Réservations restaurant : recevoir et suivre les demandes
Pourquoi une demande de réservation doit être traitée vite
Une demande qui reste sans réponse, c’est souvent un client qui réserve ailleurs. À l’inverse, une réservation confirmée sans vérifier la salle, c’est une soirée surbookée et une équipe sous pression. Ce guide montre comment recevoir et suivre vos réservations dans Laopan, et ce qui reste à faire de votre côté.
Recevoir les demandes au même endroit
Beaucoup de restaurants jonglent entre un cahier, des messages éparpillés et des appels. Dans Laopan, les demandes arrivent de deux façons :
- par WhatsApp, via Watson, l’agent de messagerie, qui recueille la demande du client ;
- à la main, avec le bouton « + Nouvelle », par exemple pour une réservation prise au téléphone ou au comptoir.
Le chat du site ne prend pas de réservation : il oriente le visiteur vers un appel ou le formulaire de contact.
Pour y accéder : Communication → Watson · agent de messagerie → Réservations.
Prérequis : l’onglet n’est visible que si le réglage « Prenez-vous des réservations ? » est activé dans les réglages de Watson. Sinon, l’onglet disparaît et Watson informe les clients que vous ne prenez pas de réservations.
Lire une demande et la traiter
Chaque réservation s’affiche sous forme de carte : nom, téléphone, créneau, nombre de personnes et message du client. La liste des réservations actives est triée par date, avec des filtres par statut et par date.
Les boutons disponibles sont :
- Confirmer : la réservation passe au statut confirmé ;
- Honorée : le client est venu ;
- No-show : le client ne s’est pas présenté ;
- Annuler ;
- Modifier ;
- Supprimer.
Deux points à bien avoir en tête :
- Confirmer change seulement le statut. Laopan n’envoie aucun message WhatsApp automatique au client et n’ajoute rien à Google Agenda. Prévenez donc le client vous-même, dans la conversation.
- Il n’y a pas de bouton « refuser » ni de proposition de créneau. Pour décaler une réservation, utilisez Modifier pour changer l’heure, puis prévenez le client dans la conversation.
La capacité reste votre décision
Watson ne vérifie que les jours de fermeture et vos horaires d’ouverture. Il ne connaît pas votre nombre de couverts : c’est à vous de vérifier la disponibilité avant de confirmer. Cette souplesse permet de tenir compte de tables combinables ou d’une terrasse, mais elle demande de la discipline.
Quelques réflexes simples, qui sont des conseils d’organisation et non des fonctions de Laopan :
- fixez un nombre maximum de couverts par service et affichez-le pour l’équipe ;
- relisez la liste des réservations du créneau avant chaque confirmation ;
- en cas de forte demande, proposez une autre heure plutôt que de refuser sèchement.
Suivre les réservations jusqu’au service
La liste filtrée par date vous donne la vue du jour : nombre de couverts attendus, noms, messages particuliers. Pour préparer l’accueil :
- attribuez les tables à l’avance selon le nombre de personnes ;
- transmettez à la cuisine et au service les informations du message (allergie, occasion spéciale, chaise haute) ;
- après le service, marquez chaque réservation Honorée ou No-show, ce qui garde un historique propre.
Limiter les no-shows
Un rappel envoyé la veille ou le matin réduit les absences non signalées. Laopan n’envoie aucun rappel automatique : à faire par vous-même, hors de Laopan, par exemple par téléphone ou par message. Pour les services très demandés ou les grandes tablées, certains restaurateurs demandent aussi un acompte, ou acceptent un léger surbooking en connaissant leur taux d’absence habituel : ce sont des choix de gestion, à adapter à votre établissement.
Réservations, prévisions et planning : ce qui est relié et ce qui ne l’est pas
Laopan ne calcule aucun taux de remplissage et ne relie pas les réservations aux prévisions ni au planning. La ligne « CA attendu » de la grille de planning, que vous pouvez afficher ou masquer avec le bouton $, vient de l’algorithme de prévisions (année précédente, météo, événements) et non des réservations.
Concrètement, pour dimensionner l’équipe un soir où vous avez beaucoup de réservations, regardez à la fois le CA attendu et votre liste de réservations : c’est à vous de croiser les deux.
Fidéliser les clients réguliers
Le programme de fidélité fonctionne côté commandes : un client identifié cumule des points par euro dépensé, automatiquement à la fin de sa commande dans la caisse. Les récompenses sont des produits offerts à partir d’un seuil, que le client échange sur la vitrine. Il ne s’agit pas de points « à chaque visite » en salle, et le client n’est pas prévenu automatiquement lorsqu’il atteint un palier.
Des campagnes de message à vos clients sont en cours de développement et ne sont pas encore disponibles.
Checklist
- Activer « Prenez-vous des réservations ? » dans les réglages de Watson
- Définir un nombre maximum de couverts par service
- Vérifier la liste des réservations du créneau avant de confirmer
- Prévenir le client dans la conversation après Confirmer ou Modifier
- Transmettre les messages des clients à la cuisine et au service
- Marquer chaque réservation Honorée ou No-show après le service
- Prévoir vous-même un rappel la veille
En résumé
Laopan centralise les demandes, les affiche clairement et garde l’historique de chaque réservation. La vérification de la capacité, les messages aux clients et les rappels restent entre vos mains : l’outil vous aide à ne rien oublier, il ne décide pas à votre place.