Pourquoi la gestion RH est un point de friction récurrent en restauration
Entre les plannings qui changent au dernier moment, les pointages oubliés et les variables de paie à transmettre au bon format avant la clôture, la gestion des heures mobilise un temps considérable — souvent au détriment du terrain. Une erreur de compteur, un export incomplet ou une absence non tracée peuvent générer des contentieux, des régularisations coûteuses ou simplement de la méfiance dans l’équipe.
Ce guide décrit une méthode de bout en bout : de la saisie des pointages jusqu’à l’export vers votre logiciel de paie, en passant par la lecture du compteur d’heures et la vérification des anomalies.
Étape 1 — Paramétrer les règles de pointage avant tout
Avant de parler d’export ou de clôture, les règles de base doivent être posées une seule fois.
Tolérance à l’arrivée et au départ
Dans Paramètres › Personnalisation pointeuse, rubrique Heures & paie, vous définissez une tolérance en minutes (de 0 à 20) pour l’arrivée et le départ, et la base de calcul de chacun : Planifié (par défaut) ou Réel pointé.
- En mode Planifié, l’heure du planning fait foi et les heures payées restent celles du shift ; la tolérance d’arrivée ne sert alors que de seuil à l’alerte e-mail « retard », et la tolérance de départ n’a aucun effet.
- En mode Réel pointé, l’heure pointée fait foi selon la règle ci-dessous : un retard ou une avance inférieur à la tolérance est pardonné.
Le tableau ne vaut donc qu’en mode Réel pointé :
| Situation | Heure retenue (mode Réel pointé) |
|---|---|
| Arrivée en avance | Heure planifiée retenue (l’avance n’est pas payée) |
| Retard ≤ tolérance | Heure planifiée (grâce accordée) |
| Retard > tolérance | Heure émargée (le retard est décompté) |
| Départ après planifié | Heure planifiée (pas d’HS automatiques) |
| Avance ≤ tolérance | Heure planifiée (grâce accordée) |
| Avance > tolérance | Heure émargée (l’avance est décomptée) |
La fenêtre payée ne dépasse jamais le planifié sans validation explicite du manager.
Arrondi aux 5 minutes
Si vous activez l’arrondi, les heures émargées sont arrondies au multiple de 5 minutes le plus proche avant l’application des règles ci-dessus. L’horodatage brut enregistré reste intact : il conserve sa valeur légale en cas de contrôle.
Conseil métier : fixez ces paramètres en début de mois ou à l’ouverture de l’établissement, et ne les modifiez pas en cours de période — cela évite des incohérences dans le rapport mensuel.
Étape 2 — Suivre les heures en cours de mois avec le compteur
Accéder au compteur
- Ouvrir le menu RH
- Appuyer sur Compteur heures
- Le tableau s’ouvre positionné sur le mois en cours (colonne soulignée en bleu)
Lire les colonnes
Chaque ligne employé affiche :
- Heures planifiées — total des shifts publiés
- Heures pointées — total des pointages validés
- Solde net — heures réalisées et créditées moins le contrat du mois (contrat hebdomadaire × 52 / 12)
- Solde cumulé — cumul depuis le début du compteur (visible dans l’infobulle au survol)
- CP — jours de congés payés restants (PayFit ou saisie manuelle)
- €/h — coût horaire chargé estimé
Le solde net est calculé sur une base mensuelle lissée, distincte du calcul légal hebdomadaire : heures réalisées et créditées − contrat hebdomadaire × 52 / 12. Ce n’est pas un calcul semaine par semaine.
Cas particulier : les alternants
Pour les employés en alternance, les jours d’école comptent automatiquement comme des jours travaillés dans le compteur. Vous n’avez pas à les saisir manuellement.
Bonnes pratiques en cours de mois
- Consultez le compteur une à deux fois par semaine pour détecter les écarts avant qu’ils s’accumulent.
- Un solde négatif récurrent sur un même employé peut signaler des oublis de pointage ou un sous-effectif chronique sur ses shifts.
- Un solde positif important peut indiquer des heures supplémentaires non anticipées à traiter avant la clôture.
Étape 3 — Générer et vérifier le rapport mensuel
Les 5 onglets de la page Feuilles d’heures
La page RH → Feuilles d’heures est le point central de la clôture mensuelle. Le sélecteur en haut (format AAAA-MM) définit la période analysée.
Onglet Rapport Tableau synthétique par employé : heures planifiées, heures pointées, écart, heures supplémentaires, jours travaillés. Cliquez sur une ligne pour déployer le détail jour par jour.
Onglet Pointages Vue détaillée des entrées et sorties par employé et par jour. Utilisez-le pour repérer les oublis de pointage ou les pauses non enregistrées.
Onglet Manquants Compare les heures pointées au contrat et liste les employés en dessous. À traiter impérativement avant l’export : régularisez ou joignez un justificatif d’absence pour chaque ligne.
Onglet Anomalies Alertes de conformité (droit du travail et convention collective) :
- Repos quotidien inférieur à 11h
- Dépassement du contingent d’heures supplémentaires
- Paniers repas non comptabilisés
Ces alertes sont indicatives. Le calcul suit la convention collective configurée pour l’établissement (Paramètres → Convention collective), par exemple HCR — consultez votre responsable RH pour arbitrer les cas limites.
