Un catalogue fournisseurs qui dérive silencieusement coûte cher : un prix bloqué sur un tarif d’il y a six mois fausse tous vos calculs de marge, un produit oublié en « hors commande » bloque un bon de commande au dernier moment, et un fournisseur que personne ne commande plus depuis des mois encombre votre mercuriale sans que vous le sachiez. Ce guide vous montre comment lire, nettoyer et surveiller votre catalogue pour éviter ces dérives avant qu’elles n’atteignent votre coût matière.
Comprendre la structure de votre mercuriale
La mercuriale est le catalogue de tous les produits que vous pouvez acheter chez vos fournisseurs. Vous y accédez depuis Paramètres → Mercuriale, ou directement depuis une page de commande en appuyant sur le nom d’un produit.
Chaque fiche produit affiche :
- La désignation et une photo
- Le fournisseur et la référence SKU
- Le prix unitaire HT (exprimé par unité de facturation, ex. : €/kg)
- Le conditionnement (quantité dans un colis, ex. : 2,5 kg)
- Un badge de liaison qui indique si le produit est relié à un ingrédient interne
Ce dernier point mérite attention lors d’un audit : vérifiez que vos articles stratégiques portent bien ce badge, car c’est lui qui confirme que le produit est raccroché à votre référentiel d’ingrédients.
Identifier les articles problématiques avec les filtres de disponibilité
Le filtre Disponibilité de la mercuriale propose quatre états : Commandables, Hors commande, Tous et Archives. Les parcourir régulièrement est la première étape d’un audit catalogue.
Les produits Hors commande
Un produit passe en « Hors commande » quand vous décochez l’option Commandable dans sa fiche. Il conserve alors sa liaison ingrédient, sa référence de coût, ses conversions et son historique — rien n’est perdu. Le stock restant continue d’être consommé normalement.
C’est le statut à utiliser pour un produit temporairement indisponible chez votre fournisseur : vous ne perdez aucune donnée, et vous pouvez le réactiver à tout moment depuis la même fiche, ou modifier plusieurs produits à la fois via la sélection groupée.
⚠️ Point de vigilance opérationnel : si un brouillon de commande contient des lignes hors commande, leur présence bloque l’envoi de la commande. Vérifiez régulièrement vos brouillons en cours pour éviter une surprise au moment de passer commande.
Les produits archivés
L’action Archiver masque le produit sans supprimer aucun de ses liens. Quand vous le sortez des archives, il revient en état « hors commande » — il ne redevient pas commandable automatiquement. Vous devez le réactiver explicitement.
Bonne pratique : passez en revue les produits archivés une fois par trimestre. Un article archivé depuis longtemps et dont le fournisseur n’est plus sollicité peut être archivé définitivement ; un article archivé par erreur peut être réactivé avant qu’il ne manque en commande.
Détecter les prix obsolètes dans le module Coût matière
Le filtre de disponibilité détecte les articles inactifs ; le module Coût matière (accessible depuis Commandes & Stock → onglet Coût matière) détecte les prix qui dérivent. Pour comprendre comment ces prix s’articulent avec la rentabilité de chaque plat, le guide calculer et piloter la rentabilité de vos recettes détaille la lecture du coût de revient.
Lire le tableau comparatif
Pour chaque ingrédient, le tableau affiche :
| Colonne | Ce qu’elle vous dit |
|---|---|
| Fournisseur préféré | Celui utilisé pour les recommandations de commande et le calcul des marges |
| Autres fournisseurs | Les autres fournisseurs référencés, avec leur prix normalisé à la même unité |
| Écart | Surcoût du fournisseur préféré par rapport au moins cher, en % |
Les prix affichés sont exactement ceux utilisés dans le calcul de vos recettes et de vos marges — ce que vous voyez ici correspond à ce que l’application utilise partout.
Les alertes prix automatiques
Quand le fournisseur préféré est plus cher que le moins cher de plus du seuil configuré (par défaut 10 %), la ligne est surlignée en rouge et un compteur d’alertes s’affiche en haut à droite. Pour ajuster ce seuil selon votre sensibilité aux écarts, allez dans Paramètres → Achats & recettes → Réception & avoirs.
