Pourquoi le rapprochement de factures et le suivi TVA font (ou défont) votre comptabilité
Entre les livraisons quotidiennes, les écarts de prix fournisseurs et les différents taux de TVA applicables en restauration, la comptabilité d’un restaurant accumule rapidement des zones d’ombre. Une facture non contrôlée, un taux mal appliqué sur la vente à emporter, et c’est votre déclaration qui part faussée.
Ce guide vous explique comment organiser le rapprochement de vos factures fournisseurs et piloter votre TVA au quotidien — avec ou sans automatisation.
Comprendre le rapprochement de factures fournisseurs
Ce que signifie “rapprocher” une facture
Rapprocher une facture, c’est vérifier que ce que vous avez commandé (le bon de commande, ou BC) correspond bien à ce que le fournisseur vous facture : mêmes produits, mêmes quantités, mêmes prix. Sans cette vérification, vous payez des montants que vous n’avez pas validés.
En pratique, dans un restaurant qui passe 20 à 30 commandes fournisseurs par semaine, faire ce contrôle manuellement est chronophage et source d’erreurs. L’automatisation devient vite indispensable.
Les quatre statuts à connaître
Quand le connecteur PennyLane est activé, Laopan importe les factures fournisseurs et affiche l’un de ces statuts :
| Statut | Ce que ça veut dire | Action requise |
|---|---|---|
| Rapprochée | Facture reliée à une réception de commande | Aucune |
| Non rapprochée | Aucune réception associée pour l’instant | Choisir la réception à la main |
| Écart | Facture reliée à une commande, montant différent | Analyser et décider |
| Dépannage | Achat hors commande | Information, rien à valider |
L’objectif : traiter rapidement les factures « Non rapprochées » et les « Écarts » avant la clôture comptable du mois.
Mettre en place le rapprochement automatique avec PennyLane
Comment ça fonctionne
Lorsque le connecteur PennyLane est activé pour votre restaurant, voici ce qui se passe :
- La facture est enregistrée dans PennyLane ; Laopan la synchronise chaque jour.
- Laopan cherche la réception de commande correspondante et, s’il la trouve, rapproche la facture (badge Auto).
- Sinon la facture reste Non rapprochée.
Pour accéder à ce suivi, ouvrez la page Factures, dans le groupe Comptabilité & documents du menu. Elle affiche un mois à la fois ; en tête, vous voyez le nombre de factures du mois, rapprochées, en écart et en dépannage, ainsi que le coût matière réel face au coût théorique et la TVA des factures du mois.
Rapprocher une facture à la main
Appuyez sur une facture Non rapprochée : la fenêtre Rapprochement liste les Réceptions disponibles du fournisseur (numéro de commande, date, montant HT et écart en % par rapport à la facture). Choisissez la bonne réception pour les relier.
Traiter un écart
Dans l’onglet Écarts, le tableau Détail des écarts compare la facture HT, la commande HT et l’écart en %. Appuyez sur une ligne pour ouvrir le Détail ligne par ligne : quantité, prix et montant du bon de commande face à ceux de la facture, avec un lien Voir le PDF sur PennyLane.
La page ne propose ni bouton de validation d’écart ni création d’avoir. Si le fournisseur vous a surfacturé, traitez-le depuis la réception concernée, dans le module Commandes. Si l’écart vient d’un nouveau tarif, une carte Prix à valider vous propose d’Accepter ou de Rejeter le nouveau prix dans votre catalogue.
Les achats sans bon de commande
Un achat de dépannage (achat comptant, achat de dernière minute sans commande préalable) n’a pas de bon de commande à rapprocher. Il est listé dans l’onglet Dépannage, section Achats hors commande (fournisseur, montant HT, date, description). Il n’y a rien à valider : c’est une information.
Bonne pratique : limitez au maximum les achats sans bon de commande. Chaque achat non tracé en amont est une zone d’ombre dans votre food-cost et dans votre comptabilité.
