Pourquoi chaque avoir non récupéré gonfle votre coût matière
Un colis abîmé, une livraison courte, un produit substitué sans votre accord : autant de situations où vous avez payé pour une marchandise que vous n’avez pas reçue — ou pas reçue conforme. Si la demande de crédit ne suit pas immédiatement, ce montant disparaît dans vos charges et alourdit mécaniquement votre food-cost.
La bonne nouvelle : avec un process rigoureux à la réception et un suivi structuré des avoirs, reliquats et reprises, vous pouvez récupérer systématiquement ces crédits. Ce guide vous explique comment faire, étape par étape.
Étape 1 — Détecter l’anomalie dès la réception
Tout commence au contrôle du bon de livraison. C’est le seul moment où vous avez la marchandise sous les yeux et les preuves en main.
Les anomalies qui déclenchent un avoir :
- Quantité acceptée inférieure à la quantité commandée
- Marchandise abîmée, impropre ou non conforme
- Produit substitué (le fournisseur a livré un article différent de celui commandé)
Les anomalies qui génèrent un reliquat :
- Produits commandés simplement absents du BL, avec mention « Reste à livrer » du fournisseur — le crédit n’est pas encore dû, la livraison est attendue
Règle pratique : ne signez jamais un bon de livraison avant d’avoir compté et contrôlé visuellement chaque ligne. Une signature vaut acceptation.
Étape 2 — Créer l’avoir et joindre les preuves photos
Lors de la validation de la réception dans Laopan, si la quantité acceptée est inférieure à la quantité commandée ou si une anomalie est signalée, vous pouvez initier une demande d’avoir directement depuis cet écran.
À cette étape, photographiez systématiquement :
- Le colis abîmé ou le produit non conforme
- L’étiquette ou la référence du produit concerné
- Le bon de livraison annoté si possible
Ces photos justificatives sont jointes en pièce jointe à l’email envoyé au fournisseur et conservées dans Laopan. Elles constituent votre preuve en cas de litige.
Pour consulter un avoir existant : Commandes → onglet Avoirs. Le panneau de détail affiche deux onglets :
- Avoir / Litige — produits concernés, quantités, montant HT, résolution, historique des échanges
- Commande initiale — le bon de commande d’origine en lecture seule, pour comparer ce qui avait été commandé avec ce qui manque
Étape 3 — Configurer le bon destinataire pour l’avoir
Un avoir envoyé au mauvais interlocuteur, c’est un crédit qui traîne. Vérifiez que vos contacts fournisseurs sont bien paramétrés.
Dans Commandes → Fournisseurs, chaque contact dispose de deux rôles email :
- Commande — reçoit les bons de commande
- Avoir — reçoit les demandes d’avoir en cas d’anomalie
Un contact peut cumuler les deux rôles. Si aucun contact n’a le rôle « Avoir », Laopan utilise automatiquement les emails « Commande » comme destinataires des avoirs — pratique en dépannage, mais mieux vaut désigner explicitement le bon contact (souvent le service ADV ou comptabilité fournisseur, pas le commercial).
Étape 4 — Organiser la reprise de marchandise
Quand un fournisseur doit récupérer physiquement une marchandise livrée en trop ou par erreur, organisez la reprise directement depuis l’avoir.
- Ouvrez Commandes → onglet Avoirs, puis sélectionnez l’avoir concerné.
- Appuyez sur Actions ▾ → Organiser une reprise.
- Dans la modale :
- Sélectionnez les produits à reprendre (cases à cocher).
- Ajustez la désignation ou la quantité si le fournisseur n’accepte qu’une partie.
- Choisissez Fournisseur (pré-rempli avec ses coordonnées) ou Transporteur (champ libre).
- Renseignez la date et l’heure d’enlèvement — ou laissez vide si la date n’est pas encore connue : la reprise sera enregistrée avec le statut À planifier.
- Ajoutez une note ou des instructions si nécessaire.
- Appuyez sur Enregistrer la reprise.
Si une date est renseignée et qu’un calendrier est configuré pour l’établissement, un événement est automatiquement créé dans Google Calendar (calendrier Maintenance).
Cas particulier — produit substitué : si le fournisseur a livré un article différent de celui commandé, signalez-le lors du contrôle réception avec le motif Substitué et renseignez le champ « Produit reçu à la place ». C’est ce produit réellement livré — et non l’article commandé — qui sera proposé à la reprise, avec la quantité refusée.
À noter : les produits simplement manquants ou en livraison courte ne sont pas proposés à la reprise — il n’y a rien à reprendre physiquement dans ce cas.
Étape 5 — Suivre les reliquats pour ne pas oublier une livraison en attente
Un reliquat, c’est un produit commandé, non livré, que le fournisseur s’est engagé à rélivrer. Ce n’est pas un avoir (pas de crédit immédiat), mais c’est de l’argent immobilisé et une rupture potentielle si le suivi est lâche.
Comment Laopan gère les reliquats :
- Lors de la validation d’une réception, si des lignes ont une quantité acceptée inférieure à la quantité commandée sans avoir associé, Laopan génère automatiquement un reliquat.
- La commande initiale passe au statut Livraison partielle.
- Un nouveau bon de commande complémentaire est créé avec uniquement les produits manquants et les quantités restantes.
Vous pouvez aussi choisir manuellement entre Avoir et Reliquat via le sélecteur disponible avant de valider la réception.
Consulter vos reliquats : module Commandes → onglet Reliquats. Un badge indique le nombre de reliquats actifs. Filtrez par statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Le produit n’a pas encore été relivré |
| Partiel | Une partie a été relivrée, un complément reste à venir |
| Reçu | Le reliquat a été entièrement soldé |
| Annulé | Le reliquat a été abandonné (produit à recommander) |
L’ancienneté de chaque reliquat s’affiche sur la carte — elle passe en rouge au-delà de 3 jours. C’est votre signal pour relancer le fournisseur.
Étape 6 — Ne pas oublier les consignes
Les emballages consignés (bacs, palettes, fûts…) sont souvent le parent pauvre du suivi fournisseur. Pourtant, chaque consigne non rendue ou non remboursée est un coût réel.
Le module Consignes de Laopan suit le stock d’emballages en votre possession, les retours effectués et les remboursements reçus. Si le connecteur PennyLane est actif, le passage au statut « Remboursée » est automatique à la réception de l’avoir correspondant.
Récapitulatif — Le process en 6 réflexes
- Contrôlez chaque ligne du BL avant de signer.
- Photographiez tout ce qui est anormal — colis, étiquette, BL annoté.
- Initiez l’avoir immédiatement depuis l’écran de réception, sans attendre.
- Vérifiez le contact fournisseur désigné pour les avoirs (ADV ou comptabilité, pas le commercial).
- Organisez la reprise depuis l’avoir si une marchandise doit être récupérée physiquement.
- Surveillez l’onglet Reliquats chaque semaine — relancez dès qu’un reliquat passe en rouge (> 3 jours).
Un avoir non suivi, c’est une perte sèche sur votre food-cost. Avec ce process, chaque crédit qui vous est dû a une trace, une preuve et un responsable — côté fournisseur comme côté cuisine.