Pourquoi le pointage manuel coûte cher aux restaurants
Feuilles volantes, notes sur le coin d’une caisse, heures reconstituées de mémoire en fin de mois… Dans un restaurant, chaque erreur de relevé d’heures se traduit soit par une paie incorrecte, soit par un litige avec un salarié, soit par une régularisation chronophage avec le cabinet comptable. Mettre en place un système de pointage fiable n’est pas un luxe réservé aux grandes enseignes : c’est une protection pour vous et pour votre équipe.
Ce guide vous explique, étape par étape, comment installer une tablette pointeuse, surveiller les présences en temps réel et exporter vos variables de paie chaque mois sans erreurs.
Étape 1 — Installer et appairer la tablette de pointage
Choisir la tablette
Pas besoin d’investir dans du matériel spécifique. N’importe quelle tablette disposant de Chrome (Android) ou Safari (iPad) convient. Une fois appairée, Laopan identifie automatiquement le modèle et la version du navigateur — ces informations apparaissent sur la carte de la tablette dans le back-office.
Appairer en 3 minutes
- Dans le back-office, allez dans Paramètres → Tablettes pointeuse et cliquez sur + Ajouter une tablette.
- Notez le code à 10 caractères affiché.
- Sur la tablette, ouvrez Chrome et rendez-vous sur
https://app.laopan.fr/kiosk/pointage/pair. - Saisissez le code — la tablette est appairée et se verrouille sur l’écran de pointage.
Point d’attention : l’appairage est mémorisé dans Chrome sur la tablette. N’effacez pas les données du site et n’utilisez pas la navigation privée, sous peine de perdre la liaison.
Prévisualiser avant de déployer
Chaque carte tablette dispose d’un bouton Aperçu qui ouvre l’écran de pointage en mode lecture seule dans un nouvel onglet. Vous pouvez naviguer dans les menus et sélectionner des employés pour vérifier l’affichage — aucun pointage n’est enregistré (une bannière bleue le rappelle).
Étape 2 — Comprendre le flux de pointage côté équipe
Ce que fait l’employé en arrivant
- Il appuie sur son nom dans la liste des shifts affichée sur la tablette (URL :
https://app.phood.fr/kiosk/pointage). - Il confirme l’action proposée : Entrer, Pause, Reprendre ou Sortir.
- Il signe sur l’écran tactile avec le doigt.
- Selon la configuration, une photo est prise automatiquement.
L’heure d’arrivée est enregistrée immédiatement. En fin de service, la même procédure déclenche l’affichage d’un récapitulatif : heure d’arrivée, heure de départ, durée totale, badge À l’heure / En avance / Heures sup.
La signature manuscrite est l’identifiant légal du pointage. Elle fait foi en cas de litige.
Gérer les pointages hors planning
Si un remplaçant ou un extra pointe sans shift planifié, un clavier virtuel AZERTY s’affiche pour saisir le motif (ex. : « remplacement de Léa »). Ces pointages apparaissent ensuite dans le back-office avec le badge Non planifié.
Configurer la photo de contrôle
Trois modes sont disponibles dans Paramètres → Personnalisation pointeuse :
| Mode | Comportement |
|---|---|
disabled | Aucune photo |
aléatoire | Photo sur 1 pointage sur N |
renforcé | Photo à chaque pointage |
Si la caméra est indisponible ou que le délai est dépassé, le pointage est quand même enregistré sans photo — ce n’est jamais bloquant.
Étape 3 — Surveiller les présences en temps réel
La page Équipe & RH → Pointeuse live (accessible aux profils Manager et Admin) vous donne une vue instantanée sans avoir à aller en salle.
Ce que vous voyez d’un coup d’œil
- Badge tablette (en haut à droite) : indique si la tablette est en ligne (dernière activité < 2 min) ou hors ligne.
- Quatre compteurs : Présents, En pause, En retard, Pointages du jour.
- Liste des shifts du jour triés par urgence, avec les statuts suivants :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En retard | Shift démarré il y a plus de 15 min, pas de pointage |
| À pointer | Shift dans moins de 30 min, pas encore pointé |
| En cours | Employé en service |
| En pause | Pause en cours |
| Sorti | Pointage de sortie enregistré |
| Non planifié | Présence sans shift prévu |
Cette vue vous permet d’intervenir rapidement : rappeler un retardataire, vérifier qu’un extra a bien pointé, ou détecter une tablette déconnectée avant le coup de feu.