Pas de PennyLane ? La page Factures n’existe que si le connecteur est activé et les factures n’y sont pas saisies à la main. Sans connecteur, le contrôle se fait hors de Laopan, avec les pièces de votre comptable.
Suivre votre TVA et contrôler votre chiffre d’affaires
Les taux de TVA en restauration : un rappel indispensable
La TVA en restauration n’est pas uniforme. Trois taux coexistent :
- 10 % — restauration sur place
- 5,5 % — vente à emporter (boissons non alcoolisées, produits alimentaires)
- 20 % — boissons alcoolisées
Une erreur de taux sur la vente à emporter ou sur les boissons peut générer un écart significatif sur votre déclaration. Ce point mérite une vérification régulière, pas seulement en fin de trimestre.
L’onglet TVA dans Laopan
Depuis Comptabilité → onglet TVA, vous accédez à un récapitulatif de la TVA collectée par taux sur la période de votre choix. Les montants sont calculés à partir des clôtures de caisse Zelty (importées automatiquement chaque nuit) et, si le connecteur est actif, des journaux PennyLane.
Le bouton Exporter CSV permet d’exporter ce tableau pour le transmettre directement à votre expert-comptable. C’est un gain de temps concret lors de la préparation des déclarations.
Sans connecteur PennyLane : seules les données issues de Zelty s’affichent. Le tableau reste exploitable, mais sans le croisement avec les journaux comptables.
Le piège TVA sur les plateformes de livraison
Si vous travaillez avec Uber Eats, Deliveroo ou d’autres agrégateurs, soyez vigilant : la TVA sur ces commandes est calculée sur le prix TTC affiché sur la plateforme, qui peut différer de votre prix caisse. De plus, le taux applicable dépend du type de contrat signé avec la plateforme (marketplace ou agrégateur).
En cas de doute, ne prenez pas de décision seul : demandez confirmation à votre expert-comptable avant votre déclaration.
L’onglet Contrôle CA : vérifier l’alignement caisse / comptabilité
Avant toute déclaration, il est essentiel de s’assurer que votre chiffre d’affaires enregistré en caisse correspond bien à ce qui est comptabilisé. C’est l’objet de l’onglet Contrôle CA :
- Allez dans Comptabilité → onglet Contrôle CA.
- Choisissez la période (semaine, mois ou plage libre).
- Consultez le tableau : colonne Zelty vs colonne PennyLane, avec l’écart calculé automatiquement.
- Écart nul : caisse et comptabilité sont alignées. Vous pouvez déclarer sereinement.
- Écart positif ou négatif : il faut investiguer avant la déclaration. Vérifiez d’abord que la caisse Zelty a bien été fermée chaque soir — une caisse non clôturée avant minuit génère un Z manquant qui ne remonte pas dans Laopan.
Check-list mensuelle pour une comptabilité restaurant sans surprise
Voici une routine simple à adopter en fin de mois, avant de transmettre vos données à votre comptable :
- Vérifier les factures « Non rapprochées » : relier chacune à sa réception.
- Traiter les écarts : comparer ligne par ligne, puis régulariser avec le fournisseur (avoir depuis la réception) ou accepter le nouveau prix.
- Contrôler l’onglet Contrôle CA : s’assurer que Zelty et PennyLane sont alignés sur le mois.
- Vérifier l’onglet TVA : contrôler les montants par taux et repérer toute anomalie.
- Exporter le CSV TVA et le transmettre à votre expert-comptable.
- Vérifier les achats hors commande : consulter l’onglet Dépannage et s’assurer que chacun est justifié.
Ce qu’il faut retenir
Le rapprochement de factures fournisseurs et le suivi TVA ne sont pas des tâches réservées à votre comptable. Ce sont des contrôles opérationnels que vous pouvez — et devriez — faire chaque semaine pour éviter les mauvaises surprises. L’automatisation réduit le temps passé, mais elle ne remplace pas le regard du gestionnaire sur les écarts.
Votre expert-comptable intervient ensuite sur une base déjà propre, ce qui réduit les allers-retours et les honoraires liés aux corrections.