Pourquoi configurer vos alertes avant d’en avoir besoin
Un frigo qui monte en température à 3h du matin, un planning non communiqué à l’équipe le vendredi soir, un ingrédient clé qui tombe à zéro au coup de feu : ces situations ont en commun d’être évitables si vous êtes prévenu à temps. Laopan intègre plusieurs systèmes d’alertes couvrant les stocks, la température, le planning et la réglementation. Ce guide vous explique comment les activer, les régler et les lire au quotidien.
1. Le centre de notifications : votre tableau de bord des alertes
Avant de configurer chaque alerte, comprenez où elles atterrissent toutes.
Accès : appuyez sur l’icône cloche dans la barre de navigation. Un badge indique le nombre de notifications non lues.
Le panneau qui s’ouvre liste les alertes récentes, regroupées par période (Aujourd’hui, Hier, Plus ancien), sans filtre. Il centralise notamment : alertes de stock, rappels de commande à passer et validations requises, litiges, alertes réseau et capteurs, écarts de caisse, demandes RH. Pour aller plus loin, appuyez sur Voir tout l’historique → : la page Notifications propose alors les filtres suivants :
| Filtre | Contenu |
|---|---|
| Non lues | Vue par défaut, notifications pas encore ouvertes |
| Lues | Historique des notifications déjà consultées |
| Toutes | L’ensemble sans distinction |
Appuyer sur le texte d’une notification en ouvre le détail ; la flèche › vous amène à la page concernée lorsqu’elle existe. Le bouton Tout marquer comme lu vide le badge d’un coup.
À noter : les notifications sont propres à chaque utilisateur. Certaines alertes sont réservées aux rôles habilités : un administrateur et un manager ne voient pas forcément les mêmes.
2. Alertes de rupture de stock : ne plus tomber à court en service
Comprendre le stock tampon
Laopan vous prévient quand le stock d’un ingrédient ne couvre plus le nombre de jours que vous avez choisi. Un ingrédient est signalé quand :
stock actuel < consommation moyenne par jour × stock tampon (en jours)
La consommation moyenne par jour est calculée sur les 28 derniers jours (jours sans consommation compris). Sans consommation sur cette période, aucune couverture ne peut être calculée et l’ingrédient n’est pas signalé.
Règle pratique : comptez 2 à 3 jours de service, de quoi passer commande et être livré avant la rupture réelle.
Régler le stock tampon
Le stock tampon se règle en jours, sur le produit fournisseur de l’ingrédient, et non sur l’ingrédient lui-même :
- Ouvrez Paramètres → Mercuriale et sélectionnez le produit fournisseur concerné.
- Renseignez Stock tampon (jours).
- Enregistrez.
Sans réglage, Laopan prend 2 jours.
Ce qui se passe quand le seuil est franchi
L’alerte est un récapitulatif envoyé une fois par jour, en fin de matinée, et non une alerte instantanée : une notification « N stock(s) bas » liste les 10 ingrédients les plus justes, avec leur quantité, leur couverture estimée en jours et le seuil. Elle n’est pas envoyée les jours exclus (week-end par défaut).
Choisir qui la reçoit
- Paramètres → Notifications : choisissez qui reçoit quoi, et par quel canal.
- Paramètres → Alertes établissement : désactivez le type « Stocks bas » ou excluez des jours de la semaine.
Voir le stock d’un ingrédient
Il n’y a pas de page dédiée aux stocks : ouvrez la fiche de l’ingrédient (Recettes → onglet Ingrédients), section Stock et mouvements. Consultez-la en début de journée pour les ingrédients cités dans le récapitulatif, avant de préparer les commandes urgentes.
Si un ingrédient est signalé alors qu’il reste du stock en pratique, son tampon est probablement trop élevé : baissez le nombre de jours sur le produit fournisseur.
3. Alertes capteurs (frigos & prises connectées) : protéger vos stocks et votre conformité HACCP
Ce que Laopan surveille
Laopan peut alerter automatiquement lorsqu’un capteur de température dépasse les seuils HACCP ou lorsqu’une prise connectée (frigo Meross) perd son alimentation. Les alertes arrivent en notification dans l’app, par email, en notification push ou par WhatsApp selon votre configuration.
Activer les alertes capteurs
Allez dans Hygiène → Réglages → Alertes capteurs.
L’interrupteur maître en haut de la section active ou coupe toutes les alertes hygiène d’un seul geste. Quand il est désactivé, aucun email ni notification n’est envoyé, quelle que soit la situation.
Choisir les canaux de notification
Vous pouvez combiner plusieurs canaux :
| Canal | Ce qui se passe |
|---|---|
| Notif app | Notification dans la cloche pour tous les administrateurs |
| Email envoyé aux destinataires configurés | |
| Push | Notification push sur les téléphones/tablettes des administrateurs (app installée + notifications activées requises) |
| Message envoyé aux numéros WhatsApp autorisés de l’équipe ; contrairement à l’email, il n’est jamais mis en silence la nuit |
Régler les délais pour éviter les fausses alertes
| Paramètre | Valeur par défaut | Rôle |
|---|---|---|
| Délai de confirmation | 60 min (frigo), 120 min (congélateur), 15 min (autres types) | La température doit rester hors plage pendant ce délai avant de déclencher l’alerte — filtre les ouvertures de porte courtes et les dégivrages |
| Intervalle entre rappels | 60 min | Délai minimum entre deux alertes pour le même capteur si le problème persiste |
| Délai hors-ligne | 120 min | Durée sans relevé avant de considérer un capteur comme hors-ligne |
Ces valeurs par défaut sont un bon point de départ pour la plupart des établissements. Ajustez le délai de confirmation à la hausse si vous avez beaucoup d’ouvertures de porte en service.
