Pourquoi la maintenance préventive est un enjeu de survie pour votre restaurant
Une panne de chambre froide un samedi soir, un contrôle de la DDPP avec un bon d’intervention introuvable, un contrat de maintenance reconduit tacitement parce que le préavis est passé inaperçu : ces scénarios arrivent chaque semaine dans des restaurants bien gérés. La maintenance préventive n’est pas une option réservée aux grandes chaînes — c’est une obligation réglementaire et une protection économique concrète.
Ce guide vous explique comment structurer votre suivi des maintenances obligatoires, gérer vos contrats prestataires et ne plus jamais rater une échéance.
Les maintenances obligatoires à connaître absolument
Les intervalles dépendent de votre activité, de vos installations, de votre assureur et des prescriptions locales. Voici des repères usuels, à confirmer auprès de vos prestataires et de votre commission de sécurité :
| Type de maintenance | Repère usuel |
|---|---|
| Bac à graisse | Environ tous les 3 mois |
| Nettoyage hotte / conduits | Environ tous les 6 mois |
| Vérification extincteurs | Annuelle |
| Vérification installation gaz | Annuelle |
| Désinsectisation / dératisation | Selon contrat (souvent trimestrielle) |
Une activité soutenue ou une cuisine très grasse justifie souvent d’intervenir plus fréquemment, notamment sur le bac à graisse.
À retenir : les bons d’intervention pour le bac à graisse et les extincteurs sont exigibles lors des contrôles des pompiers, de la DDPP et des commissions de sécurité. Un document manquant peut entraîner une mise en demeure, même si l’intervention a bien eu lieu.
Planifier vos maintenances récurrentes
Créer une maintenance
Laopan ne contient aucune maintenance pré-remplie : vous créez chaque intervention une fois, puis la récurrence prend le relais.
- Allez dans Maintenance, onglet Planifiées, puis appuyez sur + Nouvelle.
- Dans la fenêtre « Nouvelle maintenance », renseignez :
- le titre ;
- la catégorie : Bac à graisse, Hotte, Extincteur mobile ou automatique, Électricité, Contrôle des installations électriques, Contrôle thermique ou fluide, Centre commercial, Équipement, Plomberie, Froid, Autre ;
- la priorité et la date d’échéance ;
- la récurrence : 1, 2, 3, 4, 6 ou 12 mois ;
- l’intervenant : interne, prestataire du carnet ou nouveau prestataire ;
- le contrat lié, le cas échéant.
- Enregistrez.
Il n’existe pas de catégorie dédiée au gaz ni à la dératisation : choisissez « Autre » pour une vérification de gaz, et suivez les nuisibles dans Hygiène → Nuisibles.
Les onglets de la page sont Planifiées, Historique, Anomalies, Contrats, Prestataires et ⚙️ Paramètres (réservé aux administrateurs). L’accès nécessite le droit maintenance, que vous pouvez déléguer à vos managers.
Les rappels
Chaque matin, un e-mail récapitulatif liste les interventions en retard, celles du jour et celles des prochains jours (7 par défaut, réglable). Chaque intervention y figure sur une carte : titre, catégorie et prestataire, échéance ou « En retard de N jours », avec les boutons Ouvrir et 💤 Reporter. Il part aux destinataires maintenance, ou à défaut aux administrateurs et managers. Quand vous fixez un rendez-vous avec un prestataire, un événement Google Agenda est créé ; ce n’est pas automatique avant l’échéance.
Clôturer une intervention après le passage du prestataire
- Ouvrez la fiche de l’intervention.
- Joignez le rapport : fichier importé, pièce jointe Gmail, scan ou lien. Vous pouvez aussi passer par Scanner un document, type « bon d’intervention » : l’IA pré-remplit la fiche et crée l’intervention ou la rattache à une existante.
- Appuyez sur ✅ Marquer terminée. Le rapport est obligatoire ; un administrateur peut toutefois terminer sans justificatif.
L’intervention suivante est créée automatiquement à partir de la date de réalisation et de la récurrence : vous n’avez pas à recalculer la date. Les statuts possibles sont À planifier, RDV fixé, En cours, Terminée, Facturée et Payée.
La section 💰 Facturation de la fiche permet d’importer la facture ou de lier une facture PennyLane. Pour demander une disponibilité ou transmettre des instructions, vous pouvez aussi solliciter le prestataire depuis Laopan.
