Pourquoi la gestion RH est un point de friction récurrent en restauration
Entre les plannings qui changent au dernier moment, les pointages oubliés et les variables de paie à transmettre au bon format avant la clôture, la gestion des heures mobilise un temps considérable — souvent au détriment du terrain. Une erreur de compteur, un export incomplet ou une absence non tracée peuvent générer des contentieux, des régularisations coûteuses ou simplement de la méfiance dans l’équipe.
Ce guide décrit une méthode de bout en bout : de la saisie des pointages jusqu’à l’export vers votre logiciel de paie, en passant par la lecture du compteur d’heures et la vérification des anomalies.
Étape 1 — Paramétrer les règles de pointage avant tout
Avant de parler d’export ou de clôture, les règles de base doivent être posées une seule fois.
Tolérance à l’arrivée et au départ
Dans Paramètres › Personnalisation pointeuse › Émargements, vous définissez une tolérance en minutes (de 0 à 20) pour l’arrivée et le départ. Un retard ou une avance inférieur à cette durée est considéré « dans les temps » et ne déclenche aucune déduction.
Deux options indépendantes permettent de choisir si c’est l’heure émargée ou l’heure planifiée qui sert de base au calcul :
| Situation | Comportement (si option activée) |
|---|---|
| Arrivée en avance | Heure planifiée retenue (l’avance n’est pas payée) |
| Retard ≤ tolérance | Heure planifiée (grâce accordée) |
| Retard > tolérance | Heure émargée (le retard est décompté) |
| Départ après planifié | Heure planifiée (pas d’HS automatiques) |
| Avance ≤ tolérance | Heure planifiée (grâce accordée) |
| Avance > tolérance | Heure émargée (l’avance est décomptée) |
La fenêtre payée ne dépasse jamais le planifié sans validation explicite du manager.
Arrondi aux 5 minutes
Si vous activez l’arrondi, les heures émargées sont arrondies au multiple de 5 minutes le plus proche avant l’application des règles ci-dessus. L’horodatage brut enregistré reste intact : il conserve sa valeur légale en cas de contrôle.
Conseil métier : fixez ces paramètres en début de mois ou à l’ouverture de l’établissement, et ne les modifiez pas en cours de période — cela évite des incohérences dans le rapport mensuel.
Étape 2 — Suivre les heures en cours de mois avec le compteur
Accéder au compteur
- Ouvrir le menu RH
- Appuyer sur Compteur heures
- Le tableau s’ouvre positionné sur le mois en cours (colonne soulignée en bleu)
Lire les colonnes
Chaque ligne employé affiche :
- Heures planifiées — total des shifts publiés
- Heures pointées — total des pointages validés
- Solde net — heures pointées moins heures contractuelles du mois
- Solde cumulé — cumul depuis le début du compteur (visible dans l’infobulle au survol)
- CP — jours de congés payés restants (PayFit ou saisie manuelle)
- €/h — coût horaire chargé estimé
Le solde net est calculé sur une base mensuelle lissée, conformément à la méthode d’annualisation de la convention collective HCR 1979. Ce n’est pas un calcul semaine par semaine.
Cas particulier : les alternants
Pour les employés en alternance, les jours d’école comptent automatiquement comme des jours travaillés dans le compteur. Vous n’avez pas à les saisir manuellement.
Bonnes pratiques en cours de mois
- Consultez le compteur une à deux fois par semaine pour détecter les écarts avant qu’ils s’accumulent.
- Un solde négatif récurrent sur un même employé peut signaler des oublis de pointage ou un sous-effectif chronique sur ses shifts.
- Un solde positif important peut indiquer des heures supplémentaires non anticipées à traiter avant la clôture.
Étape 3 — Générer et vérifier le rapport mensuel
Les 5 onglets de la page Feuilles d’heures
La page RH → Feuilles d’heures est le point central de la clôture mensuelle. Le sélecteur en haut (format AAAA-MM) définit la période analysée.
Onglet Rapport Tableau synthétique par employé : heures planifiées, heures pointées, écart, heures supplémentaires, jours travaillés. Cliquez sur une ligne pour déployer le détail jour par jour.
Onglet Pointages Vue détaillée des entrées et sorties par employé et par jour. Utilisez-le pour repérer les oublis de pointage ou les pauses non enregistrées.
Onglet Manquants Liste les employés dont les heures pointées sont inférieures à leur contrat. À traiter impérativement avant l’export : régularisez ou joignez un justificatif d’absence pour chaque ligne.
