Pourquoi le rapprochement de factures et le suivi TVA font (ou défont) votre comptabilité
Entre les livraisons quotidiennes, les écarts de prix fournisseurs et les différents taux de TVA applicables en restauration, la comptabilité d’un restaurant accumule rapidement des zones d’ombre. Une facture non contrôlée, un taux mal appliqué sur la vente à emporter, et c’est votre déclaration qui part faussée.
Ce guide vous explique comment organiser le rapprochement de vos factures fournisseurs et piloter votre TVA au quotidien — avec ou sans automatisation.
Comprendre le rapprochement de factures fournisseurs
Ce que signifie “rapprocher” une facture
Rapprocher une facture, c’est vérifier que ce que vous avez commandé (le bon de commande, ou BC) correspond bien à ce que le fournisseur vous facture : mêmes produits, mêmes quantités, mêmes prix. Sans cette vérification, vous payez des montants que vous n’avez pas validés.
En pratique, dans un restaurant qui passe 20 à 30 commandes fournisseurs par semaine, faire ce contrôle manuellement est chronophage et source d’erreurs. L’automatisation devient vite indispensable.
Les trois statuts à connaître
Quand le connecteur PennyLane est activé, Laopan importe automatiquement les factures fournisseurs et leur assigne l’un de ces trois statuts :
| Statut | Ce que ça veut dire | Action requise |
|---|---|---|
| Rapprochée | Facture associée à un BC, montants cohérents | Aucune |
| En attente | Aucun BC correspondant trouvé | Vérifier ou valider manuellement |
| Écart détecté | BC trouvé mais montant différent | Analyser et décider |
L’objectif : traiter rapidement les statuts “En attente” et “Écart détecté” avant la clôture comptable du mois.
Mettre en place le rapprochement automatique avec PennyLane
Comment ça fonctionne
Lorsque le connecteur PennyLane est activé dans vos paramètres, voici ce qui se passe automatiquement :
- PennyLane reçoit une facture fournisseur (saisie manuelle dans PennyLane ou synchronisation bancaire).
- Laopan récupère cette facture et cherche le bon de commande correspondant — par fournisseur et par date.
- Un statut de rapprochement est calculé et affiché.
Pour accéder à ce suivi, rendez-vous dans le menu Commandes, puis l’onglet Factures / Rapprochement.
Traiter un écart détecté
Quand une ligne apparaît avec un signal orange (écart détecté), cliquez dessus pour voir :
- La comparaison ligne par ligne entre le bon de commande et la facture reçue
- Le montant de l’écart par produit
Deux options s’offrent à vous :
- Valider l’écart : vous acceptez la différence (variation de prix connue, franco de port, remise accordée). L’écart est soldé.
- Créer un avoir : vous contestez la surfacturation et générez un avoir à réclamer au fournisseur.
À noter : la création d’avoir automatique directement depuis un écart facture est annoncée pour une prochaine version de Laopan. En attendant, la création reste manuelle depuis la fiche facture.
Gérer les factures sans connecteur PennyLane
Si vous n’avez pas encore activé PennyLane, vous pouvez tout de même centraliser vos factures dans Laopan.
Saisie manuelle d’une facture
- Allez dans Comptabilité → onglet Factures fournisseurs.
- Cliquez sur Ajouter une facture.
- Renseignez : fournisseur, montant HT, TVA, date.
- Associez-la à un bon de commande existant si disponible.
Cas particulier : les achats sans bon de commande
Un achat de dépannage (achat comptant, achat de dernière minute sans commande préalable) apparaîtra toujours en statut En attente, puisqu’il n’existe pas de BC à rapprocher. Pour le solder :
- Ouvrez la facture concernée.
- Cliquez sur Valider sans BC.
- Indiquez la raison dans le champ commentaire — cela laisse une trace pour votre comptable.
Bonne pratique : limitez au maximum les achats sans BC. Chaque achat non tracé en amont est une zone d’ombre dans votre food-cost et dans votre comptabilité.
