Pourquoi configurer vos alertes avant d’en avoir besoin
Un frigo qui monte en température à 3h du matin, un planning non communiqué à l’équipe le vendredi soir, un ingrédient clé qui tombe à zéro au coup de feu : ces situations ont en commun d’être évitables si vous êtes prévenu à temps. Laopan intègre plusieurs systèmes d’alertes couvrant les stocks, la température, le planning et la réglementation. Ce guide vous explique comment les activer, les régler et les lire au quotidien.
1. Le centre de notifications : votre tableau de bord des alertes
Avant de configurer chaque alerte, comprenez où elles atterrissent toutes.
Accès : appuyez sur l’icône cloche dans la barre de navigation. Un badge rouge indique le nombre de notifications non lues.
Le centre regroupe dans un seul endroit : alertes stock, nouvelles commandes, tâches en attente, litiges et invitations d’équipe. Trois filtres permettent de trier rapidement :
| Filtre | Contenu |
|---|---|
| Non lues | Vue par défaut, notifications pas encore ouvertes |
| Lues | Historique des notifications déjà consultées |
| Toutes | L’ensemble sans distinction |
Les notifications sont regroupées par période (Aujourd’hui, Hier, Plus ancien). Appuyer sur une notification vous amène directement à la page concernée dans l’app. Le bouton Tout marquer comme lu vide le badge d’un coup.
À noter : les notifications sont propres à chaque utilisateur. Un administrateur et un manager ne voient pas les mêmes alertes selon leurs permissions.
2. Alertes de rupture de stock : ne plus tomber à court en service
Comprendre le stock tampon
Le stock tampon est le seuil en dessous duquel Laopan considère qu’un ingrédient est “bas”. Il ne correspond pas à zéro : c’est le niveau qui vous laisse le temps de commander et de recevoir la livraison avant la rupture réelle.
Règle pratique : fixez le tampon à la quantité consommée en 2 à 3 jours de service. Si vous utilisez 5 kg de farine par jour, un tampon à 12–15 kg vous donne une fenêtre confortable.
Configurer le tampon d’un ingrédient
- Ouvrez le module Ingrédients.
- Sélectionnez l’ingrédient à configurer.
- Renseignez le champ Stock tampon avec la quantité minimale (dans l’unité de stock de l’ingrédient).
- Enregistrez.
Ce qui se passe quand le seuil est franchi
- L’ingrédient s’affiche en orange (Bas) dans la page Stocks.
- Une alerte email est envoyée aux destinataires configurés.
Configurer les destinataires email
- Ouvrez Paramètres → section Alertes.
- Ajoutez les adresses qui doivent recevoir les notifications de rupture.
- Enregistrez.
Lecture rapide en début de journée
Depuis la page Stocks, utilisez le filtre Bas pour afficher uniquement les ingrédients sous leur seuil. C’est le premier réflexe à adopter avant d’ouvrir ou de préparer les commandes urgentes.
Si un ingrédient passe régulièrement en “Bas” alors qu’il reste du stock en réalité, son tampon est probablement trop élevé. Ajustez-le sur votre consommation réelle hebdomadaire.
3. Alertes capteurs (frigos & prises connectées) : protéger vos stocks et votre conformité HACCP
Ce que Laopan surveille
Laopan peut alerter automatiquement lorsqu’un capteur de température dépasse les seuils HACCP ou lorsqu’une prise connectée (frigo Meross) perd son alimentation. Les alertes arrivent en notification dans l’app, par email ou en notification push selon votre configuration.
Activer les alertes capteurs
Allez dans Hygiène → Config → Paramètres → Alertes capteurs.
L’interrupteur maître en haut de la section active ou coupe toutes les alertes hygiène d’un seul geste. Quand il est désactivé, aucun email ni notification n’est envoyé, quelle que soit la situation.
Choisir les canaux de notification
Vous pouvez combiner plusieurs canaux :
| Canal | Ce qui se passe |
|---|---|
| Notif app | Notification dans la cloche pour tous les administrateurs |
| Email envoyé aux destinataires configurés | |
| Push | Notification push sur les téléphones/tablettes des administrateurs (app installée + notifications activées requises) |
Régler les délais pour éviter les fausses alertes
| Paramètre | Valeur par défaut | Rôle |
|---|---|---|
| Délai de confirmation | 15 min | La température doit rester hors plage pendant ce délai avant de déclencher l’alerte — filtre les ouvertures de porte courtes |
| Intervalle entre rappels | 60 min | Délai minimum entre deux alertes pour le même capteur si le problème persiste |
| Délai hors-ligne | 120 min | Durée sans relevé avant de considérer un capteur comme hors-ligne |
Ces valeurs par défaut sont un bon point de départ pour la plupart des établissements. Ajustez le délai de confirmation à la hausse si vous avez beaucoup d’ouvertures de porte en service.