Définir les seuils par enceinte
Dans Hygiène → Réglages → Enceintes froides — seuils, chaque ligne de la grille correspond à une enceinte et vous permet de définir les valeurs Min / Max HACCP qui déclencheront les alertes.
4. Alerte “Planning non publié” : éviter les semaines sans organisation
Principe
Laopan peut envoyer un email automatique chaque lundi si le planning des deux prochaines semaines n’est pas encore publié. L’alerte couvre la semaine en cours (lundi→dimanche) et la semaine suivante.
Activer l’alerte (niveau établissement)
L’alerte est désactivée par défaut pour tous les nouveaux établissements.
- Allez dans Paramètres → Notifications.
- Trouvez la ligne Planning non publié (rappel lundi), dans le groupe Équipe & planning.
- Activez le canal Email.
- Cliquez Enregistrer.
Un raccourci existe aussi depuis Planning → Paramètres → Demandes de l’équipe & planning non publié, qui renvoie vers ce même écran.
Une fois activée, l’alerte est envoyée chaque lundi à 10h (heure de Paris) aux admins et managers de l’établissement, si au moins une des deux prochaines semaines ne contient aucun shift publié. Si les deux semaines ont au moins un shift publié, aucun email n’est envoyé.
L’email ne se déclenche que si le module Planning est actif pour l’établissement et il contient un lien direct vers la page Planning.
Se désabonner individuellement
Chaque admin ou manager peut arrêter de recevoir cet email pour son propre compte, sans désactiver l’alerte pour les autres :
- Allez dans Mon compte → Mes préférences (icône de profil en haut à droite, ou via Paramètres → Mon compte → Mes préférences).
- Désactivez “Alerte planning non publié”.
5. Veille de la convention collective : rester informé des évolutions réglementaires
Une convention collective évolue régulièrement — avenants, extensions par arrêté, corrections éditoriales — sans qu’aucune notification officielle ne vous en informe directement. Laopan surveille le texte à votre place et vous prévient dès qu’un changement est détecté, pour que vous puissiez en vérifier l’impact avant qu’il ne se traduise en écart de paie.
Comment fonctionne la veille
Laopan contrôle automatiquement le texte officiel de la convention collective configurée pour votre restaurant une fois par mois, à partir de la base officielle KALI de Légifrance. Si le contenu a changé depuis le contrôle précédent, Laopan affiche une alerte dans l’application et peut envoyer un email aux administrateurs.
Ce que signifie (et ne signifie pas) une alerte
Un changement détecté peut correspondre à :
- un nouvel avenant ;
- une extension par arrêté ;
- une modification d’un texte existant ;
- une correction ou mise à jour éditoriale sur Légifrance.
L’email ne signifie pas automatiquement que vos taux ou paliers doivent changer. Il vous invite à consulter le texte officiel et à valider son impact avec votre juriste social ou votre expert-comptable.
Important : Laopan ne modifie jamais automatiquement vos paliers d’heures supplémentaires, votre contingent annuel ou vos calculs de paie.
Qui reçoit l’email
L’email est envoyé à tous les utilisateurs actifs ayant le rôle Administrateur dans le restaurant concerné. Les managers, opérateurs et équipiers ne le reçoivent pas.
Activer ou désactiver l’email
- Ouvrez Planning → Paramètres.
- Sélectionnez Convention collective.
- Dans Veille automatique de la convention collective, activez ou désactivez “Envoyer un email aux administrateurs lorsqu’un changement est détecté”.
Le changement est enregistré immédiatement.
6. Ruptures de stock Zelty : suivi en temps réel pendant le service
Si vous utilisez la caisse Zelty, la page Alertes (accessible depuis le menu) affiche les plats et options actuellement marqués hors stock. Elle se met à jour automatiquement toutes les 2 minutes.
Deux sections sont disponibles :
- Plats hors stock : plats entiers indisponibles à la vente.
- Options hors stock : modificateurs ou déclinaisons indisponibles (ex. “sauce extra”, “grande taille”).
Pour chaque entrée, vous voyez le nom du plat ou de l’option et la date et heure de passage en rupture.
Un historique sur 30 jours recense tous les changements de disponibilité (mise en rupture et remise en stock) avec l’horodatage précis — utile pour identifier les articles qui tombent régulièrement en rupture et ajuster vos approvisionnements.
Cette vue est en lecture seule dans Laopan. Pour remettre un plat en stock, utilisez directement la caisse Zelty ou le back-office Zelty.
Récapitulatif : quelle alerte pour quel risque ?
| Risque à anticiper | Alerte à configurer | Où activer |
|---|---|---|
| Ingrédient qui manque avant le service | Récapitulatif quotidien « stock(s) bas » (stock tampon en jours) | Paramètres → Mercuriale → Stock tampon (jours) ; destinataires dans Paramètres → Notifications |
| Frigo hors température ou hors ligne | Alertes capteurs | Hygiène → Réglages → Alertes capteurs |
| Semaine sans planning communiqué | Alerte planning non publié | Paramètres → Notifications → Planning non publié (rappel lundi) |
| Changement de convention collective | Veille mensuelle KALI | Planning → Paramètres → Convention collective |
| Plat en rupture en caisse Zelty | Page Alertes (mise à jour auto 2 min) | Menu → Alertes |
Prendre une heure pour configurer ces quatre types d’alertes est un investissement qui se rentabilise dès le premier incident évité.