Pourquoi soigner chaque étape de votre cycle commande-livraison-facture
Entre la commande passée au fournisseur et la facture validée en comptabilité, il se passe beaucoup de choses : livraison incomplète, prix qui dérape, emballages consignés à suivre. Chaque écart non traité se transforme en perte sèche ou en litige chronophage. Ce guide vous accompagne étape par étape pour sécuriser ce cycle, de la création de la commande jusqu’au rapprochement de la facture.
Étape 1 — Créer une commande fournisseur sans sur-stocker
Laisser Laopan calculer les quantités
Avant de passer commande, la tentation est de commander “au feeling” ou de dupliquer la commande précédente. Le problème : vous sur-stockez certains produits et vous manquez d’autres.
Dans le module Commandes, appuyez sur + Nouvelle commande, sélectionnez votre fournisseur, et consultez les quantités recommandées affichées automatiquement pour chaque produit. Ces quantités sont calculées selon votre stock actuel et votre historique de ventes, avec une couverture de 5 jours par défaut. Vous pouvez ajuster ce nombre de jours via le sélecteur en haut de page — les recommandations se recalculent instantanément.
Conseil métier : adaptez la couverture à la fréquence de livraison de chaque fournisseur. Un fournisseur qui livre deux fois par semaine n’exige pas la même couverture qu’un grossiste qui livre une fois.
Vérifier le franco minimum avant de valider
Chaque fournisseur impose souvent un montant minimum de commande pour la livraison gratuite. Laopan affiche le franco minimum en bas de page et bloque l’envoi si votre total HT n’atteint pas ce seuil. Ajoutez des produits ou augmentez les quantités jusqu’à l’atteindre.
Ne pas perdre votre saisie en cours
Si vous êtes interrompu en pleine saisie (coup de feu, coup de téléphone), pas de panique : la commande est sauvegardée automatiquement et retrouvable dans la liste avec le statut Brouillon.
Étape 2 — Réceptionner la livraison sans erreur
Choisir entre saisie manuelle et scan IA
Quand le livreur arrive, ouvrez la commande en statut En attente de livraison et appuyez sur Réceptionner. Deux modes s’offrent à vous :
- Saisie manuelle : renseignez les quantités reçues ligne par ligne dans la colonne Quantité acceptée. Fiable, mais plus lent.
- Scan IA : cadrez le bon de livraison (BL) ou la facture dans le cadre orange. L’application redresse automatiquement la perspective et applique un filtre noir et blanc pour améliorer la lisibilité. L’IA extrait ensuite les quantités et pré-remplit les champs.
Attention : l’IA lit toujours les quantités depuis le document physique reçu, jamais depuis votre bon de commande initial. Vérifiez les valeurs extraites avant de valider — une erreur de lecture peut fausser votre stock.
Astuce scan : si les bords du document ne sont pas détectés, posez-le sur un fond mat sombre (set de table, serviette, planche à découper) plutôt que sur l’inox ou une surface brillante.
Contrôler l’écran Commandé → Reçu
Après le scan ou la saisie, vous arrivez sur l’écran de contrôle. Chaque ligne produit affiche un chip de statut coloré : ✓ OK, Manquant, Quantité, Cassé, Substitué… Appuyez dessus pour corriger le statut si nécessaire.
C’est ici que vous signalez les écarts : une bouteille cassée, une quantité inférieure à ce qui était annoncé, un produit substitué sans accord préalable. Ces informations alimenteront directement la gestion des avoirs et des reliquats.
Étape 3 — Gérer les reliquats quand la livraison est incomplète
Ce qui se passe automatiquement
Si vous validez une réception avec des produits dont la quantité acceptée est inférieure à la quantité commandée (et sans avoir associé), Laopan génère automatiquement un reliquat :
- La commande initiale passe au statut Livraison partielle.
- Un nouveau bon de commande complémentaire est créé avec uniquement les produits manquants et les quantités restantes.
Vous n’avez rien à saisir manuellement : le suivi est immédiat.
Suivre vos reliquats actifs
Rendez-vous dans le module Commandes, onglet Reliquats. Un badge indique le nombre de reliquats encore actifs. Vous pouvez filtrer par statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Le produit manquant n’a pas encore été relivré |
| Partiel | Une partie du reliquat a été relivrée, il reste un complément |
| Reçu | Le reliquat a été entièrement relivré |
| Annulé | Le reliquat est clôturé, le produit est à recommander |
Chaque carte affiche le produit, le fournisseur, la quantité restante, la commande d’origine et l’ancienneté. Au-delà de 3 jours, l’ancienneté passe en rouge : c’est le signal pour relancer votre fournisseur.
