Pourquoi un catalogue produits bien tenu change tout à votre food-cost
Un coût matière fiable commence par une base de données d’ingrédients propre. Si vos fiches produits sont incomplètes, mal reliées à vos fournisseurs ou jamais mises à jour, vos recettes affichent des marges fictives — et vous prenez des décisions tarifaires dans le flou.
Ce guide vous explique comment structurer votre catalogue, maintenir les prix à jour sans effort manuel et accélérer la création de recettes grâce à une base d’ingrédients solide.
Comprendre la mercuriale : votre catalogue fournisseurs
Ce que contient une fiche produit
Dans Laopan, la mercuriale est le catalogue de tous les produits que vous pouvez acheter chez vos fournisseurs. Chaque fiche produit regroupe :
- La désignation et une photo
- Le fournisseur et la référence SKU
- Le prix unitaire HT — c’est le prix par unité de facturation (par exemple €/kg), et non le prix par colis complet. Pour connaître le coût d’un colis, multipliez ce prix par le conditionnement.
- Le conditionnement : la quantité contenue dans un colis de commande (ex. : 2,5 kg)
- Un badge de liaison qui indique si le produit est relié à un ingrédient interne
Accès rapide : rendez-vous dans Paramètres → Mercuriale, ou appuyez directement sur le nom d’un produit depuis la page de commande.
Les badges de liaison : un indicateur critique
| Badge | Signification |
|---|---|
| 🟢 Vert — Relié | Le produit est lié à un ingrédient de votre carte |
| 🟠 Orange — Non relié | Le produit n’est pas encore associé à un ingrédient |
Un produit affiché en orange est un angle mort : il ne contribue pas au calcul de stock automatique et n’entre pas dans vos coûts matière. Pour le corriger, appuyez sur le produit → Lier à un ingrédient.
Bonne pratique métier : passez régulièrement en revue les produits orange, notamment après chaque référencement d’un nouveau fournisseur ou d’un nouveau produit. Un catalogue avec des liaisons manquantes fausse systématiquement vos inventaires et vos marges.
Maintenir les prix à jour sans ressaisie manuelle
La mise à jour automatique des prix
C’est l’un des points les plus importants pour la fiabilité de votre food-cost : les prix de la mercuriale sont mis à jour automatiquement lors de la validation d’un bon de livraison ou d’une facture reçue. Le prix affiché reflète toujours le dernier prix de facturation confirmé — sans aucune action supplémentaire de votre part.
Cela signifie que si votre fournisseur augmente ses tarifs et que vous validez le BL correspondant, toutes vos recettes qui utilisent cet ingrédient reflètent immédiatement le nouveau coût.
Attention aux fournisseurs qui facturent en sous-unités
Certains fournisseurs facturent un colis en sous-unités sur le BL (par exemple, un carton de 4 sachets facturé sachet par sachet). Sans déclaration de cette correspondance, l’IA de réception peut se tromper sur le prix ou la quantité. Pensez à déclarer ce mode de facturation dans la fiche produit concernée pour éviter des erreurs silencieuses.
Comparer les prix fournisseurs pour détecter les surcoûts
La page Coût matière
Accessible depuis Module Commandes & Stock → onglet Coût matière, cette page compare pour chaque ingrédient le prix HT de tous vos fournisseurs, ramenés à une unité commune (€/kg, €/L…). Elle détecte automatiquement les situations où vous payez plus cher que nécessaire.
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Fournisseur préféré | Utilisé par défaut pour les recommandations de commande et le calcul des marges |
| Autres fournisseurs | Autres fournisseurs référencés pour le même ingrédient, avec leur prix normalisé |
| Écart | Surcoût du fournisseur préféré par rapport au moins cher, en % |
Les prix affichés ici sont exactement ceux utilisés dans le calcul de vos recettes et de vos marges — ce que vous voyez correspond à ce que l’application utilise partout.
Les alertes prix
Quand le fournisseur préféré est plus cher que le moins cher de plus de 10 % (seuil configurable dans Paramètres → section Alertes), une alerte apparaît en rouge et la ligne est surlignée. Le compteur d’alertes s’affiche en haut à droite de la page.
Changer de fournisseur préféré en trois clics
- Cliquez sur la ligne de l’ingrédient pour la déployer
- Dans la carte du fournisseur souhaité, cliquez Définir comme préféré
- Le coût unitaire de l’ingrédient est recalculé et mis à jour immédiatement
Suivre l’historique des prix
Dans la vue détail (ligne dépliée), chaque fournisseur affiche ses 3 derniers changements de prix avec la date, le nouveau prix et la variation. Utile pour repérer une dérive progressive et anticiper vos renégociations tarifaires.
En mode multi-établissements, chaque site peut avoir un prix négocié différent pour le même ingrédient — les comparaisons restent pertinentes site par site.
Accélérer la création de recettes grâce aux sous-recettes
Pourquoi créer des sous-recettes
Une sauce maison, un bouillon, une base marinée : ces préparations entrent dans plusieurs recettes. Les créer comme sous-recettes dans Laopan permet de propager automatiquement leur coût dans toutes les recettes qui les utilisent, sans ressaisie.
Créer et utiliser une sous-recette
- Ouvrez le module Recettes → + Nouvelle recette
- Choisissez le type Sous-recette
- Indiquez le nombre de portions produites par la préparation
- Ajoutez les ingrédients avec leurs quantités
- Enregistrez
Pour l’incorporer dans une recette principale, ajoutez-la comme n’importe quel ingrédient : elle apparaît dans la liste de recherche. Son coût est calculé au coût par portion, puis intégré dans le coût total de la recette principale.
Imbrication et limites
Les sous-recettes peuvent être imbriquées jusqu’à 3 niveaux (recette → sous-recette 1 → sous-recette 2 → ingrédient de base). Au-delà, l’application ne descend plus dans l’arbre. Si votre préparation est très complexe, consolidez certains niveaux intermédiaires.
Propagation automatique des coûts
Quand le prix d’un ingrédient change — après validation d’un BL, par exemple — le coût de la sous-recette est recalculé, et se propage immédiatement dans toutes les recettes qui l’utilisent. Aucune mise à jour manuelle n’est nécessaire.
Les bonnes pratiques pour un catalogue toujours fiable
Voici un récapitulatif des réflexes à adopter pour maintenir votre base produits en bon état :
- À chaque nouveau référencement fournisseur : vérifiez que tous les nouveaux produits sont reliés à un ingrédient (badge vert). Traitez immédiatement les badges orange.
- À chaque validation de BL : les prix se mettent à jour seuls — assurez-vous simplement de valider vos bons de livraison dans les délais pour que vos coûts restent actualisés.
- Chaque semaine ou chaque mois : consultez la page Coût matière pour identifier les alertes rouge et évaluer si un changement de fournisseur préféré est pertinent.
- Pour les préparations récurrentes : créez systématiquement des sous-recettes plutôt que de ressaisir les mêmes ingrédients dans chaque recette. Vous gagnerez du temps à la création et garantirez la cohérence des coûts.
- Pour les groupes multi-sites : vérifiez que les prix négociés par site sont bien renseignés afin que les comparaisons restent pertinentes pour chaque établissement.
Un catalogue produits maintenu à jour n’est pas une tâche administrative de plus : c’est la fondation sur laquelle repose la fiabilité de tous vos indicateurs de rentabilité.