, faute de pouvoir calculer une couverture.
Régler le stock tampon
Le stock tampon se règle en jours, sur la fiche du produit fournisseur, et non sur l’ingrédient :
- Ouvrez Paramètres → Mercuriale et sélectionnez le produit fournisseur concerné.
- Renseignez Stock tampon (jours).
- Enregistrez.
Sans réglage, Laopan retient 2 jours.
Quelle valeur choisir ?
La règle pratique : comptez 2 à 3 jours de service. Ce délai vous laisse le temps de passer commande et de recevoir la livraison avant d’être réellement en rupture.
Si un ingrédient est signalé alors qu’il vous reste du stock confortable, c’est que son tampon est trop élevé. Baissez le nombre de jours sur le produit fournisseur.
Recevoir le récapitulatif quotidien
L’alerte n’est pas instantanée : c’est un récapitulatif envoyé une fois par jour, en fin de matinée. Il liste les ingrédients les plus justes avec leur quantité et leur couverture estimée en jours. Il n’est pas envoyé les jours exclus (samedi et dimanche par défaut).
Pour choisir qui le reçoit (chef de cuisine, responsable des achats, gérant…) et par quel canal, allez dans Paramètres → Notifications, ligne Alertes établissement.
Suivre les plats en rupture côté caisse
Laopan affiche aussi les ruptures déclarées dans votre caisse (actuellement via Zelty). La page Alertes (menu Alertes) n’est pas la liste des stocks bas : elle montre ce que la caisse a marqué indisponible.
- Les plats hors stock : plats entiers indisponibles à la vente.
- Les options hors stock : déclinaisons ou modificateurs indisponibles (ex. “sauce extra”, “grande taille”).
Pour chaque entrée, vous voyez le nom du plat ou de l’option, ainsi que la date et l’heure de passage en rupture. Cette liste se met à jour automatiquement toutes les 2 minutes.
Un historique sur 30 jours est disponible sous la liste des ruptures actuelles : il recense tous les changements de disponibilité (mise en rupture et remise en stock) avec l’horodatage précis. Utile pour identifier les plats qui tombent régulièrement en rupture à la même heure de service.
Important : cette vue est en lecture seule dans Laopan. Pour remettre un plat en stock, effectuez l’action directement depuis la caisse ou son back-office. Laopan se synchronisera dans les 2 minutes suivantes.
Bon réflexe : vérifier la page Alertes en début et en milieu de service permet d’anticiper les demandes clients et de coordonner avec la cuisine sans avoir à interroger la caisse à la main.
Ne plus manquer une commande fournisseur
Surveiller ses stocks, c’est bien. Passer les commandes au bon moment, c’est mieux. Laopan affiche sur la page d’accueil une card “Commandes à passer” qui liste tous les fournisseurs pour lesquels une commande doit être envoyée aujourd’hui, selon leur planning configuré.
Ce que vous voyez dans la card
- Les fournisseurs dont c’est le jour de commande et pour lesquels aucune commande n’a encore été envoyée dans le cycle en cours.
- Si un brouillon de commande existe déjà, le fournisseur apparaît avec le badge “À finaliser” plutôt que “À passer”.
- Si l’heure limite de commande d’un fournisseur est dépassée, elle s’affiche en rouge avec le badge “En retard”.
Passer une commande en quelques secondes
- Appuyez sur le fournisseur dans la card.
- Sélectionnez Passer la commande (ou Reprendre le brouillon s’il en existe un).
- Vous arrivez directement sur le bon de commande (ou le brouillon existant).
Reporter une commande sans la perdre de vue
Si vous ne pouvez pas passer la commande aujourd’hui :
- Appuyez sur le fournisseur.
- Sélectionnez Reporter la commande.
- Choisissez Prochain jour de commande (calculé automatiquement) ou Choisir une date manuellement.
Le fournisseur disparaît de la card du jour et réapparaît à la date choisie. Une fois ce jour arrivé, il reste affiché tant que la commande n’est pas passée : un report oublié ne passe plus à la trappe. Le report est également reflété dans Google Calendar : l’occurrence du jour est supprimée et un rappel est créé sur la nouvelle date.
Sauter une commande
Si vous ne commanderez pas du tout ce fournisseur aujourd’hui (stock suffisant, pas besoin cette semaine), choisissez Pas de commande cette fois. Le fournisseur revient tout seul à son prochain jour de commande normal, et aucune relance n’est envoyée avant cette date.
Construire une routine anti-rupture
La technologie ne remplace pas une organisation rigoureuse. Voici une routine simple à mettre en place :
| Moment | Action |
|---|---|
| Ouverture | Lire le récapitulatif des stocks bas et vérifier la card “Commandes à passer” |
| Milieu de service | Consulter la page Alertes pour les plats hors stock côté caisse |
| Fin de service / veille de livraison | Valider ou finaliser les bons de commande en brouillon |
| Hebdomadaire | Faire un inventaire physique pour recaler les écarts de stock calculé |
En combinant des stocks tampons bien calibrés en jours, le récapitulatif quotidien des stocks bas et un suivi de la card “Commandes à passer”, vous réduisez fortement le risque de vous retrouver en rupture en plein coup de feu.