Définir les seuils par enceinte
Dans Paramètres → Seuils des enceintes, chaque ligne de la grille correspond à une enceinte et vous permet de définir les valeurs Min / Max HACCP qui déclencheront les alertes.
4. Alerte “Planning non publié” : éviter les semaines sans organisation
Principe
Laopan peut envoyer un email automatique chaque lundi si le planning des deux prochaines semaines n’est pas encore publié. L’alerte couvre la semaine en cours (lundi→dimanche) et la semaine suivante.
Activer l’alerte (niveau établissement)
L’alerte est désactivée par défaut pour tous les nouveaux établissements.
- Allez dans Paramètres → Général.
- Faites défiler jusqu’à la section Alertes & Avoirs.
- Cochez “Envoyer un email le lundi si le planning des 2 prochaines semaines n’est pas publié”.
- Cliquez Enregistrer.
Une fois activée, l’alerte est envoyée chaque lundi à 10h (heure de Paris) aux admins et managers de l’établissement, si au moins une des deux prochaines semaines ne contient aucun shift publié. Si les deux semaines ont au moins un shift publié, aucun email n’est envoyé.
L’email ne se déclenche que si le module Planning est actif pour l’établissement et il contient un lien direct vers la page Planning.
Se désabonner individuellement
Chaque admin ou manager peut arrêter de recevoir cet email pour son propre compte, sans désactiver l’alerte pour les autres :
- Allez dans Mon compte → Mes préférences (icône de profil en haut à droite, ou via Paramètres → Mon compte → Mes préférences).
- Désactivez “Alerte planning non publié”.
5. Veille de la convention collective : rester informé des évolutions réglementaires
Comment fonctionne la veille
Laopan contrôle automatiquement le texte officiel de la convention collective configurée pour votre restaurant une fois par mois, à partir de la base officielle KALI de Légifrance. Si le contenu a changé depuis le contrôle précédent, Laopan affiche une alerte dans l’application et peut envoyer un email aux administrateurs.
Ce que signifie (et ne signifie pas) une alerte
Un changement détecté peut correspondre à :
- un nouvel avenant ;
- une extension par arrêté ;
- une modification d’un texte existant ;
- une correction ou mise à jour éditoriale sur Légifrance.
L’email ne signifie pas automatiquement que vos taux ou paliers doivent changer. Il vous invite à consulter le texte officiel et à valider son impact avec votre juriste social ou votre expert-comptable.
Important : Laopan ne modifie jamais automatiquement vos paliers d’heures supplémentaires, votre contingent annuel ou vos calculs de paie.
Qui reçoit l’email
L’email est envoyé à tous les utilisateurs actifs ayant le rôle Administrateur dans le restaurant concerné. Les managers, opérateurs et équipiers ne le reçoivent pas.
Activer ou désactiver l’email
- Ouvrez Planning → Paramètres.
- Sélectionnez Convention collective.
- Dans Veille automatique de la convention collective, activez ou désactivez “Envoyer un email aux administrateurs lorsqu’un changement est détecté”.
Le changement est enregistré immédiatement.
6. Ruptures de stock Zelty : suivi en temps réel pendant le service
Si vous utilisez la caisse Zelty, la page Alertes (accessible depuis le menu) affiche les plats et options actuellement marqués hors stock. Elle se met à jour automatiquement toutes les 2 minutes.
Deux sections sont disponibles :
- Plats hors stock : plats entiers indisponibles à la vente.
- Options hors stock : modificateurs ou déclinaisons indisponibles (ex. “sauce extra”, “grande taille”).
Pour chaque entrée, vous voyez le nom du plat ou de l’option et la date et heure de passage en rupture.
Un historique sur 30 jours recense tous les changements de disponibilité (mise en rupture et remise en stock) avec l’horodatage précis — utile pour identifier les articles qui tombent régulièrement en rupture et ajuster vos approvisionnements.
Cette vue est en lecture seule dans Laopan. Pour remettre un plat en stock, utilisez directement la caisse Zelty ou le back-office Zelty.
Récapitulatif : quelle alerte pour quel risque ?
| Risque à anticiper | Alerte à configurer | Où activer |
|---|---|---|
| Ingrédient qui manque avant le service | Alerte rupture de stock (stock tampon) | Ingrédients → fiche ingrédient |
| Frigo hors température ou hors ligne | Alertes capteurs | Hygiène → Config → Paramètres → Alertes capteurs |
| Semaine sans planning communiqué | Alerte planning non publié | Paramètres → Général → Alertes & Avoirs |
| Changement de convention collective | Veille mensuelle KALI | Planning → Paramètres → Convention collective |
| Plat en rupture en caisse Zelty | Page Alertes (mise à jour auto 2 min) | Menu → Alertes |
Prendre une heure pour configurer ces quatre types d’alertes est un investissement qui se rentabilise dès le premier incident évité.