Signaler un écart à un fournisseur
Depuis la fiche facture, l’option Signaler un écart génère un email récapitulatif prêt à envoyer au fournisseur. C’est plus rapide qu’une relance rédigée à la main, et ça garde une trace écrite de la contestation.
Suivre votre TVA et contrôler votre chiffre d’affaires
Les taux de TVA en restauration : un rappel indispensable
La TVA en restauration n’est pas uniforme. Trois taux coexistent :
- 10 % — restauration sur place
- 5,5 % — vente à emporter (boissons non alcoolisées, produits alimentaires)
- 20 % — boissons alcoolisées
Une erreur de taux sur la vente à emporter ou sur les boissons peut générer un écart significatif sur votre déclaration. Ce point mérite une vérification régulière, pas seulement en fin de trimestre.
L’onglet TVA dans Laopan
Depuis Comptabilité → onglet TVA, vous accédez à un récapitulatif de la TVA collectée par taux sur la période de votre choix. Les montants sont calculés à partir des clôtures de caisse Zelty (importées automatiquement chaque nuit) et, si le connecteur est actif, des journaux PennyLane.
Vous pouvez exporter ce tableau en CSV pour le transmettre directement à votre expert-comptable. C’est un gain de temps concret lors de la préparation des déclarations.
Sans connecteur PennyLane : seules les données issues de Zelty s’affichent. Le tableau reste exploitable, mais sans le croisement avec les journaux comptables.
Le piège TVA sur les plateformes de livraison
Si vous travaillez avec Uber Eats, Deliveroo ou d’autres agrégateurs, soyez vigilant : la TVA sur ces commandes est calculée sur le prix TTC affiché sur la plateforme, qui peut différer de votre prix caisse. De plus, le taux applicable dépend du type de contrat signé avec la plateforme (marketplace ou agrégateur).
En cas de doute, ne prenez pas de décision seul : demandez confirmation à votre expert-comptable avant votre déclaration.
L’onglet Contrôle CA : vérifier l’alignement caisse / comptabilité
Avant toute déclaration, il est essentiel de s’assurer que votre chiffre d’affaires enregistré en caisse correspond bien à ce qui est comptabilisé. C’est l’objet de l’onglet Contrôle CA :
- Allez dans Comptabilité → onglet Contrôle CA.
- Choisissez la période (semaine, mois ou plage libre).
- Consultez le tableau : colonne Zelty vs colonne PennyLane, avec l’écart calculé automatiquement.
- Écart nul : caisse et comptabilité sont alignées. Vous pouvez déclarer sereinement.
- Écart positif ou négatif : il faut investiguer avant la déclaration. Vérifiez d’abord que la caisse Zelty a bien été fermée chaque soir — une caisse non clôturée avant minuit génère un Z manquant qui ne remonte pas dans Laopan.
Check-list mensuelle pour une comptabilité restaurant sans surprise
Voici une routine simple à adopter en fin de mois, avant de transmettre vos données à votre comptable :
- Vérifier les factures “En attente” : valider ou associer à un BC chaque facture non rapprochée.
- Traiter les écarts détectés : valider ou créer un avoir pour chaque ligne en orange.
- Contrôler l’onglet CA : s’assurer que Zelty et PennyLane sont alignés sur le mois.
- Vérifier l’onglet TVA : contrôler les montants par taux et repérer toute anomalie.
- Exporter le CSV TVA et le transmettre à votre expert-comptable.
- Vérifier les achats sans BC : s’assurer que chaque “Valider sans BC” est commenté et justifié.
Ce qu’il faut retenir
Le rapprochement de factures fournisseurs et le suivi TVA ne sont pas des tâches réservées à votre comptable. Ce sont des contrôles opérationnels que vous pouvez — et devriez — faire chaque semaine pour éviter les mauvaises surprises. L’automatisation réduit le temps passé, mais elle ne remplace pas le regard du gestionnaire sur les écarts.
Votre expert-comptable intervient ensuite sur une base déjà propre, ce qui réduit les allers-retours et les honoraires liés aux corrections.