Pourquoi la gestion sanitaire ne peut pas s’improviser
Un contrôle DDPP inopiné, une panne de chambre froide un samedi soir, un extincteur dont la vérification annuelle a été oubliée : ces situations arrivent dans tous les établissements. La différence entre un restaurant qui s’en sort et un qui écope d’une fermeture administrative tient souvent à un seul facteur — la traçabilité documentaire.
Ce guide vous donne une méthode concrète pour structurer votre plan de maîtrise sanitaire, réagir vite en cas d’incident et ne plus jamais manquer une maintenance obligatoire.
1. Votre Plan de Maîtrise Sanitaire : tenir ses documents à jour
Ce que dit la réglementation
Le Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) est le document central qui décrit comment votre établissement garantit la sécurité alimentaire : bonnes pratiques d’hygiène, plan HACCP, traçabilité, gestion des non-conformités. Il doit être disponible immédiatement lors d’un contrôle.
Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est quant à lui obligatoire dès le premier salarié (Code du travail, art. R.4121-1). Son absence expose à une amende de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive.
Rédiger dans Laopan, figer par l’export
Dans Laopan, le PMS et le DUERP se rédigent directement dans Hygiène → Réglementaire (onglets PMS et DUERP) : il n’y a rien à téléverser. Pour le PMS, renseignez le Responsable HACCP et la Prochaine revue, puis appuyez sur Enregistrer.
Chaque export PDF (« 📄 PDF » pour le PMS, « Exporter PDF » pour le DUERP) crée une version horodatée, que le bouton Historique permet de rouvrir. Pour figer l’état d’un document après une révision, exportez-le : c’est aussi le PDF que vous remettrez à l’inspecteur DDPP.
Cadence recommandée : réviser PMS et DUERP au minimum une fois par an, ou après tout changement majeur — nouveau process, nouveau matériel, sinistre, turnover important. Une absence de mise à jour récente peut être relevée lors d’un contrôle.
Retraits, rappels et non-conformités : une procédure à rédiger
Après une non-conformité — détectée lors d’un contrôle DDPP, d’un audit interne ou d’un incident terrain — il faut savoir qui fait quoi. Le PMS contient pour cela une section Gestion des non-conformités, retraits et rappels : c’est une procédure rédigée (retrait d’un produit, rappel de lot, suspicion de toxi-infection alimentaire), et non un registre. Laopan n’a ni module de rappel de lot, ni suivi d’actions correctives avec responsable et date limite.
Adaptez donc cette section à votre établissement : qui décide du retrait, qui prévient les clients et les fournisseurs, où sont conservés les lots concernés. Pour les incidents matériels, le signalement décrit plus bas garde la trace de ce qui s’est passé.
2. Signaler un incident ou une panne : vite et sans friction
Pourquoi chaque signalement compte
Beaucoup de restaurateurs ne documentent les pannes que lorsqu’elles sont graves. C’est une erreur. Un contrôle peut demander l’historique des incidents matériels sur les équipements du froid. Un signalement manquant — même pour une panne mineure rapidement résolue — peut fragiliser votre position.
La règle : tout ce qui tombe en panne se signale, même si c’est réparé en deux heures.
Signaler depuis la tablette Tâches (pour toute l’équipe)
Tout équipier peut signaler une situation depuis la tablette, sans droit particulier. Le geste tient en trois temps :
- Appuyer sur le bouton Signaler de la tablette Tâches : la caméra s’ouvre, prenez la photo.
- Choisir le type parmi les puces proposées. Ces types sont configurés par l’administrateur et varient d’un établissement à l’autre (par exemple Matériel en panne, Incident client, Objet trouvé). Si vous n’en choisissez pas, une catégorie plus large vous est demandée : Client, Partenaire ou Technique.
- Ajouter si besoin une description (facultative), puis Envoyer : votre code PIN est requis, il identifie la personne qui signale.
Dès l’envoi, une alerte apparaît dans la cloche des responsables de la maintenance, et un e-mail part vers les adresses configurées dans les réglages de notifications. Cette accessibilité est délibérée : si seul le manager pouvait signaler, les incidents passeraient à la trappe quand il est absent.
Suivre les signalements
Les personnes qui ont le droit « maintenance » ouvrent la page Signalements (menu Hygiène & maintenance). Trois vues aident à s’y retrouver : À traiter, Objets trouvés et Tous. Chaque signalement passe par les statuts Signalé, En cours puis Résolu, et une note de résolution est demandée à la clôture.