Étape 4 — Contrôler les feuilles d’heures avant la paie
La page RH → Feuilles d’heures centralise toutes les données du mois. Elle comporte 5 onglets à traiter dans l’ordre avant tout export.
Onglet Rapport
Tableau synthétique par employé : heures planifiées, heures pointées, écart, heures supplémentaires, jours travaillés. Cliquez sur une ligne pour déployer le détail jour par jour.
Onglet Pointages
Vue détaillée des entrées et sorties par employé et par jour. Repérez les oublis de pointage ou les pauses non enregistrées. Depuis la Grille semaine, cliquer sur un shift ayant des pointages ouvre le panneau Valider le shift : vous y retrouvez chaque action (IN, pause, reprise, OUT) avec son heure réelle et un bouton Signature pour consulter la preuve capturée.
Onglet Manquants
Liste les employés dont les heures pointées sont inférieures à leur contrat. Traitez cet onglet avant l’export : régularisez ou ajoutez un justificatif d’absence pour chaque ligne.
Onglet Anomalies
Alertes de conformité HCR :
- Repos quotidien inférieur à 11 h
- Dépassement du contingent d’heures supplémentaires
- Paniers repas non comptabilisés
Ces alertes sont indicatives. Le calcul respecte la Convention Collective HCR 1979 — consultez votre responsable RH pour arbitrer les cas limites.
Le bouton Lissage inter-semaines
Ce toggle permet de compenser les heures entre semaines d’un même mois. Pratique en restauration, mais un banner d’avertissement s’affiche : le lissage ne respecte pas le calcul légal des heures supplémentaires (Code du travail L3121-28, HS calculées semaine par semaine). N’activez cette option qu’après validation avec votre cabinet comptable.
Étape 5 — Configurer et lancer l’export de paie
Paramétrer le logiciel de paie une seule fois
Allez dans Paramètres → Équipe & RH → Paie & export et sélectionnez votre logiciel. Le format du CSV s’adapte automatiquement :
| Logiciel | Identifiant | Colonnes principales |
|---|---|---|
| PayFit | payfit id | HS 10 %/20 %/25 %/50 %, paniers, avantages nature, absences CP |
| Silae | matricule | HS 25 %/50 %, paniers, avantages nature, absences |
| Sage Paie | matricule | Colonnes universelles |
| Cegid Paie | matricule | Colonnes universelles |
| Export générique | matricule | Toutes les colonnes — compatible tableur ou tout logiciel |
Laisser ce champ vide désactive le bouton d’export dans l’onglet Export & Clôture.
Renseigner les matricules
- PayFit : le champ Matricule paie est automatiquement prérempli depuis le PayFit ID pour les tenants existants.
- Autres logiciels : renseignez le matricule dans fiche employé → Identifiants externes pour chaque salarié.
Valider toutes les feuilles avant d’exporter
L’export est disponible uniquement quand toutes les feuilles du mois sont validées. Dans RH → Feuilles d’heures, sélectionnez le mois et cliquez ✓ Valider tout si des feuilles sont encore en brouillon.
Lancer l’export
- Allez dans RH → Feuilles d’heures → onglet Export & Clôture.
- Lancez l’export — Laopan génère le fichier CSV et l’envoie par email à l’administrateur du restaurant.
Un verrou de période s’active automatiquement après l’export : aucune modification rétroactive n’est possible. C’est ce verrou qui garantit la cohérence entre ce que vous avez validé et ce que votre gestionnaire de paie reçoit.
Les bonnes pratiques pour éviter les erreurs récurrentes
Désignez un référent pointage. Un manager ou un chef de rang responsable de vérifier l’onglet Manquants chaque semaine — et pas seulement en fin de mois — réduit considérablement les régularisations de dernière minute.
Positionnez la tablette à un endroit stratégique. L’entrée des vestiaires ou la zone de prise de poste, pas en salle. L’objectif est que pointer soit le premier et le dernier geste de chaque service.
Vérifiez la connexion de la tablette avant chaque service. Le badge en ligne / hors ligne de la Pointeuse live vous le confirme en deux secondes depuis n’importe quel appareil.
Traitez les anomalies le plus tôt possible. Plus vous attendez pour corriger un oubli de pointage, moins vous vous souvenez des circonstances réelles. Une vérification hebdomadaire de l’onglet Anomalies vaut mieux qu’une reconstitution en fin de mois.
Ne clôturez pas le mois à la va-vite. Le verrou de période est définitif. Prenez le temps de parcourir les 5 onglets des feuilles d’heures avant de valider : c’est dix minutes qui vous évitent un avoir de paie ou un redressement URSSAF.