Gérer les alertes et les reports intelligemment
Reporter une alerte : depuis l’e-mail ou depuis la fiche
Vous pouvez suspendre temporairement l’alerte de deux façons : avec le bouton 💤 Reporter de la carte dans l’e-mail, ou avec le bouton 💤 Reporter l’alerte de la fiche de l’intervention (les boutons d’action se trouvent juste sous la carte d’informations). Le même panneau s’ouvre. Reporter est utile lorsque vous attendez la confirmation de date du prestataire. Les durées sont :
- 7 jours ;
- 30 jours ;
- J-15 avant l’échéance ;
- date libre.
Important : si l’intervention est déjà en retard, le report est limité à 7 jours maximum, date libre comprise : l’option 30 jours disparaît et une date plus lointaine est ramenée à J+7. Et reporter une alerte ne clôture pas l’intervention : pour la clore, utilisez ✅ Marquer terminée sur la fiche.
Décaler l’échéance elle-même
Un report actif s’affiche en haut de la fiche (« 💤 Reporté jusqu’au … ») avec Annuler le report. Ne confondez pas ce report avec le bouton 📅 Reporter l’échéance de la fiche : celui-ci décale l’échéance de l’intervention (nouvelle date et motif), il ne se contente pas de suspendre l’alerte.
Centraliser et surveiller vos contrats prestataires
Pourquoi centraliser vos contrats est indispensable
Un contrat de maintenance hotte reconduit tacitement parce que le préavis est passé inaperçu, c’est une année de plus avec un prestataire que vous vouliez changer. La gestion des contrats est souvent le maillon faible d’un restaurant indépendant.
Ajouter un contrat dans Laopan
La page Contrats est réservée à l’administrateur.
- Appuyez sur + Importer et déposez le document du contrat.
- L’IA l’analyse et pré-remplit une fiche : relisez-la et corrigez-la.
- Vérifiez notamment le type (Maintenance, Delivery, Assurance, Bail, Autre), les dates et le préavis en jours.
Laopan calcule la date limite de résiliation. Les contrats ont un statut : Actif, À renouveler, Résilié ou Expiré.
Les alertes automatiques
Des alertes e-mail quotidiennes partent à 30 jours de la date limite de résiliation, 60 jours de la fin d’un contrat sans reconduction et 90 jours d’une reconduction tacite. Vous pouvez aussi créer à la demande un événement Google Agenda (bouton 📅, avec rappels à 7 jours et 1 jour).
Piège classique : le délai de préavis court généralement à partir de la date de réception par le prestataire, pas de la date d’envoi. Vérifiez les termes de votre contrat et privilégiez un envoi en recommandé avec accusé de réception : en cas de litige, la date d’envoi seule ne suffit pas.
Bonnes pratiques pour une conformité durable
Constituez un classeur de traçabilité physique ET numérique. Même si Laopan stocke les rapports, conservez aussi une version papier classée par type de maintenance. Certains contrôleurs demandent à consulter les documents sur place immédiatement.
Ne confondez pas “intervention réalisée” et “intervention documentée”. Un prestataire peut avoir effectué la vidange du bac à graisse sans vous remettre de bon. Exigez systématiquement le document avant de régler la facture.
Anticipez les délais prestataires. Pour les maintenances semestrielles ou annuelles, contactez votre prestataire au moins 3 à 4 semaines avant l’échéance. Les entreprises spécialisées ont souvent des plannings chargés.
Intégrez les maintenances dans votre routine mensuelle. Chaque début de mois, passez 10 minutes à vérifier les échéances du mois en cours et du suivant.
Formez votre équipe d’encadrement. Un chef de cuisine qui sait reconnaître une hotte encrassée ou un bac à graisse saturé peut vous alerter avant que la situation ne devienne critique.
En résumé : votre checklist de départ
- Listez vos maintenances et leurs fréquences, validées avec vos prestataires.
- Créez chaque maintenance dans Laopan avec catégorie, récurrence, intervenant et échéance.
- Importez vos contrats prestataires et vérifiez le préavis calculé.
- Après chaque intervention, joignez le rapport et marquez-la terminée.
- Parcourez chaque mois l’onglet Planifiées et la page Contrats.
- Conservez les bons d’intervention bac à graisse et extincteurs en lieu sûr et accessible.
Une maintenance bien planifiée coûte toujours moins cher qu’une panne, une amende ou une fermeture administrative.