3. Maintenance préventive : ne plus jamais manquer une échéance
Les obligations réglementaires à connaître
Certaines maintenances sont imposées par la réglementation et doivent être réalisées à intervalles fixes. Voici les principales :
| Type de maintenance | Fréquence minimale |
|---|---|
| Bac à graisse | Tous les 3 mois |
| Nettoyage hotte / conduits | Tous les 6 mois |
| Vérification extincteurs | Annuelle |
| Désinsectisation / dératisation | Selon contrat (souvent trimestrielle) |
| Vérification installation gaz | Annuelle |
Manquer l’une de ces échéances n’est pas seulement un risque opérationnel : c’est une non-conformité documentée lors d’un passage des pompiers, de la DDPP ou d’une commission de sécurité.
Planifier une maintenance récurrente
Laopan ne pré-remplit aucune maintenance : c’est à vous de créer les vôtres. Dans Maintenance → onglet Planifiées → + Nouvelle, renseignez un titre, une catégorie, une priorité, une échéance et une récurrence (1, 2, 3, 4, 6 ou 12 mois), l’intervenant (interne ou prestataire) et, le cas échéant, le contrat lié.
Un e-mail récapitulatif vous est ensuite envoyé chaque matin : interventions en retard, du jour et des 7 prochains jours par défaut. Quand vous fixez un rendez-vous avec un prestataire, un événement est créé dans Google Agenda.
Clôturer une intervention et conserver les preuves
Après le passage du prestataire, ouvrez l’intervention et appuyez sur ✅ Marquer terminée. Le bouton exige un rapport ou document d’intervention joint (fichier, pièce jointe Gmail ou lien) ; sans lui, il reste grisé. L’intervention suivante est créée automatiquement selon la récurrence choisie.
Point critique : les bons d’intervention pour le bac à graisse et les extincteurs sont exigibles lors des contrôles (pompiers, DDPP, commission de sécurité). Un bon manquant peut entraîner une mise en demeure. Joignez-les systématiquement au moment de la clôture.
Reporter une alerte sans la perdre
Parfois, une intervention doit être décalée — le prestataire est indisponible, vous attendez un devis. Depuis l’e-mail d’alertes maintenance, le lien 💤 Reporter suspend temporairement l’alerte pour :
- 7 jours,
- 30 jours,
- J-15 avant l’échéance,
- ou une date libre.
Si l’intervention est déjà en retard, les reports de 7 et 30 jours sont plafonnés à 7 jours. Et reporter une alerte ne clôture pas l’intervention : elle reste ouverte jusqu’à ce que vous changiez son statut.
4. Gérer vos contrats prestataires sans mauvaise surprise
Le piège classique : le préavis oublié
Un contrat de maintenance reconduit tacitement alors que vous vouliez en changer le prestataire, c’est une année de plus à payer pour un service qui ne vous convient plus. Le délai de préavis court à partir de la date de réception par le prestataire — pas de la date d’envoi. Envoyez toujours votre lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception (RAR) : en cas de litige, la date d’envoi seule ne suffit pas.
Importer vos contrats
Il n’y a pas de formulaire vierge : dans Contrats → + Importer, vous déposez le document (PDF ou image) et indiquez de quoi il s’agit, puis l’IA en extrait les informations et ouvre une fiche pré-remplie. Relisez-la toujours : objet, type, prestataire, dates de début et de fin, reconduction tacite, préavis de résiliation en jours. Laopan en déduit la limite de résiliation.
Des alertes avant qu’il ne soit trop tard
Un contrôle tourne chaque matin et envoie un e-mail au manager :
- à 30 jours de la limite de résiliation ;
- à 60 jours de la fin d’un contrat qui n’est pas en reconduction tacite ;
- à 90 jours d’une reconduction tacite.
Chaque contrat porte un statut : Actif, À renouveler, Résilié ou Expiré. Un contrat arrivé à échéance passe automatiquement en Expiré. Si vous voulez un rappel dans Google Agenda, le bouton 📅 de l’échéance le crée à la demande, avec des rappels 7 jours et 1 jour avant.
Synthèse : votre checklist de conformité
- PMS et DUERP : vérifier la date de la Prochaine revue, réviser au moins une fois par an, exporter le PDF après chaque révision.
- Procédure de non-conformités : adapter la section du PMS sur les retraits et rappels à votre établissement.
- Signalements : former l’équipe à utiliser le bouton Signaler de la tablette Tâches — y compris pour les petites pannes.
- Maintenances planifiées : créer chaque maintenance obligatoire avec sa récurrence, et joindre le rapport à chaque clôture.
- Contrats : importer vos contrats prestataires et relire les dates de préavis extraites.
La conformité hygiène n’est pas un événement ponctuel — c’est un processus continu. La documentation régulière, même quand tout va bien, est ce qui vous protège quand quelque chose ne va pas.