Onglet Export & Clôture Valide les données employé par employé, déclenche l’export vers votre logiciel de paie et porte le bouton 🔒 Verrouiller la période. Attention : l’export ne verrouille rien, le verrou est un geste manuel distinct (voir étape 5).
La question du lissage inter-semaines
Le bouton Lissage inter-semaines permet de compenser les heures entre les semaines d’un même mois. L’interrupteur est libellé Lissage (infobulle « Activer le lissage inter-semaines »). Il s’agit d’une simulation : un bandeau précise qu’elle ne crée pas juridiquement un accord de modulation et que son usage en paie nécessite un dispositif collectif ou contractuel applicable (art. L3121-44 ; IDCC 1501 art. 33.4 pour le temps partiel modulé). Sans ce cadre, le calcul reste strictement hebdomadaire.
N’activez le lissage qu’après validation avec votre cabinet comptable ou votre juriste social.
Étape 4 — Imprimer la feuille de présence mensuelle si nécessaire
Pour les contrôles ou les dossiers salariés, vous pouvez générer une feuille de présence mensuelle depuis Planning > Grille semaine > Outils ▾ > Feuille d’émargement, qui ouvre le document « Feuille de présence ».
Le document affiche pour chaque jour :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | Jour et numéro |
| Poste / Étiquette | Poste du shift ou motif d’absence |
| Prévus | Horaires planifiés |
| Réels (pointés) | Horaires réels validés par le manager, avec ✓ vert (à défaut, les horaires prévus, signalés par un astérisque) |
| Heures | Heures réelles si disponibles, prévues sinon |
| Émargement | « Pointé HH:MM » si pointage horodaté existant |
Des sous-totaux par semaine (S42, S43…) récapitulent les heures prévues et réelles, conformément à l’obligation de récapitulatif hebdomadaire (Art. D3171-8 du Code du travail). Le document est conforme à l’article L3171-2.
Pour exporter en PDF : cliquez sur 🖨️ Imprimer / PDF, puis choisissez « Enregistrer en PDF » dans la boîte de dialogue de votre navigateur.
Étape 5 — Exporter les variables de paie
Configurer votre logiciel de paie (une seule fois)
Allez dans Planning → Paramètres → Paie & export et sélectionnez votre logiciel :
| Logiciel | Forme du fichier |
|---|---|
| PayFit | Format natif PayFit : payfit_id, nom, prénom, HS 10%/20%/25%/50%, paniers, avantages nature, absences |
| Silae | Format d’import direct (une ligne par salarié × élément), avec les codes propres au dossier du cabinet |
| Sage Paie | Colonnes universelles, séparateur ; |
| Cegid Paie-GRH | Colonnes dérivées des codes cabinet, séparateur ; |
| Export générique | matricule, toutes les colonnes — lisible dans n’importe quel tableur |
Pour Silae et Cegid, une section Codes cabinet apparaît au même endroit : demandez à votre comptable les codes exacts de son dossier et faites-lui valider un export d’exemple avant le premier envoi.
Laisser ce champ vide désactive les boutons d’export dans l’onglet Export & Clôture.
Renseigner les matricules
Pour tous les logiciels sauf PayFit, renseignez le Matricule paie dans la fiche de chaque employé (Identifiants externes). Pour PayFit, ce champ est automatiquement prérempli depuis le PayFit ID.
Procédure d’export mensuelle
- Vérifiez que l’onglet Manquants est vide (toutes les absences justifiées).
- Traitez les alertes de l’onglet Anomalies.
- Dans RH → Feuilles d’heures, cliquez ✓ Valider tout si des feuilles sont encore en brouillon. L’export n’est disponible que lorsque toutes les feuilles du mois sont validées.
- Allez dans l’onglet Export & Clôture et lancez l’export.
- Le CSV est généré et envoyé par email à l’adresse de l’établissement (Paramètres → Établissement → Informations). Vous pouvez aussi cliquer sur 📧 Envoyer le rapport CSV au comptable pour l’envoyer directement à votre expert-comptable.
- Cliquez sur 🔒 Verrouiller la période. Ce geste est manuel et distinct de l’export : il gèle les shifts et les pointages du mois. Il reste possible même si une feuille n’est pas encore validée (la confirmation nomme les salariés concernés), et une feuille en retard peut toujours être validée période verrouillée. L’export, lui, reste bloqué tant que toutes les feuilles ne sont pas validées. 🔓 Déverrouiller exige un motif, tracé dans le journal d’audit.
Récapitulatif : la checklist de clôture mensuelle
Voici la séquence à suivre chaque fin de mois, dans l’ordre :
- Vérifier le compteur d’heures (soldes nets et cumulés)
- Corriger les oublis de pointage dans l’onglet Pointages
- Traiter toutes les lignes de l’onglet Manquants (régularisation ou justificatif)
- Examiner les alertes de l’onglet Anomalies avec votre RH
- Décider (ou non) d’activer le lissage inter-semaines après avis de votre cabinet
- Valider toutes les feuilles du mois (✓ Valider tout)
- Lancer l’export depuis l’onglet Export & Clôture
- Verrouiller la période (🔒, geste manuel distinct de l’export)
- Imprimer les feuilles de présence si un dossier salarié l’exige
Cette séquence élimine la majorité des erreurs de paie liées aux oublis de pointage, aux absences non justifiées et aux mauvaises colonnes d’export. Elle ne remplace pas l’analyse de votre gestionnaire de paie, mais lui transmet des données déjà vérifiées et structurées.