Onglet Anomalies Alertes de conformité HCR :
- Repos quotidien inférieur à 11h
- Dépassement du contingent d’heures supplémentaires
- Paniers repas non comptabilisés
Ces alertes sont indicatives. Le calcul respecte la Convention Collective HCR 1979 — consultez votre responsable RH pour arbitrer les cas limites.
Onglet Export Valide les données et déclenche l’export vers votre logiciel de paie. Un verrou de période s’active après export : aucune modification rétroactive n’est possible.
La question du lissage inter-semaines
Le bouton Lissage inter-semaines permet de compenser les heures entre les semaines d’un même mois. C’est une pratique courante en restauration pour les contrats modulés. Cependant, un banner d’avertissement s’affiche car ce mode ne respecte pas le calcul légal des heures supplémentaires défini semaine par semaine (Code du travail L3121-28).
N’activez le lissage qu’après validation avec votre cabinet comptable ou votre juriste social.
Étape 4 — Imprimer la feuille de présence mensuelle si nécessaire
Pour les contrôles ou les dossiers salariés, vous pouvez générer une feuille de présence mensuelle depuis Planning > Grille semaine > Outils ▾ > Feuille de présence.
Le document affiche pour chaque jour :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | Jour et numéro |
| Poste / Étiquette | Poste du shift ou motif d’absence |
| Prévus | Horaires planifiés |
| Réels (pointés) | Horaires issus du kiosk, avec ✓ vert si validés |
| Heures | Heures réelles si disponibles, prévues sinon |
| Émargement | « Pointé HH:MM » si pointage horodaté existant |
Des sous-totaux par semaine (S42, S43…) récapitulent les heures prévues et réelles, conformément à l’obligation de récapitulatif hebdomadaire (Art. D3171-8 du Code du travail). Le document est conforme à l’article L3171-2.
Pour exporter en PDF : cliquez sur 🖨️ Imprimer / PDF, puis choisissez « Enregistrer en PDF » dans la boîte de dialogue de votre navigateur.
Étape 5 — Exporter les variables de paie
Configurer votre logiciel de paie (une seule fois)
Allez dans Paramètres → Équipe & RH → Paie & export et sélectionnez votre logiciel :
| Logiciel | Colonnes principales du CSV |
|---|---|
| PayFit | payfit_id, nom, prénom, HS 10%/20%/25%/50%, paniers, avantages nature, absences CP et autres |
| Silae | matricule, nom, prénom, HS 25%/50%, paniers, avantages nature, absences |
| Sage Paie | matricule, colonnes universelles |
| Cegid Paie | matricule, colonnes universelles |
| Export générique | matricule, toutes les colonnes — compatible avec tout tableur |
Laisser ce champ vide désactive le bouton d’export dans l’onglet Export.
Renseigner les matricules
Pour tous les logiciels sauf PayFit, renseignez le Matricule paie dans la fiche de chaque employé (Identifiants externes). Pour PayFit, ce champ est automatiquement prérempli depuis le PayFit ID.
Procédure d’export mensuelle
- Vérifiez que l’onglet Manquants est vide (toutes les absences justifiées).
- Traitez les alertes de l’onglet Anomalies.
- Dans RH → Feuilles d’heures, cliquez ✓ Valider tout si des feuilles sont encore en brouillon. L’export n’est disponible que lorsque toutes les feuilles du mois sont validées.
- Allez dans l’onglet Export et lancez l’export.
- Le CSV est généré et envoyé par email à l’administrateur du restaurant. Le verrou de période s’active.
Récapitulatif : la checklist de clôture mensuelle
Voici la séquence à suivre chaque fin de mois, dans l’ordre :
- Vérifier le compteur d’heures (soldes nets et cumulés)
- Corriger les oublis de pointage dans l’onglet Pointages
- Traiter toutes les lignes de l’onglet Manquants (régularisation ou justificatif)
- Examiner les alertes de l’onglet Anomalies avec votre RH
- Décider (ou non) d’activer le lissage inter-semaines après avis de votre cabinet
- Valider toutes les feuilles du mois (✓ Valider tout)
- Lancer l’export depuis l’onglet Export
- Imprimer les feuilles de présence si un dossier salarié l’exige
Cette séquence élimine la majorité des erreurs de paie liées aux oublis de pointage, aux absences non justifiées et aux mauvaises colonnes d’export. Elle ne remplace pas l’analyse de votre gestionnaire de paie, mais lui transmet des données déjà vérifiées et structurées.