Pourquoi les ruptures de stock coûtent cher à votre restaurant
Une rupture de stock en plein service, c’est un plat rayé du menu à la dernière minute, un client déçu et, souvent, une marge grignotée par un achat en urgence chez le premier grossiste disponible. La bonne nouvelle : la plupart des ruptures sont prévisibles, à condition de surveiller les bons indicateurs et d’organiser ses commandes fournisseurs avant d’être dos au mur.
Ce guide vous explique comment mettre en place une routine de suivi des stocks, configurer des alertes utiles et ne plus manquer une commande fournisseur.
Comprendre comment votre stock évolue
Avant de paramétrer quoi que ce soit, il est utile de savoir ce qui fait bouger vos niveaux de stock dans Laopan.
Le stock de chaque ingrédient est mis à jour automatiquement dans trois situations :
- Réception d’un bon de livraison — la quantité acceptée est ajoutée au stock existant.
- Ventes Zelty — les ventes de la veille déduisent les ingrédients consommés, selon les quantités renseignées dans vos fiches recettes.
- Inventaire manuel — le stock théorique est recalé sur votre comptage physique réel.
Point d’attention : la déduction automatique via les ventes Zelty n’est fiable que si vos fiches recettes sont complètes et à jour. Un ingrédient manquant ou une quantité incorrecte dans une recette entraînera un écart progressif entre le stock affiché et la réalité. Un inventaire régulier reste indispensable pour corriger ces dérives.
Consulter l’état de vos stocks en temps réel
La page Stocks du module éponyme dans Laopan vous donne une vue instantanée de tous vos ingrédients. Pour chacun, vous voyez :
- La quantité actuelle dans l’unité configurée (kg, L, pièce, botte…)
- Un statut coloré :
- OK — au-dessus du seuil tampon
- Bas — en dessous du seuil tampon (surlignage orange)
- Rupture — stock nul ou négatif (surlignage rouge)
- La date et la source de la dernière mise à jour (BL, inventaire, ventes)
Filtrer pour aller à l’essentiel
En début de journée, utilisez le filtre Bas en haut de la page pour n’afficher que les ingrédients qui nécessitent une attention immédiate. Cela évite de parcourir une liste de cent ingrédients pour trouver les trois qui posent problème.
Configurer les alertes de rupture : le stock tampon
Le stock tampon est le niveau minimum en dessous duquel Laopan considère qu’un ingrédient est “bas”. C’est votre filet de sécurité : quand il est franchi, vous avez encore du stock, mais plus pour longtemps.
Comment le paramétrer
- Ouvrez le module Ingrédients.
- Sélectionnez l’ingrédient à configurer.
- Renseignez le champ Stock tampon avec la quantité minimale souhaitée (dans l’unité de stock de l’ingrédient).
- Enregistrez.
Quelle valeur choisir ?
La règle pratique : fixez le tampon à l’équivalent de 2 à 3 jours de consommation. Ce délai vous laisse le temps de passer commande et de recevoir la livraison avant d’être réellement en rupture.
Si un ingrédient passe fréquemment en “Bas” alors qu’il vous reste du stock confortable en réalité, c’est que votre tampon est trop élevé. Ajustez-le à la baisse en vous basant sur votre consommation hebdomadaire réelle.
Recevoir les alertes par email
Quand un ingrédient franchit son seuil tampon, Laopan envoie une alerte email aux destinataires que vous avez configurés. Pour les ajouter ou les modifier :
- Allez dans Paramètres → section Alertes.
- Ajoutez les adresses email concernées (chef de cuisine, responsable des achats, gérant…).
- Enregistrez.
Suivre les plats en rupture côté caisse
Laopan intègre également un suivi des ruptures déclarées dans votre caisse Zelty. La page Alertes (accessible depuis le menu) affiche :
- Les plats hors stock : plats entiers indisponibles à la vente.
- Les options hors stock : déclinaisons ou modificateurs indisponibles (ex. “sauce extra”, “grande taille”).
Pour chaque entrée, vous voyez le nom du plat ou de l’option, ainsi que la date et l’heure de passage en rupture. Cette liste se met à jour automatiquement toutes les 2 minutes.
Un historique sur 30 jours est disponible sous la liste des ruptures actuelles : il recense tous les changements de disponibilité (mise en rupture et remise en stock) avec l’horodatage précis. Utile pour identifier les plats qui tombent régulièrement en rupture à la même heure de service.
Important : cette vue est en lecture seule dans Laopan. Pour remettre un plat en stock, effectuez l’action directement depuis la caisse Zelty ou son back-office. Laopan se synchronisera dans les 2 minutes suivantes.
Bon réflexe : vérifier la page Alertes en début et en milieu de service permet d’anticiper les demandes clients et de coordonner avec la cuisine sans avoir à interroger la caisse à la main.
Ne plus manquer une commande fournisseur
Surveiller ses stocks, c’est bien. Passer les commandes au bon moment, c’est mieux. Laopan affiche sur la page d’accueil une card “Commandes à passer” qui liste tous les fournisseurs pour lesquels une commande doit être envoyée aujourd’hui, selon leur planning configuré.
Ce que vous voyez dans la card
- Les fournisseurs dont c’est le jour de commande et pour lesquels aucune commande n’a encore été envoyée dans le cycle en cours.
- Si un brouillon de commande existe déjà, le fournisseur apparaît avec le badge “À finaliser” plutôt que “À passer”.
- Si l’heure limite de commande d’un fournisseur est dépassée, elle s’affiche en rouge avec le badge “En retard”.
Passer une commande en quelques secondes
- Appuyez sur le fournisseur dans la card.
- Sélectionnez Passer la commande.
- Vous arrivez directement sur le bon de commande (ou le brouillon existant).
Reporter une commande sans la perdre de vue
Si vous ne pouvez pas passer la commande aujourd’hui :
- Appuyez sur le fournisseur.
- Sélectionnez Reporter la commande.
- Choisissez Prochain jour de commande (calculé automatiquement) ou Choisir une date manuellement.
Le fournisseur disparaît de la card du jour et réapparaît à la date choisie. Le report est également reflété dans Google Calendar : l’occurrence du jour est supprimée et un rappel est créé sur la nouvelle date.
Construire une routine anti-rupture
La technologie ne remplace pas une organisation rigoureuse. Voici une routine simple à mettre en place :
| Moment | Action |
|---|---|
| Ouverture | Filtrer la page Stocks sur “Bas” + vérifier la card “Commandes à passer” |
| Milieu de service | Consulter la page Alertes pour les plats hors stock Zelty |
| Fin de service / veille de livraison | Valider ou finaliser les bons de commande en brouillon |
| Hebdomadaire | Faire un inventaire physique pour recaler les écarts de stock calculé |
En combinant des seuils tampon bien calibrés, des alertes email ciblées et un suivi quotidien de la card “Commandes à passer”, vous réduisez fortement le risque de vous retrouver en rupture en plein coup de feu.