L’historique des prix par fournisseur
Dans la vue détail (ligne dépliée), chaque fournisseur affiche ses 3 derniers changements de prix avec la date, le nouveau prix et la variation. C’est votre premier indicateur de fraîcheur : un prix dont la dernière mise à jour remonte à plusieurs mois mérite vérification.
Comment les prix se mettent-ils à jour ? Automatiquement, lors de la validation d’un bon de livraison ou d’une facture PennyLane. Si un fournisseur n’a reçu aucune commande depuis longtemps, son prix dans la mercuriale ne s’est pas actualisé — c’est précisément le signal d’un fournisseur à examiner.
Changer de fournisseur préféré
Si l’audit révèle qu’un autre fournisseur est systématiquement moins cher :
- Cliquez sur la ligne de l’ingrédient pour la déployer
- Dans la carte du fournisseur souhaité, cliquez Définir comme préféré
- Le coût unitaire de l’ingrédient est recalculé et mis à jour immédiatement
Ce changement se répercute aussitôt dans tous vos calculs de recettes et de marges.
Repérer les fournisseurs peu actifs avec les statistiques achats
La mercuriale vous dit ce que vous pouvez commander ; les Stats achats fournisseurs (menu Commandes → Stats achats) vous disent ce que vous avez réellement commandé.
Vue par fournisseur
Le tableau croisé fournisseur × année affiche pour chaque fournisseur :
- Le total commandé HT sur la période
- Le nombre de bons de commande passés
- Le montant validé BL (livré et facturé), avec un badge indiquant la couverture
Un fournisseur référencé dans votre mercuriale mais affichant zéro commande sur les six derniers mois est un candidat évident à l’archivage. Son maintien actif encombre vos listes et peut générer des alertes de commande non pertinentes dans la card Commandes à passer — qui liste les fournisseurs pour lesquels une commande doit être envoyée aujourd’hui selon leur planning configuré.
Vue par produit
Le tableau produit vous permet de croiser deux informations complémentaires :
- La colonne Δ% signale en rouge les produits livrés plus cher que commandé — un écart récurrent indique que le prix dans votre mercuriale n’a pas suivi la réalité des livraisons
- La colonne Anom. comptabilise les écarts de quantité et refus à la réception — un produit avec de nombreuses anomalies mérite une revue de sa fiche et de son conditionnement
Pour approfondir l’exploitation de ces statistiques dans la négociation tarifaire, le guide mieux négocier ses tarifs grâce aux statistiques achats complète ce point.
Organiser un audit catalogue en routine
Un catalogue sain ne s’obtient pas en une seule passe : il se maintient par des vérifications régulières et courtes.
Chaque semaine — au moment de préparer vos commandes :
- Vérifiez les alertes prix en rouge dans le module Coût matière
- Contrôlez qu’aucun brouillon ne contient de lignes hors commande bloquantes
Chaque mois — lors de votre revue de food cost :
- Filtrez la mercuriale sur « Hors commande » : réactivez les articles qui reviennent en stock chez vos fournisseurs, archivez ceux qui sont définitivement abandonnés
- Consultez la vue par fournisseur dans Stats achats : tout fournisseur sans commande depuis 60 jours mérite une décision consciente (maintien ou archivage)
Chaque trimestre :
- Parcourez les articles archivés et décidez lesquels maintenir ou laisser archivés
- Comparez l’historique des prix de vos ingrédients stratégiques pour détecter les dérives non signalées par les alertes automatiques (en dessous du seuil de 10 %)
Pour aller plus loin sur la lecture du coût matière global et la détection des dérives semaine après semaine, le guide piloter la dérive du coût matière en temps réel détaille le reporting associé.
Ce qu’un catalogue propre change concrètement
Un catalogue à jour, c’est d’abord des calculs fiables : les prix que vous voyez dans la mercuriale sont exactement ceux utilisés dans le calcul de vos recettes et de vos marges. Un prix figé depuis six mois produit des marges théoriques qui ne correspondent plus à la réalité de vos achats.
C’est aussi des commandes qui partent sans friction : plus de brouillon bloqué par une ligne hors commande découverte au dernier moment. Le temps gagné à chaque commande est réel, et l’impact sur votre coût matière l’est aussi.