Deux actions pour solder un reliquat
→ Marquer « Reçu » : quand le fournisseur relivre le produit manquant, appuyez sur Reçu, saisissez la quantité relivrée et confirmez. Le stock est automatiquement incrémenté. Si la relivraison est encore partielle, le reliquat conserve le reste à recevoir.
→ Marquer « Annulé » : si le produit ne sera pas relivré (rupture définitive, changement de gamme), clôturez le reliquat et prévoyez de le recommander ailleurs.
Conseil métier : un reliquat non suivi, c’est un produit que vous croyez avoir en stock alors qu’il n’est pas arrivé. Consultez l’onglet Reliquats chaque matin avant de préparer votre mise en place.
Étape 4 — Rapprocher les factures et traiter les écarts
Avec le connecteur PennyLane (automatique)
Si le connecteur PennyLane est activé, Laopan importe automatiquement vos factures fournisseurs depuis votre comptabilité et les rapproche de vos bons de commande par fournisseur et par date. Chaque facture reçoit l’un des trois statuts suivants :
| Statut | Signification | Action |
|---|---|---|
| Rapprochée | BC trouvé, montants cohérents | Aucune action requise |
| En attente | Aucun BC ne correspond | Vérifier s’il s’agit d’un achat hors commande |
| Écart détecté | BC trouvé mais montants différents | Traiter l’écart |
Accédez au rapprochement via Commandes → onglet Factures / Rapprochement.
Sans connecteur PennyLane (saisie manuelle)
Si PennyLane n’est pas activé, saisissez vos factures manuellement : cliquez sur Ajouter une facture, renseignez le fournisseur, le montant HT, la TVA et la date, puis associez-la à un bon de commande existant si disponible.
Pour un achat de dépannage effectué sans bon de commande, la facture apparaît en statut En attente. Ouvrez-la et cliquez sur Valider sans BC pour la solder manuellement — pensez à renseigner le champ commentaire pour garder une trace.
Traiter un écart détecté
Quand un signal orange apparaît, appuyez sur la ligne pour voir la comparaison ligne par ligne entre le bon de commande et la facture, avec le montant de l’écart par produit. Deux choix s’offrent à vous :
- Valider l’écart : l’écart est accepté (variation de prix connue, remise accordée, franco atteint).
- Créer un avoir : générez un avoir pour réclamer la différence au fournisseur si vous avez été surfacturé.
À noter : la création d’avoir automatique directement depuis un écart facture est prévue dans une prochaine version de Laopan.
Étape 5 — Ne pas oublier les consignes fournisseurs
Les emballages consignés (bacs, palettes, fûts, caisses) représentent souvent des montants significatifs immobilisés chez vous. Laopan suit leur stock, leurs retours et leurs remboursements pour éviter les pertes et les écarts de facturation.
Depuis l’onglet Consignes dans le module Commandes :
- Stock en cours : visualisez les consignes en votre possession par fournisseur, avec la quantité et le montant engagé.
- Retour : enregistrez un retour en sélectionnant le fournisseur, la date et les quantités rendues. Le stock est décrémenté automatiquement.
- Propositions : si le scan de BL détecte des consignes dans une facture, elles apparaissent ici pour validation ou rejet.
Si PennyLane est actif, la bascule vers le statut Remboursée est automatique à la réception de l’avoir fournisseur. Sans PennyLane, le bouton Marquer remboursé est disponible pour une validation manuelle.
Récapitulatif : les bons réflexes à adopter
| Moment | Action clé |
|---|---|
| Avant la commande | Vérifier les quantités recommandées et le franco minimum |
| À la livraison | Scanner le BL, contrôler chaque ligne, signaler les écarts |
| Après la livraison | Consulter les reliquats générés automatiquement |
| Chaque semaine | Traiter les factures en écart dans l’onglet Rapprochement |
| Régulièrement | Vérifier le stock de consignes et enregistrer les retours |
Un cycle commande-livraison-facture bien maîtrisé, c’est moins de pertes, moins de litiges avec vos fournisseurs et une comptabilité plus propre. Chaque étape traitée dans les temps évite qu’un petit écart ne devienne un problème difficile à démêler plusieurs semaines plus tard.